9 הטעויות הנפוצות שחברות עושות בבחירת תוכנה

מנהל המכירות ביקש מערכת CRM חדשה שתתמוך במכירות ובהפקת מידע ומעקב אחר התנהגות לקוחות, סמנכ"ל התפעול עידכן שיש רגולציה חדשה ומערכת המיחשוב הקיימת לא תומכת בה, חשב השכר מתלונן על סרבול בהוצאת תלושי השכר ומדווח שבארגונים אחרים קיימות מערכות מתקדמות יותר.

סיטואציות אלה ואחרות מהוות לעתים קרובות טריגר להצטיידות ארגונים בתוכנה חדשה. לעתים מדובר ב"מודול", רכיב משלים לתוכנה קיימת, ולעתים בתוכנה ארגונית שלמה. החלפת תוכנה היא ארוע משמעותי בחיי הארגון שיש להיערך אליו בזהירות ובחוכמה, ללמוד את החומר, לדבר עם מי שהטמיע אותה ולבחון שיקולי עלות - תועלת לפני שעושים שינוי. להלן כמה מהטעויות הנפוצות שעושים ארגונים בבחירת תוכנה:

1. הטעות: התוכנה החדשה לא תומכת במטרות העסקיות.

המחיר: התוכנה לא מספקת מידע או יישומים הנדרשים ליישום המטרות העסקיות של הארגון.

הפתרון: שילוב בתהליך הגדרת הצרכים, של כל אנשי המקצוע הרלבנטיים - מנהל מערכות מידע, מנהל מקצועי דוגמת מנהל כספים, תפעול, שכר, מכירות וכיוב' עד רמת מנכ"ל שיספק ראייה רחבה. בנוסף, כדאי ללכת ללמוד מה עושות חברות בעלות מאפיינים דומים בעת תכנון תוכנה ואיפיון צרכים.

2. הטעות: רוכשים תוכנה בראייה קיצרת טווח ולא לוקחים בחשבון אפשרות לגידול במספר העובדים, בפעילותו, במספר העמדות הממוחשבות וכיוב'.

המחיר: בתוך זמן קצר המערכת לא עונה על הצרכים וצריך להחליפה או לרכוש עמדות בעיסקה נפרדת. הארגון לא מצליח לבצע פעולות עסקיות פשוטות. העלות הכספית גבוהה משתוכנן.

הפתרון: תכנון קצר וארוך טווח בעת בניית תכנית הרכישה. בדיקת אפשרות לרכישה בשלבים או שכירת תוכנה, וסגירת העיסקה על כל מרכיביה מראש.

3. הטעות: רוכשים תוכנה שאינה "מתקשרת" עם תוכנות אחרות בארגון.

המחיר: נוצרות מערכות ממוחשבות שהן "טלאי על טלאי", שאינן מתקשרות ביניהן ויש קושי להעביר מידע וקבצים. התוצאה היא שמאבדים מידע ויש קושי לבצע ניתוחים, דוחות וכיוב', מנהלים מוצאים עצמם בפני שוקת שבורה ובמקרה הטוב נדרשים תהליכים ארוכים ומייגעים של המרת קבצים וסרבול בעבודה.

הפתרון: כששוקלים לבחור תוכנה, חייבים לשאול - האם היא מתקשרת היטב עם התוכנות בארגון? האם ניתן להעביר מידע ולבצע אינטגרציה ביניהן בקלות ובמהירות?

4. הטעות: הימנעות לא הגיונית ממעבר לעבודה בענן - סיפורי זוועות על איומי סייבר על קבצים השמורים בענן מרתיעים חברות. אולם, רמת האיומים על הענן אינה בהכרח גבוהה מהאיום על שרתי החברה. זאת, לעומת יתרונות של חסכון במשאבים כספיים, בתחזוקה וכיוב', שמציע הענן.

המחיר: המשך התעסקות עם גיבויים ותחזוקת שרת, סיכון מוגבר של כשל (גניבת השרת או נפילה, לדוגמא).

הפתרון: מעבר לענן, וכתוצאה נחסכת ההתעסקות עם גיבויים, השבתת חדר לצורך אחסון שרת, קירורו וכיוב'.

5. הטעות: רכישת תוכנה לא מוכרת. הרצון הטבעי להטמיע טכנולוגיה חדשה, או לחסוך באמצעות הטמעת תוכנה חינמית מהרשת, הוא מובן. אולם, עשוי להיות לכך מחיר.

המחיר: קושי ביישום והטמעת התוכנה כי המיישם לא שולט בה עדיין, זמן לימוד ממושך של העובדים ושל מנהלי מערכות המידע.

הפתרון: לא בטוח שאתם רוצים ש"יתגלחו" על הזקן שלכם .עם זאת, אין בכך לומר אמירה גורפת נגד תוכנות חדשות, כי אחרת, איך נטמיע טכנולוגיות חדשות? לעתים כדאי להטמיע תוכנה לא מוכרת שמביאה חדשנות ויכולות ייחודיות. במקרה זה, על מנת להבטיח את הצלחת המהלך, בידקו היטב מי עומד מאחורי התוכנה הזו, דברו עם מי שיישם אותה ובקשו דמו על מנת להתרשם ככל שניתן.

6. הטעות: העדפת מותג תוכנה מוכר ונפוץ, שלא בטוח שמתאים לארגון רק מתוך רצון "ללכת על בטוח".

המחיר: הטמעה כושלת, חוסר בפונקציות, התוכנה לא משרתת את מטרות הארגון, או עלויות גבוהות מהמתוכנן.

הפתרון: בדיקה טובה ומעמיקה של התוכנה מראש, התייעצות ולמידה מניסיון אחרים. בנוסף, חשוב לבדוק היבטים של עלות-תועלת, ולבחון את העלות הכוללת של הפרויקט (Total Cost of Ownership), כולל הטמעה, רשיונות, תחזוקה פנימיות וכיוב'.

7. הטעות: בחירת תוכנה וותיקה ומוכרת, אך שנמצאת בשלהי חייה.

המחיר: הארגון נתקע בסביבה מיושנת, עם עלויות גדלות והולכות של תקציב ה-IT בשל צורך בהשקעות חדשות בתוכנה לשם התאמתה לעידן הנוכחי.

הפתרון: בדיקה שהמערכת מתעדכנת לעתים קרובות, שיש השקעה בטכנולוגיות חדשות וגירסאות חדשות באופן שוטף.

8. הטעות: אי קביעת מסגרת תקציבית מראש לפרויקט, המשקפת את תוכנו ואת צורכי הארגון.

המחיר: חריגה מהתקציב, עלויות גבוהות לארגון. יצירת בור ללא תחתית, וסיכון של אי השלמת הפרויקט.

הפתרון: מיסגור עלויות בשלב התכנון. קבלת תקציב משוער לפרוייקט שמבוסס על סקירת צרכים.

9. הטעות: מנסים לחסוך בהוצאות ובזמן ומוותרים על הדרכה לעובדים.

המחיר: קיבלנו תוכנה חדשנית עם יכולות ופונקציות רבות, אולם רק אחוז קטן מיישומיה מנוצל. קחו לדוגמא את תוכנות ה-Office. יש להניח שגם אתם לא מכירים את מרבית הפונקציות שלהן. אילו עברתם הדרכה הייתם מגלים תכונות מועילות שלא הכרתם.

הפתרון: להתעקש לכלול הדרכה מסודרת ולהגדיר זאת כחלק מתכנית רכישת התוכנה.

הכותב הינו סמנכ"ל פיתוח ב-Priority