כשהעובדים לא מגיעים - איך להתמודד עם היעדרויות

ארגונים רבים מפסיקים בשנים האחרונות להסתכל על השעון ונוקטים בגישה ליברלית יותר לנושא הנוכחות: משעות עבודה גמישות ועד לחופשה ללא הגבלה. בין אם אתה מפעילים מדיניות נוכחות קשוחה או חופשית יותר, את כמות האיחורים וההיעדרויות הבלתי מתוכננות צריך לנהל.

אם תבדקו את מערכת הנוכחות וההיעדרויות שלכם, סביר שלא תופתעו לגלות ש"וירוסים" תוקפים בעיקר בצמידות לסוף השבוע. סקרים שנערכו בקרב מועסקים, מעלים כי 1 מכל 4 עובדים מסר דיווחי מחלה כוזבים במהלך השנתיים האחרונות. 1 מ- 14 עובדים, הודה שעשה זאת למעלה מ- 3 פעמים במהלך התקופה. והתופעה אינה ייחודית למקומות עבודה עם מדיניות נוכחות קשוחה.

מחקר של קהילת ניהול משאבי האנוש (Society of Human Resource Management) מצא כי עלות ההיעדרויות (מתוכננות ובלתי מתוכננות) עומדת על 20.9-22.1% מעלויות השכר. וזאת מבלי להביא בחשבון את הירידה בפרודוקטיביות, השפעת ההיעדרות על עבודתם של אחרים בארגון, עלות עובדים זמניים ממלאי מקום ועוד.

יש שיאמרו 'גזרת גורל' או 'זה המחיר שצריך לשלם'. ויש מי שיאמרו שאפשר גם אחרת, ומספיק שתצמצמו את תופעת האיחורים וההיעדרויות בכדי שתשפיעו משמעותית על השורה התחתונה ועל התנהלות הארגון בכלל.

לעתים, ועל כך מסכימים לא מעט מנהלי משאבי אנוש, הבעיה היא שלא מאתרים בזמן שאכן יש בעיה. לא מבחינים באיחורים ובהיעדרויות, או מקלים ראש, וחמור מכך – לא מבחינים בהשפעה שיש לכך על שאר העובדים, עד שמתחיל להיות מאוחר מדי.

גם אם מי שמטפל בפועל באיחורים ובהיעדרויות (מציאת מחליפים, אכיפת מדיניות וכד') הוא המנהל הישיר של העובד, הרי שאנשי משאבי אנוש מעורבים בכל אספקט של הנושא. הם אלה שמתווים את המדיניות, מיישמים דיני עבודה רלוונטיים, בודקים נסיבות מיוחדות, מנטרים איחורים והיעדרויות, מפנים את תשומת הלב של מנהלים להיעדרויות חריגות ומציידים אותם בהמלצות כיצד לטפל בנושא.

אז איך מנהלים נכון את עניין ההיעדרויות?

1. התוו ותקשרו מדיניות ברורה

העלו בכתב נוהל נוכחות והיעדרות מהעבודה. יתכן שיש לכם מדיניות שונה למחלקות שונות בארגון. למשל, נציגי שירות הלקוחות חייבים להיות נוכחים בשעות מוגדרות, בעוד שבמחלקות אחרות ניתנת גמישות מסוימת, אך גם היא צריכה לקחת בחשבון שיקולים כמו תלות ושיתוף פעולה בין עובדים. מעבר לכך, כולם צריכים לדעת מה קורה כאשר מאתרים נעדרים כרוניים.

2. נהלו את ההיעדרויות המתוכננות

מערכת ניהול היעדרויות מאפשרת לכם לאשר או לדחות בקשת היעדרות מתוכננת, על בסיס מידע כגון יתרות הזכאות של העובד ואפילו האם יש לכם כיסוי מספיק לעומסי העבודה והצרכים התפעוליים של הארגון.

3. נטרו היעדרויות לא מתוכננות

המפתח לשליטה בהיעדרויות ואיחורים הוא איסוף וניתוח נתונים המאפשרים לבחון את היקף הבעיה ולנקוט באמצעים מתקנים. השוו בין נתונים היסטוריים לנתוני איחורים והיעדרויות עדכניים, על-מנת לגלות האם המגמה מחריפה או משתפרת. בהמשך, מומלץ לתחקר את הנתונים לעומק בכדי לזהות אזורים בעייתיים כגון מחלקות אן עובדים, עם מגמות מובהקות.

איסוף מידע הוא חלק חשוב בתהליך. עם נתונים ממשיים ביד, קשה יהיה לאנשים להתכחש למציאות.

4. בררו את העובדות

נהלו שיחה פתוחה עם מאחרים ונעדרים 'כרוניים'. ציינו שהבחנתם בהחמרת המגמה וכי הפנייה אליהם נובעת מדאגה שמשהו לא טוב קרה. נסו לברר האם יש לכך סיבה מוצדקת. יתכן תגלו שמדובר בנסיבות אישיות או משפחתיות בעיתיות וכד'. הציעו עזרה כשניתן וגלו גמישות.

אם לדוגמה האיחורים נובעים מריחוק והסעות שאינן מסונכרנות עם זמני תחילת הפעילות בבתי הספר, יתכן שניתן קצת 'לכופף' את המערכת ולהגמיש את זמני תחילת וסיום העבודה.

5. ממשו בחוכמה את המדיניות כשמדובר במקרים 'כרוניים'

כשצריך להסלים ולהתעמת עם עובדים, עשו זאת. אם צריך, הגדירו לעובד ציפיות והבהירו את ההשלכות במידה והבעיה תימשך. אם גם זה לא עזר, נקטו בפעולה. 17% מהמעסיקים מדווחים כי פיטרו עובדים שמסרו דיווחי מחלה שהתגלו ככוזבים.

זכרו גם שלחלק מהשיטות המסורתיות של מדיניות היעדרויות, עלולה להיות השפעה מזיקה, שרק תביא לירידה בפרודוקטיביות ובמחוברות של העובדים לארגון. לדוגמה: אם המדיניות שלכם קובעת שיחות לאימות סיבת ההיעדרות לאחר פרק זמן מוגדר, לדוגמה 5 ימים, הרי שיתכן שעובדים חולים יחזרו לעבודה מוקדם יותר מהמומלץ, רק בכדי להימנע מהשיחה, ובכך ידביקו עובדים אחרים...

6. שיקלו תגמול העובדים שלא מחסירים שעות וימים

נכון, לכאורה לא צריך לתת ״פרס״ למי שמבצע את העבודה כמו שצריך, אבל לעתים, דגש על מילוי משימות ועמידה בלוחות זמנים – יעשה רק טוב למערכת ויעודד נוכחות. זה יכול להיות בונוס תקופתי צנוע, שוברי מתנה או תוספת זמן היעדרות מתוכננת (ימי חופשה וכד').

תוכניות התמריצים נפוצות יותר בעיקר בקרב ארגונים / מחלקות שנותנים שירות, שם כל היעדרות פוגעת מידית בטיב השירות. ואם זו הגישה שלכם, הרי שמנהלים צריכים גם להוקיר פומבית את מקבלי הבונוס, בפני שאר המחלקה, על מנת לעודד התנהגות כזו גם בקרב האחרים.

הכותב הוא מנהל תיקי לקוחות בסינריון מערכות המתמחה במתן פתרונות תוכנה לניהול ההון האנושי בארגון