חשיבות תהליך הגבייה לאור המשבר

תזרים המזומנים של חברה הינו ה"חמצן" המוזרם ל"עורקיה" ומאפשר לה להמשיך ולפעול. בימים כתיקונם כ-70-80% בממוצע מהתקבולים נכנסים לחברה באמצעות ניהול תהליך פשוט של גבייה.

בימי משבר כלכלי המצב מורע משמעותית ויש צורך בנקיטת אמצעי גבייה שונים כדי לקבל את הכסף. השונות בין חברה לחברה גדלה בהתאם למידת המקצועיות של צוות הגבייה שלה.

תהליך הגבייה מתחיל כבר בנקודת ההחלטה האם לעבוד עם לקוח מסויים או אם לאו. באמצעים זולים (D&B, BDI, CIA) ניתן לבדוק את החברה ובעלי השליטה ולזהות בעייתיות בהתנהלותם.

מתחילים בחשבונית

חשוב מאד לציין כבר בהצעת המחיר ובהסכם את פרטי העבודה הטכניים, המסחריים והמשפטיים. יש לשאת ולתת על תנאי התשלום. בפרוייקטים גדולים, יש לבקש ערבות בעלים, צ'ק בטחון, מכתב אשראי (LC) כדי למזער את הסיכון. לקוח שבע רצון לא יטה לדחות תשלום ולכן יש לספק את השרות או המוצר בצורה מיטבית.

לפני הוצאת החשבונית וודאו כי עמדתם במחוייבויות שלכם. אחרי שווידאתם שהכל תקין הוציאו חשבונית בתאום עם הלקוח ובהתאם לכתוב בהסכם.

הוציאו את החשבונית מוקדם ככל האפשר כך תוכלו לוודא כי התהליך תקין עוד במהלך החודש השוטף. שילחו את החשבונית בדואר ובנוסף שילחו אותה גם סרוקה באי מייל או בפקס. וודאו טלפונית קבלה של החשבונית (רצוי לקבל אישור קבלה בכתב).

במידה והלקוח חדש, בררו מה תהליך אישור החשבונית לתשלום אצלו, כתבו את התהליך ותייקו אותו בתיק הלקוח על מנת שתוכלו לחזור על תהליך הגביה בעתיד. התיעוד יאפשר לכל אחד לבצע את תהליך הגביה.

כעת, תפקידכם לעקוב אחר שרשרת האישורים ולוודא שהחשבונית לא נתקעה. עליכם לרתום את הגורמים הרלוונטיים לקדם את החשבונית בתהליך. רצוי לבנות מערכת יחסים אישית עם המאשרים.

צ'ק או העברה בנקאית

תשלום יתבצע לרוב בצ'ק או בהעברה בנקאית. עשו מאמץ לקבל את הצ'ק מוקדם ככל הניתן. כשהצ'ק אצלכם, תוכלו להשתמש בו. בתשלום בהעברה בנקאית, וודאו טלפונית כי ההעברה מתוכננת להתבצע. מלקוחות קטנים רצוי לקחת צ'קים בשל חוסר הוודאות לגבי ביצוע ההעברה הבנקאית. רצוי צ'ק של החברה או בעלי החברה ולא צ'ק מוסב.

הלקוח שילם בזמן - מצוין, אולם יש לחזור על אותו התהליך כל פעם מחדש כאילו זו הפעם הראשונה.

אם הלקוח לא שילם מנהלים את התהליך הבא (עד התשלום): טלפון לגורם מוכר בחברה שיאתר את סטטוס התשלום עבורכם. לקוח יטה לשלם יותר מהר למי שיפעיל יותר לחץ. לאחר מיצוי התהליך הטלפוני עוברים לתקשורת באי-מייל או פקס ודורשים לדעת את סטטוס התשלום. לאחר מכן יש להוציא מכתב רישמי של החברה ובו דרישה לתשלום. השלב הבא הוא מכתב איום לפנייה לעו"ד ובמידה ואין ברירה, אזי פנייה לעו"ד. לתעוד הכתוב משמעות גבוהה מכיוון והיה והנושא יטופל ע"י עו"ד הרי התעוד יעזור מאד כהוכחה למאמצי גבייה.

לא רצוי שאיש המכירות יבצע את הגבייה, כך הגובה יהיה ה"איש הרע". אולם רצוי שמערכת התגמולים של איש המכירות תכלול סעיף תגמול המותנה גם בגבייה. פעמים רבות איש המכירות יכול לסייע לקידום תהליך התשלום בעזרת הקשרים שלו בחברה וללא צורך בהפעלת לחץ מיוחד. פעמים רבות האנרגיות המושקעות בלקוח בעייתי הופכת עסקה ריווחית למפסידה. אל תחששו לוותר על לקוח כזה.

זכרו: ניהול תהליך גבייה איננו מבטיח גבייה ומי שלא מתכוון לשלם גם לא ישלם. אולם בעל עסק חייב להניח שמרבית אנשי העסקים הם הגונים וישלמו את חשבונותיהם ולכן ניהול תהליך גבייה מקצועי ישפר את תזרים המזומנים של החברה.

בהצלחה!

הכותבים הם מנכ"לים משותפים ב"ניהול נטו" - אאוטסורסינג של מנהלי כספים, כלכלנים, חשבים ורו"ח.