לפשל במקצועיות: איך להחמיץ יעד בעבודה

זה קורה לטובים ביותר - ייתכן שמחלקה אחרת במשרד מעכבת את הנתונים שביקשתם, או אולי העיצוב הגרפי אורך זמן רב משצפיתם או אולי חליתם לפתע. כך או כך, אתם יודעים שאין סיכוי שתהיו מוכנים להגיש את הדו"ח או להעביר את המצגת לה התחייבתם בזמן.

אתם עומדים לפספס תאריך יעד (דדליין) ואתם יודעים שהבוס, הלקוח או כל אחד אחר הממתין לעבודה שלכם, לא הולך להיות מאושר מזה, בלשון המעטה. באתר Mashable פרסמו מספר צעדים שתוכלו לנקוט כדי לאחר בסטייל ולשמור על חזות מקצועית ועל קשרי העבודה שלכם:

תנו התרעה מראש כמה שיותר מוקדמת

אין דבר מכעיס יותר ממישהו המודיע לכם ביום של מועד ההגשה שהוא לא יעמוד בדדליין.

כמובן שישנם יוצאים מן הכלל לחוק זה (הרעלת מזון פתאומית למשל) אולם יש להשתדל לתת התרעה כמה שיותר מוקדמת אם אתם סבורים כי לא תעמדו במועד ההגשה. עדיף להסביר כי אתם עמלים על הפרויקט אולם נראה כי יידרש זמן רב יותר ממה שחשבתם בתחילה. זה יכין את הקרקע בצורה טובה יותר לבקשת הארכה. למעשה רוב האנשים יישמחו לתת הארכה בהינתן סיבה טובה.

עומדים לפספס את הדדליין? התריעו על כך כמה שיותר מוקדם | צילום: רויטרס

הסבירו את עצמכם. בקצרה

חשוב להסביר מדוע אתם הולכים לפספס את מועד ההגשה. כמובן שלא כל מועדי ההגשה נוצרו זהים – ישנם כאלו שפשוט אי אפשר לפספס, כמו זמן משלוח ללקוח, ואילו אחרים מטבעם גמישים מעט יותר - כמו הגשת דוחות מסוגים שונים. תצטרכו לתת הסבר מסוג שונה לכל מקרה אולם כלל האצבע הוא לשמור על תמציתיות ולהימנע מהטחת אשמה בגורמים אחרים. זכרו שלא ממש מעניין אם הכלב שלכם חולה, המחשב שהתקלקל או רשימת המטלות הארוכה שלכם. תנו תאור קצר וממצה של העניין כמו "היו כמה בעיות בתוכנה שהיה צורך לתקן..."

הציעו אלטרנטיבות או פיצוי

נסו להציע אלטרנטיבות. למשל, תוכלו להציע לעשות לילות כימים כדי לעמוד בתאריך היעד (כאמור נתתם התרעה די והותר זמן מראש). תוכלו לשאול מראש אם איחור יגרום לקשיים או שזה בסדר להאריך במעט את מועד ההגשה. לרוב, תזכו להארכה המיוחלת.

כמו כן, אם אתם יכולים להציע להגיש את החלק שכבר סיימתם ולקבל הארכה ליתר העבודה.

אם אכן האיחור צפוי לגרום לקשיים במקרה של הגשה ללקוח, חשבו על פיצוי הולם, כמו שי או עבודה נוספת ללא תשלום, וכמובן – הנחה במחיר. כך מובטח שתשאירו רושם חיובי ומקצועי אצל הלקוח.

הפגינו גישה מקצועית והערכה

כולנו חווינו איחור בקבלת דברים שלהם ציפינו, וכולנו יודעים עד כמה מאכזב ולעיתים מכעיס זה יכול להיות. לכן, דאגו להפגין את ההערכה שלכם כאשר אתם מבקשים הארכה. אין צורך להשתפך, מספיק הבעת הערכה כנה וקצרה כמו: "אני ממש מעריכה את ההארכה הזו. זה לא ייקרה שוב".

בנוסף – בחרו תאריך יעד חדש ועמדו בו, בכל מחיר. אתם תתפסו כמקצוענים כאשר אנשים ירגישו שהם יכולים לסמוך על המילה שלכם. במקום פשוט לבקש הארכה, נסו לנקוב בתאריך יעד חדש, לדוגמא: "אפשר יהיה לקבל הארכה עד יום חמישי? החומר/המוצר יהיה אצלכם עד 12:00".

הקפידו לא להפוך בקשות כאלו למנהג

העצה אולי הטובה מכולן היא לדאוג לא להפוך בקשות להארכה למנהג. יותר מפעם אחת הורסת את התדמית המקצועית שלכם, מאד קשה לשקמה ואתם מצטיירים כבלתי אמינים על כל המשתמע מכך.

דרך אחת להבטיח עמידה בזמנים היא לקבוע לעצמכם תאריך יעד יום או יומיים לפני התאריך שקבעתם עם הלקוח, או הקולגה. השלימו את העבודה עד תאריך יעד זה ומובטח לכם שלא יהיו בעיות.