רוב האנשים מסיימים פגישות עבודה בדרך הלא נכונה

איך הסתיימה פגישת העבודה האחרונה שלכם? האם המשכתם לדבר עד ש'זרקו' אתכם מחדר הישיבות או שהגיעה השעה בה הייתם חייבים לרוץ לפגישה הבאה שלכם?

מסתבר שפגישות עבודה צריכות להסתיים בדרך מסויימת ושבחירה לא נכונה בדרך הסיום של פגישת העבודה יכולה לגרום לירידה בפרודוקטיביות ואף לפגיעה בבריאות הנפשית או לפחות במצב הרוח של המשתתפים.

לפי סטיבן רוגלברג, פרופ' לייעוץ ארגוני, פסיכולוגיה וניהול באוניברסיטת צפון קרולינה בשארלוט, ארה"ב, אחת הטעויות הנפוצות ביותר שמנהלים עושים בפגישות היא לא להשקיע בסיום ראוי. אם לא סוגרים פגישה כמו שצריך, אמר לבלומברג, אנשים לא מבינים מה לעזאזל הוחלט ויכולים לצאת מאוד מתוסכלים.

המומחים ממליצים לסיים את הפגישות שלוש עד חמש דקות לפני שעת הסיום הקבועה על מנת להתחיל את 'תהליך הסגירה' ולמנוע את כל ההשלכות השליליות של סיום ישיבה ללא תהליך סגירה מסודר.

במהלך הזמן הזה מי שמנהל את הפגישה צריך לסכם בקצרה את הנאמה, לציין מהם ה'אקשן אייטמס' (צעדי הפעולה) הבאים ומי יהיה האחראי הישיר להשלמת כל משימה ברשימה. בנוסף, עליהם לקבוע מועדים ספציפיים ולפרט איזה מעקב צפוי להיות על ביצוע המשימות.

במידה והשעון השיג אתכם ועדיין יש סעיפים על סדר היום שטרם נידונו, ציינו מהם ומתי אותם סעיפים יועלו לדיון בהמשך.

רוגלברג אומר גם שמנהלים חייבים לסיים פגישות בזמן. פגישות שמתארכות עלולות לגרום לטינה בקרב המשתתפים שלעתים דואגים מאיחור לישיבה הבאה שלהם. התחושה הזו נשארת איתם וגורמת להם לירידה בפרודוקטיביות. "אתם לא רוצים שאנשים ימשיכו להרהר בפגישה גרועה שהייתה ואז ידביקו אנשים אחרים בשליליות הזאת", הוא אומר.

אולי אם מתחילים את הפגישה בדרך שג'ף בזוס, מייסד אמזון מציע, הסיכוי שתתארך מעבר לזמן המוקצב יורד משמעותית. בזוס לא אוהב מצגות פאואר פוינט בפגישות שהוא עורך. לדעתו, הפגישה המושלמת מתחילה בימים של הכנה. בשיחת פודקאסט עם לקס פרידמן שוחח היזם המיליארדר על העדפתו לתזכירים ברורים ופגישות ארוכות ומקיפות. "אני אוהב מסמך חד ופגישה מבולבלת", אמר בזוס.

הפגישות באמזון מתחילות כשהמשתתפים קוראים בשקט תזכיר בן שישה עמודים במשך שלושים דקות ולאחר מכן מתקיים דיון. בניגוד לפאואר פוינט, תזכירים דורשים מהכותב הרבה יותר זמן ומאמץ, אומר בזוס. תהליך כתיבת המזכר עשוי לקחת לעובד שבועות אבל התהליך הזה, הוא טוען, מאפשר למשתתפים במפגש לשאול שאלות פרודוקטיביות ולחפש את האמת במקום "להסתיר הרבה חשיבה מרושלת בבולטים".

לפי פול אקסטל, מחבר הספר Meeting Matter, הדרך הנכונה לסיים פגישות עבודה היא קודם כל לוודא שאכן הנושאים סגורים, לאחר מכן לבדוק שכולם 'מיושרים', כלומר שכולם מודעים להחלטות שהתקבלו. השלב הבא לקראת סיום הפגישה הוא להסכים על הצעדים הבאים ולהוקיר את הערך של השיח במהלך הפגישה. אקסטל ממליץ גם להודות באופן ספציפי לאנשים שתרמו תרומה מיוחדת לשיח במהלך הפגישה.

השלב הבא הוא מעקב אחר ההחלטות, המשימות והמטרות שצריך להתבצע באופן תדיר ובמיוחד כאשר מדובר בפרוייקטים ארוכי טווח. עוד הוא מציע, במאמרו ב-HBR, לתרגל סגירה מכוונת של הפגישה - לסיים כל שיחה באופן מכוון ותוך מחשבה. מאמץ שכזה יוביל לשיפור מיידי ביעילות הפגישות ובהרגשה של המשתתפים.