רוצים פגישות עבודה יעילות? ג'ף בזוס ממליץ לכם לשתוק

כולנו עברנו את זה: מבזבזים זמן יקר בפגישה בעבודה שלא מתקדמת לשום מקום. פגישות נתקעות מסיבות רבות, אבל לעיתים קרובות הסיבה היא שהמשתתפים לא התכוננו מספיק מבעוד מועד. אפשר אמנם לשלוח מראש את הנושאים שיעלו לדיון, ואפילו לספק את החומרים הנחוצים כדי לקיים פגישה יעילה, אך זה לא עוזר אם העובדים לא משקיעים את הזמן כדי לעבור על הכל ולחשוב מראש מה לעשות. ג'ף בזוס, מייסד אמזון, מצא ככל הנראה דרך להתגבר על המכשול הזה. הוא מכנה אותה: התחלה דוממת.

לפי ראיון שהעניק לפני מספר שנים, בתחילת כל פגישה, לפני שמתחילים הדיונים בזוס וצוות המנהלים הבכירים שלו יושבים בדממה וקוראים מזכרים מכוונים עבור הפגישה. המזכרים הללו יכולים להתפרס על פני שישה עמודים, כך שהדממה הנדרשת לקרוא אותם עשויה להימשך אפילו כחצי שעה. בזמן הזה מצופה מהמשתתפים גם לכתוב הערות על מה שהם קוראים, ובעיקר ללמוד ולהפנים את הכתוב.

"עבור עובדים חדשים זו חוויה ראשונית מוזרה", הודה בזוס. "הם פשוט לא רגילים לשבת בדממה בחדר וללמוד לצד חבורת מנהלים".

לדבריו, יש לכך מטרה נהדרת: התרגיל הזה מבטיח שכל המשתתפים מקדישים לאותו נושא את כל תשומת הלב שלהם. בנוסף לכך, החוויה עוזרת לאותם אנשים המובילים את הדיונים להיות מוכנים יותר, זאת בשל הריכוז והמיומנות הנדרשים כדי לכתוב את המזכרים האלה. "קשה יותר לכתוב משפטים שלמים", מסביר המנכ"ל המיליארדר. "יש בהם פעלים, צריך נושא ונשוא. הפסקאות מתחילות בשורת נושא. אי אפשר לכתוב מזכר מובנה של שישה עמודים בלי לגבש מחשבה ברורה על הנושא לפני כן".

אם אתם חוששים שפתיחת פגישה בשתיקה ממושכת דווקא תפגע ביעילות, אנשים שניסו את השיטה טוענים שההפך הוא הנכון, והיא עוזרת לחסוך זמן בטווח הארוך. הבסיס לפגישות מונח בזמן אמת, וכך כולם מתחילים מאותה נקודה. אם המזכר הראשוני נכתב כהלכה, הוא מספק הנחיות ממשיות ועוזר להפחית אי הבנות.

מעל לכל, הדממה הזו מעניקה לאנשים מה שהם זקוקים לו הכי הרבה כדי לעשות את העבודה הטובה ביותר: זמן. חשיבה ממוקדת וזמן להתעמקויות מובילים לתובנות חשובות. הבעיה היא שבלוחות הזמנים הצפופים שרובינו חווים בעבודה, קשה למצוא את הזמן להשקיע בתרגיל החשוב הזה. אך חבל לפספס את ההזדמנות, כי לתרגול הזה הטבות רבות, בראשן יצירת דיון משמעותי ושיתופי פעולה. הוא יכול להפוך פגישות מרע הכרחי לכר פורה לשיתופי פעולה וחשיבה על רעיונות.