כשהעובדים לא נפגשים ליד מכונת הקפה

הקולגה שלך בעבודה חוגגת יומולדת. הפתעתם אותה עם בלונים בחדר, התכנסתם כל הצוות בחדר ישיבות, הרמתם כוסית, אכלתם עוגה ובירכתם. זוהי סיטואציה מוכרת כמעט לכל אחד ואחת ממקום העבודה. לסיטואציה טריוויאלית זו יש השפעה ישירה על צוותי העבודה ועל הפרודוקטיביות של חברי הצוות. הקשר הבין אישי שנוצר, הקונטקסט הקיים וההיסטוריה המשותפת מאפשרים לחברי הצוות לבנות אמון. האמון נבנה באופן לא מודע באמצעות המפגשים פנים מול פנים, השיחות במסדרון והמפגש ליד מכונת הקפה. היכולת לקרוא את שפת הגוף, לדעת אם קולגה נמצא במשרד או לא ולמה לא ועוד פעולות בין אישיות רבות נוספות מאפשרות לעובדים בצוות לפתח קשרים חברתיים וקשרי עבודה מבוססים על אמון ולייעל את תפוקת העבודה של הצוות.

הטכנולוגיה כמכשול ביצירת אמון

כיום ישנה מגמה הולכת וגדלה של ארגונים אשר עובדיהם אינם נמצאים פיזית במשרד אחד בו זמנית והם מתנהלים בצוותי עבודה ווירטואליים. עפ"י RW3 כמעט 90% מהעבודה בארגונים נעשית באופן וירטואלי, כלומר העובדים אינם נפגשים פנים מול פנים. באופן טבעי נקודת המוצא של צוותי העבודה הווירטואליים היא חוסר אמון. 86% מהנשאלים במחקר של RW3 לשנת 2018 ציינו שהאתגרים בעבודה בצוותים וירטואליים הם בניית קשרים אישיים ויחסי אמון, וכן ניהול תקשורת בין אישית וקונפליקטים. האתגרים הופכים להיות עוד יותר גדולים כאשר צוותי העבודה הווירטואליים הם רב-תרבותיים.

תדמיינו צוות ווירטואלי עם עובדים ישראלים, גרמנים, נורדים, צרפתים, הודים ויפנים. כל אחד מתקשר מתוך התפיסה התרבותית שלו. סגנון התקשורת של הגרמנים והנורדים היא ישירה. בתרבויות הללו רוצים לדעת מה צריך לעשות ואיך מתקדמים. הצרפתים, ההודים והיפנים מדברים יותר אבל אומרים פחות, סגנון התקשורת שלהם לא ישיר, הרבה נשאר בגדר הלא-נאמר מתוך אמונה שחברי הצוות מבינים מה כוונתם. והישראלים נמצאים באמצע בין הצרפתים והגרמנים. אנחנו מדברים ישיר, אבל מצפים שיבינו את דברינו גם אם לא אמרנו זאת במפורש, ויש לנו פחות סבלנות להסברים. צוות כזה העובד בווירטואל יתקל באי הבנות, בלבול וחברי הצוות יאבדו אמון אחד בשני במהרה. חברי הצוות בעלי תקשורת ישירה יניחו שהאחרים מחביאים מהם מידע או בכוונה מתנהלים בעמימות, הישראלים, הגרמנים והנורדים שהם מכווני משימה יבנו את האמון תוך כדי העבודה אבל חברי הצוות מאסיה ירצו קודם לבנות אמון לפני תחילת העבודה המשותפת. וללא אמון בין חברי הצוות הווירטואלי הפרודוקטיביות תפגע והצוות לא יוכל לעבוד ביחד.

שקיפות, שיתוף מידע ועזרה הדדית

מנהלי צוותים ווירטואליים צריכים להתמקד ביצירת אמון בין חברי הצוות על מנת לעמוד במשימות ביעילות ובזמן. בניית אמון מאפשרת לבצע חלוקת משימות, רעיונות ומידע בין חברי הצוות הוירטואלי. הצוות יהיה פרודוקטיבי יותר כאשר חברי הצוות תומכים זה בזה ועוזרים אחד לשני במטרה להשיג את התוצאות הטובות ביותר. בנוסף, חברי הצוות ירגישו בנוח לפנות בבקשת עזרה בלי חשש שילעגו להם או לא ירצו לעזור להם. כל זאת, תוך גישור על פערי התרבויות בין חברי הצוות.

 אלה הם ארבעה צעדים להשגת אמון בין חברי צוות וירטואלי בין-תרבותי:

1. פעולות בסיסיות: עדיף לקיים שיחות צוות בוידאו. בתחילת כל שיחה לאפשר 10 דקות לסמול-טוק בכדי לבנות אוירה טובה וקרבה אישית. ערכו קבלת פנים וירטואלית לכל חבר צוות חדש וקיימו סבב תקשורת. הקימו אתר ייעודי לצוות, בו יוכלו החברים להעלות פוסטים, תמונות ומידע אישי. בנוסף, אם לארגון יש רשת חברתית פנימית, צרפו את הצוות הוירטואלי על מנת לחזק את תחושת השייכות.

2. פגישות עבודה וירטואליות: עודדו שיתוף רעיונות ופרספקטיבות כדי שכולם יוכלו ללמוד ולהכיר אחד את השני, ארגנו שיחות רק לסיעור מוחות כאשר אחד מדבר והאחרים מקשיבים. במצב בו יש משתתפים רבים בשיחה חשוב ליצור לוח עם שם המשתתף, המדינה בה הוא נמצא והשעה הנוכחית.

3. פעילויות חברתיות: בקשו מחברי צוות לשתף משהו על עצמם, כדי שיתחילו להכיר אחד את השני. בחגים שלחו ברכה אישית לחג שמח. כמנהלי הצוות תכירו לעומק את העובדים ואת תחומי העניין והתחביבים שלהם ותעודדו את כל חברי הצוות לעשות זאת. ובנוסף קיימו שיחות פרטניות ושלחו מייל לחבר צוות המוקיר ומודה על עבודתו הטובה.

4. כיף וירטואלי: תשקיעו זמן בבניית קשרים בין חברי הצוות, אפשר שתשחקו משחקי רשת ביחד לדוגמא. בקשו מחברי הצוות להסביר על החגים והמסורת שלהם כדי שהאחרים יכירו את התרבות האחד של השני. קיימו מסיבה ווירטואלית, בה כל עובד מביא את המאכל האהוב עליו ואוכלים ביחד באון-ליין, זכרו לחגוג ימי הולדת ואירועים משפחתיים חשובים אחד של השני.

ארבעת צעדים אלו יאפשרו לייצר היכרות אישית בין חברי הצוות, היסטוריה משותפת וקונטקסט ולפתח קשרים חברתיים וקשרי עבודה מבוססים על אמון, גם בוירטואלי.

הכותבת היא מייסדת ושותפה ב TrainingCQ, מומחית לבניית צוותים גלובליים וייעוץ בין תרבותי.