איך לצאת מהעבודה בחמש ועדיין להספיק לעשות הכל

זו הרגשה שמרבית האנשים העובדים מכירים: אתם מבלים יותר ויותר זמן מול המחשב, אך בכל זאת מרגישים שאתם דווקא מספיקים פחות. "ישנן מספר סיבות מדוע הימים שלכם מתמלאים פתאום", אמרה למגזין "פורבס" היועצת ג'ולי מורגנשטרן, שחיברה את הספר "לעולם לא לבדוק מייל בבוקר". "חברות מנסות להעסיק כמה שפחות עובדים". לדבריה, העולם רק הולך ומשתנה ולפיכך יש להכיר בכך שיש לנו יותר משימות מאשר זמן למלא אותן. "אתם תצטרכו לעשות דברים שונים", היא מסבירה.

ללא קשר לתפקיד שלכם, לתעשייה שבה אתם עובדים ולמקומך בהיררכיה הארגונית, מספר החלטות מודעות לגבי האופן שבו אתם מעבירים את הזמן יעזרו לקצר את השעות שאתם מבלים במשרד ולהפוך אותן ליעילות יותר:

1. גלו מה אתם עושים עם הזמן שלכם

ראשית, צריך לגלות מה אתם בדיוק עושים עם כל הזמן שלכם. התשובה קרוב לוודאי שתפתיע אתכם: אתם אולי מנסים לכתוב את ההצעה שאתם צריכים, אך בכל זאת בכל כמה דקות בודקים מיילים, או שהבוס שלכם מגיע כל הזמן כדי להטיל עליכם משימות נוספות בזמן שאתם מנסים להשלים את המשימות שכבר יש לכם. ייתכן גם שאתם מנסים לעבוד אך גם לעקוב ולהישאר מעודכנים עם כל מה שמתרחש באינטרנט. לא משנה מה הסיבה, אם מנסים לעשות יותר מדי דברים בו זמנית, בדרך כלל נפגעת איכות העבודה, ומתווספות עוד שעות עבודה ליום. מורגנשטרן ממליצה להחזיק יומן בעבודה, או להוריד אפליקציה שתאפשר לכם לעקוב אחר כמות הזמן שאתם מקדישים לכל משימה. מורגנשטרן מציינת כי בעת חישוב הזמנים, אין להתייחס לזמן שמקדישים לצורות התקשורת השונות כמו תשובה למיילים, הקשבה להודעות והשתתפות בפגישות. אתם יעילים באמת רק שאתם עוסקים בתוכן האמיתי של תיאור התפקיד שלכם.

שעון מעורר - לא רק בשביל להעיר אתכם בבוקר | צילום: shutterstock

2. עשו תיעדוף של מטלות

שימו לב אילו מטלות נכללות ברשימה הקצרה - ובטלו את השאר: אחת השגיאות הגדולות שאנשים עושים בעבודה היא שהם מכניסים את כל המשימות המוטלות עליהם - קטנות כגדולות, חיוניות ושוליות לרשימת המטלות שלהם. אין שום דרך ממשית להספיק הכל, אך מרבית האנשים מתקשים לצאת מהעבודה ולחזור הביתה כשרשימת המטלות עדיין לא הושלמה. לאורה ונדרקם, מחברת הספר "168 שעות: יש לכם יותר זמן מכפי שאתם חושבים" ממליצה להחליט מראש אילו משימות מקומן ברשימה, ולא לכלול בה יותר משלוש עד חמש משימות הכרחיות. על שאר המשימות פשוט כדאי לוותר מראש.

3. השתמשו בשעון מעורר - לא רק בבוקר

שעונים מעוררים לא נועדו רק כדי להעיר אתכם בבוקר: אל תפחיתו מערכו של אחד הכלים החשובים ביותר בסמארטפון שלכם – השעון המעורר. מורגנשטרן מאמינה כי מודעות לזמן יכולה לעזור לכם להתמודד ולהתגבר על כל נקודות התורפה האנושיות, בין אם דעתכם מוסחת במהירות ובין אם אינכם יודעים לקבוע מתי השקעתם מספיק זמן במשימה אחת.

4. היפרדו מהמייל

לטענתה של מורגנשטרן המייל נושא בחובו לא מעט מטלות נוספות ועוד יותר הסחות דעת. בהתאם לזאת, היא ממליצה להתעלם מהמייל בשעה הראשונה לאחר שמתעוררים וכן בשעת העבודה הראשונה של היום. "המייל הוא המכשיר היעיל ביותר בעולם לדחות דברים. אבל יש עליו שליטה, ואפשר לכבות אותו".

עמוסים בעבודה? אפשר להספיק הכל ועדיין לצאת הבייתה בחמש | צילום: shutterstock

5. תכננו שלושה ימים מראש

תכננו את ימי העבודה שלכם שלושה ימים מראש כולל השעה בה תלכו הביתה: אי אפשר לסמוך על כך שבתחילת היום יהיה לכם זמן לתכנן אותו. הרי בשלב זה אתם כבר עמוק בשוחות מופגזים במטלות מכל עבר. לכן, פנו זמן לקראת סוף היום כדי לתכנן את מחר ואת שני הימים הבאים. ככה תישארו על המסלול הנכון במהלך היום, תדעו מה נטל העבודה שלכם ותוכלו לקבוע האם אתם בעמדה לקחת על עצמכם משימות נוספות.

6. מטלה שנחתה ברגע האחרון

אם אתם מחויבים לצאת מהעבודה בשעה מוגדרת, אך ברגע האחרון נופלת עליכם משימה נוספת שמחייבת את תשומת לבכם אך אינה נחשבת נושא של חיים ומוות, עליכם לבחון את המצב ולתקוף בתוך מסגרת הזמן שנותר לכם. אל תיכנעו מיד ותבלו את כל הערב במשרד. ונדרקם מציעה לשאול מה הדברים החשובים שעליכם לעשות לפני השעה שבה אתם רוצים לצאת. "הבעיה היא שרבים מאיתנו לא שואלים את השאלות הללו עד שנהיה מאוחר מדי ואז כבר תקועים במשרד".

7. בנו חיים מחוץ למשרד

הדבר הכי טוב שאתם יכולים לעשות עבור חיי העבודה שלכם הוא לבנות חיים דינמיים מחוצה למשרד: הכלל הזה פשוט - האנשים היצירתיים והיעילים ביותר בעבודה הם אלה שמתעדפים זמן חופשי מחוץ לעבודה.