הגורם מספר אחת לקריסת עסקים קטנים: הכסף פשוט לא מגיע

בעלי עסקים רבים מסכמים בתקופה זו את השנה הפיננסית החולפת ומביטים בדאגה אל השנה הבאה. בדומה לעסקים רבים במדינת ישראל, העסק שלהם נמצא במצוקה כלכלית ועתידו לוט בערפל. מדוע נסגרים עסקים בישראל? התשובות לכך רבות ומגוונות, כך גם הנתונים. כל אחד ימצא את הנתונים שיבקש למצוא. עם זאת, על דבר אחד אין עוררין - רובם המוחלט של קריסות עסקים בישראל לא נובעות מחוסר רווחיות, אלא דווקא מתזרים מזומנים שלילי. במלים פשוטות - הכסף לא מגיע.

ניהול אשראי של עסק אינו דבר פשוט. לקוחות גדולים וקטנים כאחד שמאחרים בתשלום, צ'קים חוזרים, לקוחות עסקיים שפושטים רגל או חיובים חסרים עקב רשלנות עובדים - המקרים האלה אינם מתרחשים רק בחברות גדולות, אלא דווקא להפך - אותם בעלי עסקים קטנים, התלויים בתשלום חובות הלקוחות בזמן כמו באוויר לנשימה, לא מנהלים נכון את תזרים המזומנים שלהם ובכך אינם מסוגלים לצמצם את כמות החובות האבודים בעסק. לא מדובר במותרות, אלא בלב ליבה של יכולת קיומם של העסקים הקטנים.

קבלת התשלומים בזמן חיונית לפעילות תקינה של העסק, ולבעל עסק השואף לקיים עסק משגשג ומצליח אסור לעגל פינות בנושא זה. אז איך מוודאים ניהול נכון של החובות?

ישנן מספר פעולות שמומלץ לבצע על מנת להימנע מחובות אבודים

הקטנת סיכון - הכרת הלקוח טרם התחלת עבודה. ככל שמדובר בעסק שאינו גובה תשלום במעמד ביצוע העסקה - למשל: עסק המספק ציוד משרדי, מעניק שירותי מחשוב, עו"ד, רו"ח ויועצים למיניהם, יש חשיבות רבה לבחירת הלקוחות - לא בוחרים כל לקוח.

איסוף פרטים מינימאליים - ודאו שאתם אוספים את הפרטים הבסיסיים: שם הלקוח, מספר תעודת זהות, מצב משפחתי, גיל, כתובת, טלפון.

נתונים פיננסים והגבלות אשראי על הלקוח - השקיעו מעט זמן בבירור הנקודות הבאות: האם הוא שכיר או עצמאי, האם מדובר בבעל חשבון מוגבל, האם יש תביעות נגדו, האם ישנו מידע שקיים במאגרי מידע פומביים ובתשלום היכול להצביע על אי ודאות תשלומים מצדו.

לקוח אשר מלכתחילה נראה כבעל יכולת מוגבלת לעמוד במועדי התשלום - עדיף שלא יהיה לקוח.

בקרת אשראי – בקרת אשראי טובה תמנע מאיחור בתשלום להפוך לחוב אבוד. בקרה טובה כוללת לכל הפחות שלושה אלמנטים:

א. הגדרה ברורה לגבי כל לקוח של מסגרת אשראי סבירה אך הוגנת;

ב. הגדרת תנאי תשלום ברורים בעת ההתקשרות עם הלקוח, כמו גם בכל מסמך שיוצא ללקוח (דרישת תשלום וחשבונית מס). ניתן להציע הנחה על הקדמת תשלום;

ג. חשוב להקפיד כי הגדלת מסגרת האשראי ללקוח תבוצע על ידי בעל העסק בלבד, בתנאים שמסוכמים מראש ובכתב וכנגד קבלת בטחונות מתאימים;

שליטה הדוקה על הגביה-

א. שלחו חשבונות בזמן.

ב. הקפידו להיות בקשר עם הלקוח כל הזמן, גם לא בענייני גביה, על-מנת להימנע ממבוכה שבתקשורת לאחר תקופת נתק ארוכה רק לצרכי גביה.

ג. בצעו פעולות גביה והתראות במועד ולא באיחור.

ד. במקרים רלוונטיים, בררו מדוע לא בוצע התשלום - האם עקב תקלה אצל הלקוח, האם עקב אי שביעות רצון מהמוצר או השירות, האם עקב בעיות תזרים - פתרון מוסכם מגביר את סיכוי גביה.

ה. אל תתנו הנחה למי שמאחר בתשלום, זה יאותת ללקוח שעדיף לאחר בתשלום גם בעתיד.

ו. נקטו בפעולה קריטית מיד עם אי ביצוע התשלום - יש לשקול הטלת סנקציה דוגמת הפסקת שירות/מוצרים ללקוח, הטלת ריבית פיגורים, פניה לעו"ד או הוצאה לפועל.

פיזור לקוחות - הישענות על 2-3 לקוחות גדולים, כפי שקורה בחברות רבות, יכולה להיות מסוכנת מבחינה פיננסית ברגעי משבר. עזיבת לקוח במצב כזה, בין אם מסיבות מקצועיות ובין אם מהיקלעות קבועה או זמנית למצוקה תזרימית, עשויה לגרום למכת מוות לאשראי העסק. הקפידו ככל יכולתכם על גיוון מספר הלקוחות הקבועים של העסק.

הקפדה על כללים אלו באדיקות תגבה מכם זמן עבודה לא מבוטל, הן בהטמעת נהלי העבודה והן באופן שוטף, אך היא שווה את ההשקעה ואף חיונית לעסק שלכם בטווח הארוך. ניסיון של מיליוני עסקים ברחבי העולם מלמד כי הקפדה על כללים אלו, תפחית את הסיכון של העסק שלכם להגיע למצב של קריסה עקב מצוקת תזרים כמעט לאפס. במקרה הזה, ואולי אף יותר מבדרך כלל, להקפדה על הפרטים הקטנים חשיבות חסרת תחליף לשגשוג וליכולת ההישרדות של העסק שלכם.

הכותבת היא שותפה וראש מחלקת ה-SMB (עסקים קטנים ובינוניים) בפירמת בייקר טילי ישראל