למה כדאי לקרוא מיילים דבר ראשון על הבוקר

אם אתם רוצים להיות פרודוקטיביים, אל תתחילו את היום בבדיקת תיבת הדואר הנכנס שלכם. זו הייתה במשך שנים אחת מהעצות הרווחות של מומחי ניהול זמן ויעילות בעבודה. יש אפילו ספר ניהול זמן פופולארי שנקרא "לעולם אל תבדקו את המיילים שלכם בבוקר" שחיברה ג'ולי מורגנשטרן. אך מסתבר שלפתיחת היום בקריאת מיילים יש יתרונות לא מעטים, כך לפי מאמר של דורי קלארק בהרווארד ביזנס ריווי.

הסיבה העיקרית לכך שמומחים המליצו וממליצים לא לבדוק מיילים בבוקר היא שיש סכנה ממשית ב'הישאבות' לתוך כמות האימיילים האינסופית. כאשר מתחילים את היום עם קריאת מיילים יכול להיות שכל התוכניות והמשימות שקיוויתם להספיק במהלך יום העבודה יידחו ואולי אף לא תספיקו להגיע אליהן כלל. ההנחה מאחורי העצה הזאת היא שכאשר דוחים את קריאת המיילים לזמנים המתוכננים - אתם מנהלים את הזמן ולא תיבת הדוא"ל מנהלת אתכם.

תיבת הדואר הנכנס. קל יותר להתמודד עם קבלת החלטות בתחילת היום | צילום: ניצן סדן

אם אתם מרגישים שאתם טובעים במיילים אתם לא לבד. 92% מהעובדים הראו סימני לחץ כמו עלייה בקצב דפיקות הלב או בלחץ הדם כאשר השתמשו באימיילים בעבודה. גם התעלמות ממיילים גורמת ללחץ וחרדה שכן אתם עשויים לחוש חרדה שלא השבתם בזמן הראוי. האימייל הוא צורת התקשורת הנפוצה ביותר במקומות העבודה וההערכות הן שעד לשנה הבאה העובד הממוצע ישלח ויקבל 140 מיילים בממוצע בכל יום. למרות שמחקרים מראים שעובדים ממוצעים בודקים אימיילים 74 פעמים ביום וש-70% מהמיילים הקשורים לעבודה מטופלים בתוך שש שניות - המיילים עדיין גורמים לרבים לתחושה שהם לא מצליחים לעמוד בקצב.

אם רוב (80%) משתמשי הסמארטפון בגילאי 18 עד 44 בודקים את הטלפון בשניה שהם מתעוררים, אפילו לפני שהם מצחצחים שיניים, אולי זו דרך טובה יותר להתחיל את היום. לנהל את המשימות לפי סדר עדיפויות ולא להתחיל לעבוד על מה שתכננתם כאשר מייל דחוף יותר מחכה בתיבה.

הבעיה עם ניהול תיבת הדואר הנכנס היא לא תמיד הכמות של המיילים אלא בעיקר התיעדוף שלהם, קבלת ההחלטה מה לעשות קודם וכיצד להשיב למיילים שדורשים יותר השקעה. כאשר לא משיבים למיילים דבר ראשון על הבוקר, המיילים המסובכים יותר נדחים ונדחים וקשה יותר לענות עליהם. יש כאלה שאולי נשכחים, מה שעלול לגרום לכם להיראות לא מקצועיים. הסבר אחד לכך שיש ייתרון לטיפול במיילים בתחילת היום הוא שמחקרים מצאו שהיכולת לקבל החלטות באופן הגיוני היא מוגבלת ומתדרדרת במהלך היום. באופן דומה לעמידה בפיתויים, קבלת החלטות מבוססות היגיון דורשת אנרגיה מנטאלית, את אותה אנרגיה מנטאלית. לכן, ניצול הבוקר, בו האנרגיה שלכם בשיאה על מנת להשיב למיילים המסובכים יותר יכולה לקרב אתכם למשימה של תיבת דואר נכנס ריקה לחלוטין.

מספר המיילים שעובדים מקבלים עולה בהתמדה ב-15% בכל שנה ולכן יש סיכוי שבעוד כמה שנים אף אחד לא יוכל להגיע לידע של 0 מיילים בתיבת הדואר הנכנס. אך התמודדות עם המיילים דבר ראשון על הבוקר עשויה לכל הפחות להפחית את הלחץ שבדחיית המענה למיילים חשובים. בבוקר היכולת לקבל החלטות הגיוניות טובה יותר והסיכוי שמיילים מסובכים יידחו למועד לא ברור קטן.