למה אנחנו מפספסים דדליינים ומה אפשר לעשות לגבי זה

באיזו תדירות אתם מוצאים עצמכם בסוף משימה עם הלשון בחוץ ממהרים להספיק הכל? אם אי פעם פספסתם דדליין האשמה ככל הנראה תלויה בכשל התכנון (planning fallacy). למרבית האנשים יש מודעות לעניין הזמן ולאופן בו הם משתמשים בו. הם ערניים יותר לכמות הזמן הנדרשת מהם לכל משימה. אולם אחרים, מפתחים אופטימיות יתר כשמגיע השלב "לתקצב" את הזמן. הם מפגינים שאננות ולא מעריכים נכונה את הזמן הנחוץ לביצוע כל משימה במהלך היום. זוהי שגיאה נפוצה שמתרחשת כשמנסים לנהל את הזמן, והיא נקראת כשל התכנון. באופן תמידי אנחנו חושבים שייקח פחות זמן משלוקח באמת לעשות משימות שונות.

הרעיון של כשל התכנון נהגה לראשונה על ידי דניאל כהנמן ועמוס טברסקי ב-1979. התופעה הזו יכולה להתרחש ללא קשר לידע שצברנו לגבי משימות קודמות בעלות אופי זהה, שארכו יותר זמן משתכננו.

"ככל שיש יותר שלבים בפרויקט או במשימה שעובדים עליה, כך גדל הסיכוי שבאחד מהשלבים הללו תתקלו בבעיה שתהיה מורכבת מדי", כתבה ג'וליה גאלף מהאתר Big Think.

כשל תכנון הוא אחד מההטיות הקוגניטיביות השכיחות והעקביות ביותר. כך למשל, אפשר לבנות בית בזמן רק אם אין עיכובים במשלוחים, אין העדרויות של עובדים או תנאי מזג אוויר מסוכנים וכן הלאה. גם אם כל מכשול בפני עצמו הוא לא סביר, ישנה סבירות גבוהה שלפחות אחד העיכובים יקרה. באופן כללי, אנשים כמעט ולא עוצרים לחשוב על התרחישים השליליים בכל פרויקט, ומסיבה זו הם מניחים שייקח פחות זמן להשלים את המשימה. החדשות הטובות הן שמודעות לאופן שבו ההטיות הקוגניטיביות משפיעות עלינו יכולה לעזור לנו להתכונן אליהן, ולשנות את ההתנהגות כדי לפצות על הזמן שמאבדים.

התנגדו ל'דחיפות' של הכל

לפי המחקרים, משימות קצרות והסחות דעת פוגעות בריכוז למשך עד חצי שעה. כלומר, הדחיפות הורסת את הפרודוקטיביות. לפיכך, היכולת להבדיל בין משימות דחופות ומשימות חשובות תגדיל את סיכויי ההצלחה שלכם.

נשיא ארה"ב לשעבר דוויט אייזנהאואר אמר פעם: "מה שחשוב הוא רק לעיתים רחוקות דחוף, ומה שדחוף הוא רק לעיתים רחוקות חשוב".

משימות דחופות דורשות תשומת לב מיידית: שיחות טלפון, פגישות, משימות עם דדליין צפוף ונושאים אחרים שמחייבים נקיטת פעולה מיידית.

משימות חשובות עוזרות לקדם יעדים ארוכי טווח ולהשלים פרויקטים רציניים אחרים. אך לרוע המזל אנחנו נוטים לשים משימות חשובות בצד כדי להתמודד עם משימות דחופות, שאמנם מספקות תחושה מהירה של הישג אבל לא עוזרות לקדם יעדים ארוכי טווח. לכן, למדו להגביל את הזמן שאתם מקדישים למשימות לא דחופות או לא חשובות. הגישה הבסיסית לפתירת המעגל האכזר הזה של עבודה הוא ללמוד להבדיל בין משימות דחופות למשימות חשובות.

חלקו משימות גדולות לחלקים קטנים יותר

ככל שפרויקט מורכב מיותר שלבים, כך יש יותר הזדמנויות שמשהו ישתבש. לכן, כשאתם מבצעים הערכות זמן קחו בחשבון כמה שלבים יש ואל תתמקדו רק בתוצאה. אנשים שנוטים לדחות דברים, חשים לעיתים מוצפים מדי ואז המשימה נראית בלתי אפשרית. פירוק פרויקט גדול לחלקים קטנים יותר, מקל על ניהול העבודה ואז היא נתפסת כפחות מאיימת. עברו על כל רכיב שמעורב בתהליך, והקציבו זמן כדי להשלים אותו. בחנו את החלקים של כל משימה, וקבעו מה הצעדים הנחוצים כדי לסיים אותה.

קבעו לוח זמנים להשלמת כל משימה. הדדליין יעזור לכם להתמקד יותר בכל שלב. הציבו לעצמכם 30 דקות או חצי שעה כדי להשלים חלק במשימה. אם החלק הזה גדול מכדי להספיק בשעה, פרקו אותו למשימות קטנות אף יותר.

כדי לעזור לכם להיצמד לשעות העבודה החדשות שלכם, קבעו פגישות לכ-30 דקות לאחר שאתם אמורים לסיים לעבוד. כלומר, אם אתם אמורים לסיים בחמש, קבעו פגישה לחמש וחצי, ואל תבטלו אותה.

קבעו דדליינים קשוחים

קבעו יעד שעליכם להשלים עד פרק זמן מוגדר, והתייחסו אליו כאל עובדה חקוקה באבן. אם תקבעו דדליין צפוף לכל משימה באותו יום, תמצאו את עצמכם מחפשים אחר הדרכים היצירתיות ביותר לעמוד באותו דדליין ולסיים את העבודה בזמן. ערכו רשימה של כל המשימות שעליכם להשלים עד לסוף היום, ואז חשבו כמה זמן ייקח להשלים כל אחת מהן. ברגע שתתחילו בעבודה, תמצאו את עצמכם במרוץ נגד השעון. זו בדיוק התחושה שאתם מעוניינים בה, כי היא תתמרץ אתכם לבצע את המשימות. כשתסיימו, תבדקו כמה הספקתם באותו היום, מדדו את ההתקדמות שלכם והשתפרו בהתאם. לדוגמה, יהיו משימות שתצטרכו להוסיף להן זמן ואחרות שתוכלו לקצר את הזמן הנדרש להשלמתן. תתאימו את לוח הזמנים בהתאם וכך תעבדו בצורה טובה, מהירה וחכמה יותר.

השתמשו בשיטת פומודורו

תתחילו לעקוב אחר הזמן שלכם כדי לקבל תמונה מדויקת יותר לגבי הזמן שכל משימה אורכת. כך תתגברו על הטיית האופטימיות יתר שלכם והציפיות יהיו ריאליסטיות.

שיטת פומודורו מלמדת אותנו כיצד לעבוד ביחד עם הזמן במקום להיאבק בו. היא יכולה לעזור להתגבר על הסחות דעת ולסיים דברים בפרקי זמן קצרים.

שיטת פומודורו לניהול זמן פותחה על ידי היזם האיטלקי פרנצ'סקו צ'ירילו. כשהיה סטודנט באוניברסיטה בשלהי שנות ה-80. הוא יצר את ההרגל הזה כדי למקסם את הפרודוקטיביות שלו ולצמצם את תחושת השחיקה. לפי השיטה, יש לעבוד בפרקי זמן קצרים של בין 20, 30 או 40 דקות, ביניהם יוצאים להפסקה קצרה כדי להתאושש לפני שמתחילים שוב. השיטה דורשת טיימר, ומאפשרת לחלק את המשימה הגדולה והמורכבת לחלקים קלים יותר לניהול.

ברגע שאתם מתחילים משימה, המטרה היא לסיים אותה לפני שעוברים למשימות דחופות אך לא חשובות.

השמרו מפני 'גנבי זמן'

כשאתם בשעות עבודה, הזמן שלכן נועד לעבודה. שמרו עליו. למדו לסרב לעיתים קרובות יותר. אם אתם מסרבים למשהו, פירוש הדבר שיש לכם יותר זמן להתמקד ביצירה, המשימות והפרויקטים שלכם, במקום להיענות ולהגיב לבקשות. במילותיו של הסופר פאולו קואלו: "כשאתם אומרים כן לאחרים, תוודאו שאתם לא אומרים לא לעצמכם". אל תתפתו למשימות שאין לכם זמן עבורן. קשה לסרב לאחרים, אך בפועל זה אומר שאתם שומרים על הריכוז והשפיות שלכם. תשתמשו בכוח הבחירה שלכם כדי להסכים או לסרב לפי הרצונות שלכם.

לסיכום, אם תיכנעו לכשל התכנוני קרוב לוודאי שתרגישו מוצפים ועמוסים. לכן חשוב לזהות את הבעיה הזו ולעצור אותה לפני שתצא משליטה.

קחו בחשבון שהשיפוט האנושי אינו טוב במיוחד. אז אל תסתמכו על השיפוט האישי והסובייקטיבי שלכם כדי לקבוע כמה זמן ייקח לבצע משימה מסוימת. במקום, מדדו והשוו למשימות קודמות – מה היה הפער בין הזמן המתוכנן שהקצבתם לפרויקט קודם והזמן שהוא לקח בפועל? שימו לב לפרטים כמו מה עבד בפעם הקודמת, מה השתבש, ומה אפשר לשנות הפעם.

הסתמכו על הניסיון. עקבו אחר ההתקדמות שלכ ובססו את ההחלטות על ניסיון העבר.