מנהלים חדשים? כך תשרדו את 100 ימי החסד

התקבלת לתפקיד ניהולי? מזל טוב: קידום או קבלה לתפקיד חדש הוא אירוע מעצים ומרגש. בתוך כך, רגע לפני שפותחים בקבוק שמפניה ומתרווחים בכיסא המנהלים, כדאי לדעת: הביטוי הזה, 'מאה ימים של חסד', לא עומד במבחן המציאות. חובת ההוכחה עליך, החל מיומך הראשון בתפקיד.

בעולם העבודה של המאה ה-21, המעברים התכופים מתפקיד ניהולי אחד למשנהו יצרו תדירות גבוהה של התחלות חדשות עם אתגרים חדשים לצדן. עבור מנהלים ומנהלות בכל דרג, תקופת ההסתגלות מאופיינת בחסכים בידע לגבי האתגרים הצפויים, חסכים בכלים שיסייעו להתמודד עמם בהצלחה וגם במערכות יחסים ארגוניות תומכות. כל אלה, אם לא מטופלים ברמה האסטרטגית, עלולים לייצר למנהלים חדשים חוויה של חוסר וודאות ופגיעות שיחבלו בביסוס מעמדם המקצועי והבינאישי בארגון.

מחקרים מצביעים על כך שהתחלה טובה בארגון מעלה משמעותית את הסיכוי להשתלבות טובה של מנהל חדש, ולהפך: התחלה גרועה עלולה לייצר תוצאות הרסניות לשני הצדדים. יצירת סביבה ארגונית תומכת בשבועות הראשונים לתפקיד היא קריטית לתחושת הערך של המנהל החדש כמו גם ליצירת הצלחות. לכן גם לארגון וגם למנהלים חדשים יש עניין רב בקליטה מהירה, יעילה ואפקטיבית.

בספרו The first 90 days , טוען קארל ווטקינס שבעולם העסקי, מנהלים חדשים נהנים מ-90 ימי חסד, או במילים אחרות - רבעון. לדבריו, "הפעולות שתבצע במהלך הרבעון הראשון יקבעו במידה רבה אם תצליח או תיכשל". בתרבות הישראלית, פרק זמן זה קצר עוד יותר. יתרה מזאת, בתקופה קצרה זו ועל בסיס מידע מוגבל - הממונה, העמיתים והעובדים חורצים דעה ודין על המנהל החדש שקשה מאוד לשנותם.

לפני שאתם מתרווחים בכיסא המנהל, זיכרו כי חובת ההוכחה עליכם והיא מתחילה מהיום הראשון | צילום: שאטרסטוק

עם זאת, קיימים מספר כללים שעשויים לקצר משמעותית את פרק הזמן הדרוש ליצירת אותה נקודת איזון, שבה הארגון רואה במנהלת או במנהל החדשים נכס מקצועי חשוב ובעל פוטנציאל להצלחה.

ששת הכללים שיסייעו לך להצליח ב"מאה ימי החסד":

1. לתאם ציפיות

בתחילת דרכך בתפקיד, כדאי לתאם באפקטיביות את מערכת הציפיות עם הממונה שלך. חשוב להבין מה מצפים ממך, מה נעשה עד כניסתך לתפקיד, מהם היעדים ומטרות התפקיד, מה לוחות הזמנים שיש לעמוד בהם ואילו סוגיות דורשות הכרעה בטווח הקצר. ידיעה מוקדמת של מה מצופה ממך, תבטיח ביצועים טובים יותר. כאן המקום להדגיש כי האחריות לקבלת המידע חלה עליך ועליך בלבד. אין להמתין להרמת הכפפה על ידי הממונה. תפקידך לברר מול הממונה את צורת ההתקשרות המועדפת כמו פגישה פרונטלית, פגישת סקייפ או טלפון ולאורה ליזום את השיחה.

2. ללמוד הכל על הכל, ומהר

 למידת התרבות הניהולית והארגונית של הארגון היא צעד ראשון וחיוני בכניסה לתפקיד חדש והבסיס להצלחות עתידיות. תהליך למידה אפקטיבי יהיה שיטתי וממוקד לוחות הזמנים, תכנים, מקורות מידע ואסטרטגיות למידה. חשוב לקחת בחשבון שבזמן הטיפוס על עקומת הלמידה, אף אחד לא מחכה לך בנקודת הסיום . במילים אחרות, עליך ללמוד מהר.

3. להקשיב יותר ולדבר פחות. הרבה פחות

 גם אם התברכת בוורבאליות ובדעתנות, בשלב זה עליך להקשיב כדי ללמוד את התפקיד ואת הסביבה הארגונית. זה הזמן לספוג את מקום העבודה החדש ולקלוט מי מושך בחוטים והיכן ולהבין את התרבות והפוליטיקה הארגונית. במקום לקבוע קביעות ברורות, כדאי להקשיב ולשאול שאלות. חשוב לדבר עם בעלי עניין ולשמוע על החברה ועל התפקיד מזוויות שונות ובמקביל לחקור את השווקים, המוצרים, הטכנולוגיות, המערכות והמבנים בחברה. הקשבה פעילה מייצרת בהירות וממנפת קבלת החלטות טובות יותר בהמשך.

4. נטוורקינג ואיתור מובילי דעה

הצלחתך הניהולית תלויה גם ביכולתך לייצר רשת קשרים ולרתום אליך אנשים רבים ככל האפשר, בכל שדרות הארגון ומחוצה לו. לכן עם כניסתך לתפקיד חשוב לזהות ולהכיר את האנשים שתמיכתם תהיה חיונית להצלחתך. מנהלים חדשים רבים ובמיוחד מנהלות, טועים לחשוב שעדיף להתמקד יותר בעבודה הטכנית ופחות בפוליטיקה ארגונית, אולם התנהלות זו מונעת מהם לפתח מערכות יחסים חשובות. כדאי לך לשאול את הממונה ואת הקולגות את מי כדאי לך להכיר, ולהזמין את אותם אנשים לקפה או לארוחת צהריים. בשיחת ההיכרות, כדאי לשאול אותם מה דעתם על המחלקה שבניהולך, על החוזקות והחולשות ומה כדאי לשפר. התשובות לשאלות אלה ירחיבו את הפרספקטיבה הניהולית שלך ויאפשרו לך להכיר אנשים מקרוב.

5. הישגים קטנים בטווח המידי

 כדי ליצור מומנטום בתפקיד החדש, רצוי "לרשום" לעצמך כמה הצלחות מוקדמות. עדיף להתחיל בשינויים קטנים, בטוחים וקצרי טווח. הצלחות קטנות אלה ימצבו אותך באור 'ביצועיסטי' וחיובי ויקנו לכם מרווח זמן עד לשלב בו יצפו ממך להטמיע החלטות ושינויים גדולים יותר בעתיד.

6. טיפוח רוח צוות

 העובדים שלך הם הנכס החשוב ביותר שלך. הצלחתם המקצועית היא הצלחתך, ומסירותם לעבודה תלויה במידה רבה בזמן ובמשאבים שבחרת להקדיש להם. לכן כדאי להכיר את הצוות שלך מקרוב, להתוודע לסגנונות העבודה והתקשורת השונים ולזהות את סגנון הניהול וצורת העבודה שאליה התרגלו. למידה זו תסייע לך לתאם ציפיות מחדש ולקבל החלטות ניהוליות נכונות. כאן המקום לרתום אליך את הצוות על ידי שילוב של התייחסות לפרט, בירור העדפות ושיתוף בהכנת תכנית עבודה מצד אחד, ושמירה על הובלה ניהוליות אסטרטגית מצד שני. אם הצוות שלך מעריך אותך ועומד מאחוריך, חצי מהדרך להצלחה בתפקיד החדש כבר סלולה.

הכותבת היא מומחית למנהיגות ארגונית, מרצה באקדמיה ובארגונים ודירקטורית בחברות ציבוריות