מצגת הפאוור פוינט, תרגשי אותי

באוגוסט 2003 פרסמה נאס"א, סוכנות החלל של ארה"ב, את דו"ח סיבות התרסקותה של המעבורת קולומביה, שעם אנשי הצוות שלה נמנה אילן רמון. הדו"ח ציין את קצף הבידוד כסיבה המרכזית לאסון, אך הוסיף סיבה נוספת ומפתיעה לכשל: מצגת הפאוור פוינט.

לטענת הדו"ח, התדרוך המקדים אמנם הכיל את חששות מהנדסי נאס"א מפני נזק לכנף המעבורת, אך הטענות המורכבות הלכו לאיבוד בסבך הנקודות (Bullet Points) שמהן הורכבה הפרזנטציה, כנהוג במצגות פאוור פוינט. בעקבות זאת, היה קשה לזקק מתוך המצגת את המסקנה הפשוטה.

מצגות הפאוור פוינט נהפכו לכלי בלתי נפרד מהשגרה המשרדית, על נקודותיהן החביבות והאיורים הנגישים. הקדמה הטכנולוגית הנגישה את עולם המצגות והביאה אותו לפתחו של כל עובד פשוט - רק הושט ידך וגע בהן. אך הקלות בהכנת המצגת ושלל האופציות המפתות האורבות לפתחו של המשתמש גורמות לו לעתים לשכוח את המטרה הראשונית - העברת המסר. לא מזמן התבטא עוזר הרמטכ"ל אל"מ ארז וינר נגד מצגות הפאוור פוינט, וטען כי הן מרדדות את השיח - דעה שזכתה לתגובות רבות, בהן טורו של שיזף רפאלי ב"כלכליסט" בשבוע שעבר.

ערן תור | צילום: יובל חן

ערן תור, מנכ"ל iDigital, טוען כי מרבית הדוברים שמשתמשים במצגת נוטים לעבוד על אוטומט, וזו הטעות הכי גדולה שהם יכולים לעשות. תור יודע על מה הוא מדבר. חלק בסיסי מעבודתו הוא לעמוד מול קהל גדול או קטן ולהעביר את מסריו: לשכנע, למכור, לסחוף, לעניין, לרתק ובעיקר להשאיר את הקהל במתח לאורך כל הזמן. "מדובר באחד הנושאים החשובים ביותר בעסקים", אומר תור על נושא העברת המצגות, "המוצר הכי טוב יכול ליפול בין כיסאות הקהל המאזין, רק כי לא לימדו אותך מעולם איך להעביר את המסר שלך הלאה".

עם יד על הדופק

לדברי תור, אחד הדברים החשובים ביותר בדיבור מול קהל הוא יצירת הקשר האמוציונלי עמו. "הנטייה הטבעית של דוברים היא לחשוב שהעיקר הוא 'מה אני רוצה לומר', אך למעשה העיקר הוא 'מי הקהל שנמצא מולי ואיך אני מעביר לו את המסר'", מסביר תור, "למשל, אם ניסית בעבר מוצרי אפל, אמכור את המסר שלי בצורה מסוימת, ואם את מסכנה עם ניסיון רק ב־PC, אדבר אחרת. היכולת להבין קהל עוזרת להעביר את המסרים בצורה הטובה ביותר".

תור מספר על חוויה שנתקל בה בתחילת דרכו. כשהיה בן 24 נשלח כעוזר מנהל מותג בארצות הברית להרצות בכנס מכירות בדרום המדינה. "חשבתי שוודאי אנאם בפני 20–30 איש, עליתי על מטוס, לא בדקתי את המקום מבעוד מועד ונכנסתי לאולם. להפתעתי גיליתי 600 איש ישובים באולם שאת סופו איני רואה. חטפתי פיק ברכיים", הוא מתאר, "הכנתי מצגת מלאת טקסטים ונתונים טכניים, והרי אין אדם בקהל שיכול לקרוא את הטקסט על השקופית. התחלתי להקריא את השקופיות, ומהר מאד קלטתי שבאותה מידה יכולתי לשלוח להם את המצגת. זו סיטואציה שיכולה לצאת נגדי ואפילו לעצבן את הקהל. ואז אמרתי לעצמי שאם אני כבר שם, אני צריך ליצור מעורבות של הקהל ולתפוס את תשומת לבו. מהר העברתי את המצגת לשקופית האחרונה, שעליה פשוט הופיע המותג שאותו ייצגתי, והמשכתי את דבריי מול הקהל בעל פה".

מייקל וויטס, הנציג הישראלי של TAI Group, חברה אמריקאית לייעוץ ארגוני, מסכים עם תור בנוגע לחשיבות הדיאלוג עם קהל. "אנשים נוטים להתחבא מאחורי מצגת ולא לתקשר עם קהל שומעיהם", אומר וויטס, "יצא לי לעבוד עם מנהל שהצליח לשעמם עד כלות אפילו כשנדרש לדבר בפני קהל מצומצם על חוויות יום נישואיו המרגש. אם אתם מבחינים שהקהל אינו קשוב או מתחיל לסמס בסלולרי, תדעו שאיבדתם אותו גם אם אתם משתפים אותו בסיפור שנראה בעיניכם מרתק. עליכם לעצור רגע, ולראות אם מבינים אתכם. לא לגמור וללכת. הפאוזה במצגת חשובה לא פחות משטף הדיבור".

איל ארד | צילום: מיכאל קרמר

הטריק של ג'ובס

וויטס ותור מציעים להשתמש בהומור ובאנקדוטות כדי לשמור על ערנותו של הקהל, ולהעביר אותו מנושא לנושא. "שימו לב לאן עיניו של הקהל נשואות - האם אל המסך או אליכם?", אומר וויטס, "המטרה היא שמלוא תשומת הלב תופנה אליכם. בסופו של יום השקופיות הן רק כלי, ואם הן יהיו משעממות או לא ייצרו הומור - הן חסרות ערך".

תור מביא כדוגמה את סטיב ג'ובס, מנכ"ל אפל. "ג'ובס הוא אמן במצגות, בהעברת מסרים, בשלהוב הקהל ובשמירה על מתח בתוך המצגת", אומר תור, "יש לו קטע מפורסם בכל מצגת שבו הוא אומר 'ועוד דבר אחרון' (and one last thing), ואז הוא נותן את הפאנץ' שכולם מחכים לו".

יש החושבים כי הפתרון למצגת המושלמת הוא הסתייעות במומחים שונים לשפת גוף, לאמנות ההופעה ולרטוריקה. איל ארד, יו"ר יורו ישראל, הלוחש על אוזנם של בכירי המשק ומתדרך אותם לפני נאומים, סבור שכל אלו הם טריקים. "החלק הכי חשוב במצגת הוא לבוא בלי מצגת", הוא אומר, "בין אם אתה מדבר מול קהל של שניים או מול קהל של אלפים - אתה מספר להם סיפור. הסיפור אינו תלוי בשפה גבוהה או נמוכה, בשימוש במליצות או בציטוטים. הוא תלוי בשלושה דברים: עד כמה הוא מעניין, מרגש ומוצג בצורה רלבנטית לשומעים".

ארד יורה את משנתו הרטורית בדרכו לשאת דברים בפני קהל. כמייצגה של החברה להשבת כספים של נספי השואה, הוא נמצא היום במרכזה של תביעה שתוגש הבוקר כנגד בנק לאומי על סכום של יותר מ־300 מיליון שקל. "אני צריך לדבר עכשיו מול קהל על נושא השבת כספי השואה ולהסביר את כתב התביעה, ולא נעים לומר, אבל זה הדבר הכי משעמם בעולם. לעומת זאת אם אביא את סיפורה של גברת בוכבינדר, שהפקידה בתקופת מלחמת העולם השנייה 100 לירות בחשבון הבנק שלה בקרקוב ולימים נרצחה בעיירה פוזנא - כאן כבר מדובר בסיפור מרגש".

וויטס מגדיל ומשרטט קווי מתאר ליצירת סיפור בנאום או במצגת: ראשית יש להציג את הדמויות המרכזיות, אחר כך צריך לבנות מתח, קונפליקט, דילמה וחוסר הבנה, ומתוך כך יוצאים למסע גילוי עד שמגיעים לשורש העניין. לבסוף, אפשר לתת לקהל לשאול שאלות. הכל תלוי בקהל עצמו, באימפקט שרוצים ובתוצאות שמעוניינים להשיג. "הקהל רוצה לשמוע אתכם מדברים ומספרים את הרעיונות שלכם", אומר וויטס, "דמיינו לכם שמרטין לותר קינג היה נותן את נאום ה־I Have a Dream במצגת פאוור פוינט. הרי ברור שהמצגת לא נועדה לספר את הסיפור אלא להיות כלי עזר. הדובר וסיפורו הם העיקר".

ואפשר גם סימולציות

לפני שאתם ממהרים להשליך הצדה את הפאוור פוינט, מציע בעז שליט, מנכ"ל לוטם אסטרטגיות לפיתוח ארגונים, להשתמש במצגות בצורה מושכלת. לדבריו, אם הפרזנטציה מתרחשת בסוף היום, כשרמת הקשב של הקהל ירודה ממילא, אפשר להשתמש בשקופית אחת הנושאת מסר מרכזי, או לחלופין בהמחשה ויזואלית, למשל סרטון. "לעומת זאת בדיון שבו רוצים להשיג אינטימיות, למשל בפיתוח צוות הנהלה, הדרך הנכונה היא מבט בעיניים ותקשורת לא מילולית, ומצגת רק תקלקל", הוא אומר. במצב כזה מציע שליט להשתמש בעזרים אחרים, כמו סימולציות, משחקי חוץ, תרגילים עיוניים ומעשיים, משחקי מנהלים, או סקרים שמעבירים מסר מסוים להנהלה.

שמועה אומרת שכשפרנק סינטרה היה מקליט את שיריו, הוא נהג להזמין נשים שיעמדו מאחורי חלון חדר ההקלטות; סינטרה יצר איתן קשר עין, היה מרוכז בהן ושר עבורן. בין אם השמועה נכונה או לא, ברור הוא שכשלדובר אכפת מהחוויה והוא מדבר מהלב - זה ניכר בתוצאה.