מה יש בתיק העובד שלכם?

אין זה סוד שבכל מקום עבודה נשמרים נתונים אישיים ומקצועיים חשובים אודות העובדים. לכל אחד מאתנו, כנראה, יש 'תיק עובד', בו נשמרים פרטי מידע רגישים שהולכים ומצטברים לאורך מחזור החיים שלנו בארגון.

'תיק העובד' שלנו מכיל פרטים אישיים, כגון גיל, מספר ת.ז., מצב משפחתי, כתובת, ילדים, מספר חשבון בנק ועוד. זהו אמנם מידע אישי, אך הוא הכרחי לצורך חישוב ותשלום השכר. יתכנו פרטים אישיים נוספים כגון דת, לצורך מתן חופשות בחגים עפ"י השתייכות דתית, ולפעמים אפילו מידע לצורך ניהול גיוון תעסוקתי בארגון (מגזרים שונים, מיעוטים, בעלי מוגבלויות וכד'), הנדרש לדוגמה בארגונים ממשלתיים וציבוריים המחויבים לשילוב והכלה של אוכלוסיות מרקעים שונים במקום העבודה. גם אם המידע רגיש, הוא מאפשר למעסיק להתנהל עפ"י דרישות החוק, ומבטיח שהעובדים מקבלים את מה שמגיע להם ושזכויותיהם נשמרות.

ב׳תיק העובד׳ נשמרים גם מסמכים המכילים מידע רב על העובד, החל מקורות החיים שהגיש בהיותו מועמד, תוצאות מבחני אישיות וקבלה, חוזה/תנאי ההעסקה, מידע אודות ההיסטוריה התעסוקתית (תפקידים שונים שמילא בארגון, שינויי שכר ועוד), נוכחות, היעדרויות וחופשות, יכולות וכישורים, הערכות תקופתיות ומשובים, הדרכות והסמכות, רישיונות, אירועי משמעת, תאונות עבודה וכד', ועד למכתב סיום העסקה.

באמצעות מידע זה יכול המעסיק לקבל תמונת חתך עדכנית והיסטורית אודות העובד, לבחון את מידת התאמתו לתפקידים חדשים, לתגמל אותו עפ"י ביצועים, לפתח, להכשיר ולשמר אותו, ולקבל החלטות באשר לעתידו.

למי שייך המידע?

תיק העובד הוא קניינו של המעסיק. בדרך כלל הוא מנוהל ע"י מחלקת משאבי אנוש החשופה למידע המלא. גורמים נוספים שעשויים להיות מעורבים בנושאים המנוהלים בתיק, הם המנהלים של העובד שחשופים לחלק מהמידע ולפעמים גם העובד עצמו.

מכיוון שהמידע בתיק העובד הוא פרטי ורגיש, המעסיק מחויב לכללי שמירה על הפרטיות וחסיון המידע. כלומר, גם אם המעסיק עדיין מנהל את תיק העובד באופן ידני (בניירת) או בקבצים במחשב האישי, כל המידע החסוי, צריך להישמר בנפרד ובאופן מאובטח, כך שלא יגיע לידי מי שאינו מורשה להיחשף למידע הזה.

במגזר הציבורי, זכותו של העובד לדרוש לקבל מסמכים מסוימים מתוך התיק שלו, בהתאם להוראות התקשי"ר, אך במגזר הפרטי המעסיק אינו מחויב לאפשר לעובד גישה ישירה למידע, או למסמכים בתיק האישי שלו. עם זאת, המעסיק מחויב, עפ"י ׳חוק הודעה לעובד׳, לספק חלק מהמסמכים בזמן קצוב. למשל, בהליך שימוע לפני פיטורין, ובמסגרת ההיערכות לשימוע, זכאי העובד לדרוש לעיין בתיקו האישי ובכל חומר שיש בידי המעסיק, הרלוונטי לטענות נגדו.

איך מנהלים את המידע?

שאלת ה״ניירת״ או ״הדיגיטל״ היא בהחלט שאלה רלוונטית, ככל שמדובר בשמירה על נתוני עובדים. במרבית מקומות העובדה המוסדרים, מחלקות משאבי האנוש כבר הגיעו מזמן להבנה שתם עידן הניירת, וחייבים לעבור למתכונת של תיק עובד ממוחשב, ולא רק בכדי להימנע מניירת מצהיבה שתופסת הרבה מקום יקר. תיק עובד ממוחשב חוסך משאבים ומאפשר תיעוד, זמינות מידע ועדכון בנושאים רבים לאורך מחזור חיי העובד בארגון, כאשר כל המידע מרוכז ומאפשר לקבל תמונה מקיפה אודות העובד. יתרה מכך, התיק הדיגיטלי מתזכר את הגורמים הרלוונטיים במחלקת משאבי אנוש בנושאים שונים, כגון התראות על מועד רישיונות רכב, או ריענון הסמכות שתוקפן עומד לפוג, מציף אירועים כגון ימי הולדת, מתזכר הבטחות שניתנו לעובד, כגון מועד קיום דיון שכר, הבטחה לפתיחת קרן השתלמות וכד'. בנוסף, המערכת מאפשרת שליפת מידע באופן מידי.

אבל, לא מדובר רק בנוחות. ברגע שתיקי העובדים ממוחשבים, המידע הרלוונטי יכול להיות זמין גם למנהל הישיר, ללא צורך לפניה למחלקת משאבי אנוש (וחלקו אפילו לעובד) והחשוב מהכל – החומר שבו מגובה ומאובטח.

איך מגנים על המידע?

בכדי שהמידע החסוי בתיק העובד יהיה מוגן, מפעילים מערכת הרשאות מוגנת בסיסמה מורכבת, הקובעת למי מותר לראות את המידע ואיזה מידע מותר לכל אחד לראות. המערכת צריכה להיות מאובטחת לחדירה מבחוץ ומבפנים.

ואז עולה השאלה מה עדיף: מערכת בהתקנה מקומית או בענן? במרבית המקרים, מנגנוני ההגנה של מערכות בענן, מגנים טוב יותר על המידע מפני ניסיונות פריצה מבחוץ ובוודאי שמבפנים. כמובן שניתן להשתמש במערכת לניהול תיק עובד המותקנת מקומית בארגון ומגינה על המידע, אבל אז הארגון הוא האחראי הסופי על חסיון המידע.

עם סיום העסקה, ברוב המקרים המעסיק ישמור את התיק בכדי להבטיח שיהיה לו כיסוי במקרה של מחלוקת משפטית כלשהי (לפחות למשך התקופה שבה עדיין לא חלה התיישנות). 

זה מתחיל כבר בקורות החיים

מידע אודותיכם "מסתובב" לא רק אצל המעסיק הנוכחי ומעסיקים קודמים שלכם, אלא גם בחברות אליהן שלחתם קורות חיים ויתכן שאף עברתם בהן ראיונות ומבדקי מיון כלשהם. קורות החיים, סיכומי הראיונות, תוצאות המבדקים וכל חומר אחר שנצבר בתהליך, נשמר לעיתים לפרק זמן לא זניח, במערכת הגיוס של החברה, גם אם לא התקבלתם לתפקיד אליו פניתם. הוא משמש כחלק ממאגר המועמדים של החברה ומאפשר לה לזהות מועמדים מתאימים לתפקידים אחרים ולהציע לכם להתמודד עליהם בעתיד.

גם כאן, אותה חברה מחויבת להגן על המידע, לשמור על פרטיות, ולא לעשות בו שימוש שלא למטרה שלשמה נועד.

למעסיק הנוכחי שלכם אגב, אסור להעביר את המידע שבתיק העובד שלכם למעסיק פוטנציאלי, יש חובה לשמור על פרטיותכם.

מה זה יותר מדי מידע?

אנו חיים בעולם של Analytics, Big Data, ואפילו 'האינטרנט של הדברים' (IoT), כאשר רבים מאתנו עונדים שעונים חכמים, משתמשים בטלפונים חכמים ונושאים תגיות זיהוי חכמות לגישה למתקנים, נוסעים ברכב חברה שלעיתים יש בו מכשיר איתור עם GPS, ועוד טכנולוגיות, שלפחות את חלקן קיבלנו מהמעסיק. אלה אמצעים שאוגרים מידע רב אודותינו. וכאן עולים נושאים אתיים של שימוש במידע, כאשר כרגיל, הטכנולוגיה מקדימה את הרגולציה.

לדוגמה, חברות רבות כיום מציעות לעובדים להצטייד בשעוני ספורט המודדים פעילות, קלוריות וצעדים, ומסייעים לשמירה על בריאות העובד וצמצום היעדרויות. עובדים חוששים שמעסיקים יעשו שימוש בנתונים האישיים שהם אוספים עליהם, למטרות שלא יועדו אליהן מראש. מחקר של Deloitte מעלה שכ-75% מהעובדים מאמינים שכבר היום המעסיקים אוספים עליהן מידע ללא ידיעתם, ומודאגים מאפקט "האח הגדול".

במקרים כאלה חשוב למעסיקים להגדיר 'גבולות גזרה' שיבהירו מה הארגון מבקש לעשות עם המידע וכיצד זה יועיל גם לעובדים. יש להבטיח חסיון מלא של המדדים שמתקבלים, אי שימוש במידע שלא למטרה לשמה נמסר, והתחייבות לכך שלא יישמר ברמה האישית ושלא יהיה ניתן להשתמש בו כנגד עובד מסוים.

בסוף היום, מערכי ה- HR בחברות ובארגונים צריכים להתמודד עם השאלה מה נדרש, מה רצוי ומה אתי, כשמדובר על איסוף מידע על עובדים, גם בסביבה עשירה ורוויית מידע. הכלים לאיסוף ולניתוח קיימים, אך ההבנה וההשלכות חייבות להיות ברורות לכל מי שעוסק באיסוף המידע.

*אין להתייחס למידע בכתבה כייעוץ משפטי

הכותב הוא מנהל מוצרים לניהול HR בסינריון מערכות, המתמחה במתן פתרונות תוכנה לניהול ההון האנושי בארגון, www.synerion.co.il