הרכש עובר לקדמת הבמה

לאחרונה אנו עדים למגמה חדשה בעולם, בעיקר בארה"ב אך גם בישראל. אם עד היום, רבים ממנהלי הרכש היו רק נלווים למנהלי ה-IT בתהליך המשא ומתן להסכמי המסגרת של רישוי התוכנות, כיום מי שתופסים מקום מרכזי ומתחילים להוביל את תהליך המשא ומתן בעצמן, הם דווקא מנהלי הרכש, כאשר שאר הגורמים במערכת - משפטיים, פיננסיים ו- IT – הופכים להיות נלווים לתהליך.

השינוי הגדול בחשיבותה של מחלקת הרכש בתהליך רישוי תוכנות, החל בשל מספר סיבות: זהו תחום מורכב הדורש התמקצעות רבה והכרות עם מודלי הרישוי והחוזים השונים של ספקיות התוכנה; נדרשת חשיבה מחוץ לקופסא מהיבט של מחיר בלבד להסתכלות על מודלים פיננסים, אופציות רישוי, מיזוגים ורכישות ודרכים להכרה בהוצאה CAPEX vs. OPEX; הכרת הרגולציה והנושאים המשפטיים; התמחות בעולם הענן; מדובר על אחת ההוצאות הגדולות ביותר לארגון.

פיתוח מתודולוגיות עבודה

בעקבות תהליך של שדרוג בחברה, מחלקות הרכש עוברות לביצוע של בניית מתודולוגיות והתמקצעות בעולם של רכש התוכנה. אם פעם, הריטואל היה לרכוש תוכנה, חומרה גיבוי ותשתיות, הרי שכיום אנו רואים יותר כיוון של התמקצעות לתחום התוכנה. ככל שהארגון גדול יותר, נדרשת התמחות טובה יותר, וכנגזרת לכך - כוח אדם ותיק ומנוסה. פן נוסף וחשוב בתהליך הוא הבנת המטריקות השונות למדידת הרישיונות שיש לכל ספק. מנהל רכש מנוסה יכיר את הנושא לעומק, ובמקרים רבים ההבנה שלו בחבילות הרישוי והמטריקות יכולה לחסוך לארגון כסף רב.

לדוגמא רישוי ענן, שהינו תחום חדש יחסית, חייב מנהל הרכש להכיר את הפרמטרים המייחדים אותו, ביניהם: סוג הבעלות על הרישיונות (שירות מול בעלות); ניהול משא ומתן; משמעויות בסוף ההסכם במידה ולא מחדשים רישיונות; מה התנאים להעברת רישוי מהענן חזרה לבעלות החברה; SLA לגבי תמיכה בענן ועוד. כמו כן, באחריות הרכש לקרוא ולהבין את משמעויות ה-AUDIT כולל התנאים לביצועו (מספר תהליכי ה Audit ע"י ספקי התוכנה הגדולים נמצאת בעליה משמעותית, כולל גם בישראל).

ואם הזכרנו את הספקים, אז גם מהצד שלהם אפשר לראות שינוי במדיניות העבודה מול לקוחות. אם בעבר החברות היו מעכבות ביצוע חידושי הסכמי תוכנה וספקי התוכנה לא היו עוקפות את זכויותיהן, הרי שבשנים האחרונות ניתן לראות שינוי משמעותי של "חובת חידוש בזמן", המשמעות, מנהלי רכש מחויבים להכין את הארגון 3-6 חודשים מראש לתהליך החידוש ולהיות הגורם המרכזי שמנווט את התהליך, המשמעות של אי חידוש הסכם תוכנה בזמן יכול להיות פגיעה ביכולת של הארגון לתפקד (ברישוי ענן) ו/או איבוד הנחות ותמריצים ששמורים ללקוחות שעומדים בחידוש בתאריך שנקבע..

טרנד עולמי – יותר ויותר מנהלי רכש בעולם

המלצות ודרכי פעולה

• מומלץ להתחיל את תהליך ההכנה למו"מ על רישוי התוכנות כ- 6 חודשים מראש לפני מועד החידוש

• חשוב לתכנן את חידוש ההסכם לסיום חציון או שנת העסקים של ספק התוכנה. לדוגמה: מייקרוסופט מסיימת בסוף יולי את שנת העסקים, אורקל מסיימת את שנת העסקים בסוף מאי ו VMware מסיימת בסוף דצמבר.

• חשוב לחשוב לטווח הארוך, למפות את המטרות העסקיות של הארגון ולרכוש רק רישיונות בהתאם לצרכי הארגון

• להקים צוות מו"מ עם גיבוי הנהלת הארגון

• יש להגדיר את מטרות המו"מ

• כאשר מתכוננים למשא ומתן בהסכם רכש - חשוב לבדוק את סדר העדיפויות והצרכים העסקיים בארגון ובצוות, הבנת הכוחות השונים בצוות יחסכו תהליך את הפרד ומשול ע"י ספק התוכנה.

• נתוני Benchmark, יש להבין לעומק את משמעויות נתוני ה Benchmark שאתם מקבלים מעמיתים בחברות אחרות, לעתים קרובות הנתונים לא רק שלא מדויקים אלא גם יכולים להוביל לציפיות לא מציאותיות בתוך החברה, יש להקפיד על מספר כללים בזמן איסוף נתוני Benchmark: (1) גודל העסקה, הן בכסף והן בתמהיל וכמויות רישוי (2) סוג החברה, ציבורית, פרטית, ממשלתית (3) מועד החידוש בשנה.

דאריל אולמן, מנכ"ל ומייסד חברת Emerset, המלווה ארגונים בנושא הסכמי רכש של רישיונות תוכנה, (Audit ו-SAM Software Asset management).