איך לגייס עובדים בלי מחלקת משאבי אנוש?

ביום בו תגיעו לתקרת הזכוכית בעסק ותחליטו למנף אותו באמצעות גיוס אנשי צוות תקבלו על עצמכם עוד תפקיד חשוב מעבר למקצוע שלכם והוא - להיות מנכ"לים. איך עושים זאת בעסק ללא מחלקת משאבי אנוש? אילו תפיסות יסייעו להצלחתכם? כיצד לנהל את תהליך הגיוס וההכשרה ועד תחזוקת מנגנון המוטיבציה.

נקודת מוצא - שינוי תפיסה. אם עד עכשיו התרגלתם להיות "עושי כל" בעסק עליכם לזכור שבזמן קצר יחסית מתווסף אליכם תפקיד חדש המצריך שינוי תפיסה. אז גם אם יש לכם עסק קטן תפקיד המנכ"ל לא משתנה, מעכשיו אתם נדרשים להנהיג את אנשי הצוות, להציב גבולות אך לשמור על אווירה חיובית, להטמיע ערכים ועקרונות שימנפו את פעילותכם ולהימנע ממצבים שאתם מחליפים את אנשי הצוות במקום לנהל ולחנוך אותם.

בנו תהליך גיוס מקצועי. בניגוד לחברות גדולות, לנו כבעלי עסקים קטנים ובינוניים אין מחלקת משאבי אנוש שמתווה את נהלי הגיוס והקליטה, ולכן, זה המקום לשוחח עם יועץ ארגוני או יועץ לענייני משאבי אנוש ולגבש תהליך מסודר שילווה אתכם לאורך כל הדרך. התהליך צריך לכלול את דרישות התפקיד ואופן הגשת המועמדות, שלבי המיון, תקופת ההכשרה, תנאי המשרה ואופן העסקה – שכירים, פרילנסרים או שילוב.

הגדירו את תפקידם של אנשי הצוות הדרושים לכם. הרבה לפני שתיגשו לפרסום משרות ולראיונות עבודה, חשוב להגדיר במדויק את תפקידם של אנשי הצוות הדרושים לכם, את הכישורים הנדרשים מהם וכן את קהלי היעד העונים על צרכים אלו. זה המקום שלכם להימנע מהגדרות כמו "עובדים כלליים", שבתור התחלה אולי יסייעו בכיבוי שריפות אך בטווח הארוך יגרמו לשחיקה, איבוד עניין בתפקיד ופגיעה במינוף העסק, המטרה שלשמה גייסתם אותם.

מתגו את מודעת הדרושים שלכם. הגעתם לשלב שבו אתם מכינים מודעת דרושים? זכרו שהיא חלק בלתי נפרד מהתדמית שלכם ומהדרך שבה המועמדים למשרה יתפסו אתכם. השקיעו בניסוח ובפירוט של הכישורים הנדרשים, הקפידו על עיצוב מקצועי בהתאם למיתוג העסק ושלבו אותה באתר הבית, בפייסבוק, בקמפיין ממומן הפונה לקהלי היעד הספציפיים שאתם מחפשים, בקבוצות ייעודיות ברשתות החברתיות וכן בדיוור לרשימת התפוצה שלכם, אותם אנשים שעל פי רוב מכירים את העשייה שלכם.

לא רק ראיון עבודה – שלבו התנסות מקצועית. מעסיקים רבים ובפרט בעלי עסקים קטנים, נוטים להסתפק בראיון עבודה, אך מעבר לראיון עצמו שעוזר לנו לגבש את הרושם הראשוני, חשוב שנראה את המועמדים "תוך כדי תנועה", איך עושים את זה? אם אנחנו רוצים לגייס אנשי תמיכה טכנית, אפשר להזמין אותם לפתור לנו תקלות קטנות בתחומי הידע שלהם, מגייסים אנשי שירות לקוחות? תנו להם להתמודד עם סימולציות או דילמות המצריכות עבודה תחת לחץ, שירותיות, יצירתיות ועוד. בשלב הזה עליכם להפריד בין הנטייה לחבב מועמדים על רקע אישי לידע המקצועי שהם מפגינים.

לא "שגר ושכח". הלחץ היום יומי גורם ללא מעט בעלי עסקים לגייס עובדים ובאופן אוטומטי "לזרוק אותם למים" עם משימות שגרתיות שהם לא מכירים. אך אם חשוב לכם לשמור על סטנדרטים גבוהים של ביצוע, ליצור נאמנות של אנשי הצוות כלפי העסק ולמנוע פיטורין כל כמה חודשים, עליכם להשקיע בכלל השלבים מגיוס, דרך הכשרה יסודית ועד ניהול שוטף. נכון, בהתחלה זה ידרוש מכם זמן אך בטווח הארוך התוצאות ישתלמו לכם.

בנו תוכנית הכשרה. שלב ההכשרה משתנה בין עסק לעסק ומושפע מהיקף הידע המקצועי שעלינו ללמד את אנשי הצוות החדשים.באופן עקרוני מומלץ לבנות תהליך הכשרה שאורכו הממוצע שבועיים הכוללים תיאום ציפיות, לימוד ויישום כלל מרכיבי התפקיד, התמודדות עם אתגרים ולא סגירת פינות. במהלך ההכשרה מומלץ לקיים שיחת משוב כל יומיים שתיפתח בהתייחסות לעשייתו החיובית של איש הצוות החדש ותמשיך לפתרון אתגרים באמצעות שאילת שאלות והכוונה. לאורך כל תקופת ההכשרהולאחר מכן, ב- 90 ימי ההסתגלות הראשונים, מומלץ להכיר בטעויות של אנשי הצוות כחלק מתהליך הלמידה, אך יחד עם זאת חשוב להגדיר נקודות כשל קריטיות כמו: פערים בנושא אמינות, אירועים חריגים, ניהול משברים, שבהן תתערבו באופן מידי לטובת המוניטין שבניתם.

תחזקו את מנגנון המוטיבציה. למוטיבציה של אנשי הצוות יש קשר ישיר להצלחת העסק שלנו, לכן חשוב לטפח אותה כדרך קבע באמצעות בניית מערך תגמולים יצירתי, שילוב בין השתלמויות ורכישת ידע מקצועי שיועילו לתפקודם, לבין פעילויות גיבוש ורווחה, שישפרו את הדינמיקה וישמרו על אווירה חיובית. מעבר לכך, על מנת לפתח את תחושת המסוגלות ולשמור על תקשורת פתוחה, חשוב להקפיד על ביצוע פגישות 1:1 קבועות, משובים ופידבקים כחלק מהשגרה.

הכותבת היא בעלים ומנכ"לית חברת VMI, יוזמת ומנחה את תוכנית RESTART, המלווה בעלי עסקים קטנים ובינוניים לפיתוח ושיווק חדשניים