אתר זה עושה שימוש בעוגיות על מנת להבטיח לך את חוויית הגלישה הטובה ביותר.
6 עובדות בכתיבת מסמך אותן חייבים לדעת

6 עובדות בכתיבת מסמך אותן חייבים לדעת

האם תהית אי פעם מהי ההשפעה של תהליכי עיבוד מסמכים על חיי היומיום שלך? מסמכים מהווים טרחה רבה עבור עובדי משרד בכל מקום - החל במסמכים חסרים וכלה בטעויות שצצות בהצעות ובחוזים חשובים

14.02.2017, 14:07 | בשיתוף ABBYY

קיימים אתגרים חבויים רבים עמם עסקים נדרשים להתמודד בהצלחה. הבה ונחשוף כמה מהם.

1) חצי מזמן העבודה במשרד מושקע ביצירה ובהכנה של מסמכים.

משום כך חשוב מאוד לגבש תהליכים יעילים לטיפול במסמכים. על עובדי המשרד לארגן, לחפש בקלות ולעשות שימוש חוזר בכמות גדולה של מסמכים - מסמכי נייר, מסמכים סרוקים וקובצי PDF.

2) עבור למעלה מ-54% מהעובדים בארגונים גדולים אין עורכי PDF זמינים.

המשמעות היא שבכל פעם שעליהם לערוך או להמיר מסמכי PDF, עליהם להשקיע זמן בחיפוש פתרונות מקוונים או למצוא פתרונות עקיפים. ואולי זו הסיבה...

3) 46% מעובדי המשרדים מתקשים לערוך מסמכי PDF.

PDF הינה תבנית מסמך נפוצה, ולכן הזמן אשר מתבזבז על משימה שגרתית זו - שיכולה להיות פשוטה למדי אם ישנם כלים איכותיים זמינים - עצום.

4) 77% מעובדי המשרדים מקלידים מחדש טקסט ממסמכי נייר, מספר פעמים בחודש ואף יותר.

משימה זו נושאת בתואר הפעולה הכי לא יעילה וכן המשימה שפוגעת הכי הרבה במוטיבציה. ואין על כך עוררין.

5) 4 מתוך 10 עובדי משרד נדרשים להשוות טקסט בין שתי גרסאות של אותו המסמך.

לרוב יש לעקוב אחר שינויים בחוזים, בתעודות, בדוחות וכדומה, ולבדוק אותם מול המקור. אך בדיקה ידנית, שורה אחר שורה, היא דבר מתיש שגוזל זמן רב ומועד לטעויות.

6) הזמן שמתבזבז על אתגרים שקשורים במסמכים עולה לארגונים לפחות 35,000 ש"ח בשנה אם לא יותר.

עבור מנהלים רבים ואנשי רכש בתחום ה-IT זהו נתון מבהיל. לקח מוכח מהניסיון לקצץ בעלויות בטווח הקצר הוא שהדבר לא יעזור בטווח הארוך.

הנתונים הסטטיסטיים הללו מראים מדוע תוכנות פרודוקטיביות כגון ABBYY FineReader 14 מסוגלות להקל על חיי היומיום. מדובר בפתרון כולל הנותן מענה למגוון משימות שקשורות במסמכים.

• עורך PDF: עריכה של טקסט ושל תמונות, מיזוג או פיצול דפים, הוספת הערות או יצירת קובצי PDF מכל קובץ - ועוד

• עריכה קלה של מסמכים סרוקים ותמונות, או המרתם לתבנית Word, ‏Excel, ‏PowerPoint, קובץ PDF ניתן לחיפוש או תבנית אחרת.

• השוואה בין מסמכים: היישום ידגיש הבדלים משמעותיים בטקסט בין שתי גרסאות מסמך, גם אם הן בתבנית שונה (לדוגמה קובץ PDF ועותק סרוק).

הורד את גרסת הניסיון של FineReader 14 ושפר עוד היום את תפוקת המשרד שלך.

שיתוף בטוויטר שיתוף בוואטסאפ שיתוף בפייסבוק שיתוף במייל

תגיות