צריכים להעביר מצגת? כך תעשו זאת בלי לשעמם למוות את הקהל

כמעט כולם צריכים בשלב זה או אחר להעביר מצגת בעבודה. כשזה קורה יש כאלה שמצליחים לגרום לקהל להשתתף, לשאול, לצחוק ובאמת להקשיב לדבריהם. רובנו לעומת זאת, ממש סובלים מעצם הרעיון של העברת מצגת. החוויה הקשה של דיבור נבוך במשך דקות ארוכות, קהל שמתעסק בטלפון הנייד, משרבט על נייר, מדבר או עושה כל דבר מלבד להתרכז במצגת גורמת לרובנו לא להתלהב מהרעיון.

החדשות הטובות הן שהעברת מצגת מעניינת וברורה היא אינה נחלתם של יחידי סגולה. לפי אפרת גזית, מנחת קבוצות בכירה בבארי כץ, העברת מצגת מנצחת היא עניין טכני שכל אחד יכול ללמוד. כך תעבירו מצגת בלי לשעמם למוות את הקהל:  

1. תחשבו כמו דג

כיצד אתם מודדים את הצלחת המצגת? סביר להניח שלפי כמות השאלות מהקהל, מידת ההקשבה, ההחלטות שיתקבלו או אפילו מספר האנשים שנרדמו. המשותף לכל הפרמטרים האלה הוא שהם עוסקים בקהל. לכן, אומרת גזית, הקהל הוא מטרת המצגת. "על התוכן המועבר, לרבות אופן העברתו להוביל את הקהל למסקנה הרצויה לנו. על מנת שהקהל יצעד בדרך שאנו מתווים עבורו במצגת ראשית עליו להקשיב, ושנית עליו לרצות בכך", היא אומרת. כל אדם בקהל, לאורך כל המצגת שואל את עצמו "מה יוצא לי מזה?" או מה הוא הערך המוסף, פתרון לבעיה או רווח ברור שהוא מקבל מהמצגת. לכן, אומרת גזית, כאשר אנו מציגים, צריך לציין בפני הקהל מהו הערך המוסף עבורו, גם אם זה ברור. "על הערך המוסף להיות משמעותי בעיני הקהל ולספק מענה לצרכים שלו. כשאתם הולכים לדוג, תחשבו כמו דג – לא כמו דייג", היא אומרת.

2. לבשו את החלוק הלבן

כשאנחנו נמצאים בבית חולים ומבקשים תשובות, אנחנו נרגעים כשאלו מגיעות מפיו של אדם הלובש חלוק לבן. החלוק, מסמל את הידע המקצועי, הניסיון ואמינות הדברים. כך, בסיטואציה של מצגת, על מנת שהקהל ייתן בנו אמון אנחנו צריכים 'ללבוש את החלוק הלבן' ועושים זאת בשני ערוצים, המילולי והלא-מילולי. כדי למצב את עצמכם כמומחים בתחומכם השתמשו במשפטים כמו: "כמי שהתעמק בנושא זה בשלוש השנים האחרונות, אני יכול לומר ש...", "כמי שהוביל את המהלך מתחילתו...", "מנסיוני...", או "הבדיקות שערכתי העלו כי...". "מחקרים מראים כי בעת שיחה עם מומחה המוח שלנו עובר להילוך נמוך יותר. אנחנו מבינים שאין חכם כבעל ניסיון ולכן אנו פתוחים לקבל את מסקנות המומחה. כאשר נמצב את עצמנו כמומחים בנושא המצגת, הקהל ייפתח לקבל את מסקנותינו", אומרת גזית.

אפרת גזית

3. הפגינו ביטחון – והאמון יגיע

הערוץ הבלתי מילולי, או שפת הגוף שלנו, הם בעלי השפעה אף גדולה יותר מהמילים בהם אנו משתמשים. לרוב ניתן אמון באדם בעל ביטחון עצמי, כזה שיודע על מה הוא מדבר, שאינו מפחד להישיר מבט ומכבד את שומעיו. כדי להיתפס ככזה על ידי הקהל, מסבירה גזית, עלינו להשתמש בתנועות הגוף ההולמות תכונות אלו: יציבה זקופה ומשוחררת; עמידה על שתי הרגליים באופן שווה; מרכז גוף פתוח; שימוש בידיים לחיזוק המסר (ציון מספרים בעזרת האצבעות, יד על הלב, הצבעה על השקף); מתן קשר עין עמוק של שתיים-שלוש שניות לכל אדם בקהל או לכל אזור בקהלים גדולים וחיוך אדיב ברגעים המתאימים כל אלו ישדרו שאתם יודעים על מה אתם מדברים. בנוסף לתנועות הגוף, המסר הבלתי מילולי כולל גם את צליל קולנו. גיוון בטון והתאמתו למסר, עוצמת קול נוחה וקצב דיבור משתנה משדרים נוכחות. אם השימוש בשפת גוף נכונה וטון מתאים נראים לכם כמו משימה בלתי אפשרית, גזית ממליצה לערוך מספר חזרות בקול רם על המצגת, מבלי ללמוד בעל פה – כך תשיגו שליטה אמיתית במצגת ובאופן טבעי שפת הגוף שלכם תשדר יותר ביטחון.

4. הגעתם ליעד

כל מצגת נועדה להשיג יעד כלשהו. ככל שהדרך ליעד תהיה ברורה יותר, פשוטה ולא מסועפת, כך נתמיד בה ואף נהנה ממנה. כשמדובר על מצגת, התסריט, מה שנאמר – זו הדרך. הקו המתווה את הדרך במצגת הוא המסר המרכזי. "שאלו את עצמכם: 'אם מישהו פספס את המצגת שלי, ושאל משתתף אחר מה נאמר. מה תרצו שתהיה התשובה?' – התשובה היא המסר המרכזי שלכם", אומרת גזית. את המסר המרכזי היא ממליצה לשלב במצגת לפחות שש פעמים.

פתיחה: המסבירה את מטרת המצגת, תוכנה והערך המוסף בה.

גוף: המכיל תככנים רלוונטיים, בנויים בסדר הגיוני ומתובלים בדוגמאות, סיפורים אנלוגיות ואינטראקציה עם הקהל.

סיכום: המתמצת את עיקרי המצגת, חוזר על המסר המרכזי וקורא לפעולה המתבקשת.

השקפים צריכים להיות תמציתיים וקצרים | צילום: שאטרסטוק

5. רואים שש שש

אם אתם בוחרים לשלב עזרים ויזואליים, כמו שקפים או מצגת ממוחשבת, זכרו כי על העזרים לחזק את התסריט שלכם ולא לעמוד בזכות עצמם. "מציגים רבים טועים לחשוב כי העזר הויזואלי נועד לעזור להם. זהו לא שליף חוקי, אלא אמצעי שנועד לעזור לקהל להקשיב לנו ולהפנים את המסר", אומרת גזית. לכן, היא ממליצה על כלל ה-6X6 בשקפים: עד שש שורות בשקף, עד שש מילים בשורה.