מהן המגמות המרכזיות בנסיעות עבודה לחו"ל?

על פי חברת TravelSuit, המספקת שירותי ניהול נסיעות עסקיות לחברות, היעדים המובילים שאליהם טסו עובדי חברות ישראליות ב-2019 הם ניו יורק, לונדון, פריז ומוסקבה. יחד עם זאת, היצע הטיסות הקיים, במיוחד לאור מדיניות ה"שמיים הפתוחים", מאפשר לישראלים להגיע בקלות לכל נקודה על הגלובוס, דבר שמאיץ חברות ומאפשר להם להרחיב את העסקים אל מעבר לים יותר בקלות.

"השוק הישראלי נפתח לעולם כבר לפני שנים, אך בכל זאת בשנים האחרונות המספר האבסולוטי של עובדים הנוסעים מטעם חברות גדל משמעותית. העולם נהיה יותר "גלובאלי" ואין תחליף לפגישת עסקים פנים אל פנים",אומר זאבי מיקהל, מנכ"ל TravelSuit.

"לכן יותר ויותר עובדים ישראלים טסים פעמים רבות לחו"ל בשליחות העבודה, וחשבון הנסיעות של החברות הללו תופח ומתחיל להעיק על התקציב. כתוצאה מכך ניתן לראות שב-2019, יש עלייה של קרוב ל-100% במספר החברות שמאפשרות לעובדיהן להזמין טיסות לואו קוסט כדי לעמוד ביעדים העיסקיים ובמקביל לשמור על תקציב הנסיעות של החברה. המגמה הזאת טבעית אך יחד עם זאת, חשוב לוודא שעסקים מבינים את המורכבויות והמשמעויות של טיסות לואו קוסט ויודעים לשלב אותן כחלק ממדיניות הנסיעות של החברה באופן נכון. הנתון הזה מפתיע מכיוון שבאופן מסורתי עסקים נמנעו מלהזמין מוצר זול שנחשב פחות נח ועם יותר סיכונים לשיבושים כאשר מדובר בנסיעה עסקית, אולם, ישנה מגמה בתחום נסיעות עסקים שיותר יותר אלמנטים שנחשבים כמתאימים לנסיעות פנאי מוצאים את דרכם ומשתלבים בעולם הנסיעות של העסקים".

האתגר: תהליך הזמנה מסורבל

בעוד שהזמנת טיסה לחו"ל כתייר מהשורה היא ידידותית ופשוטה – כאשר ניתן להשוות מחירים באינטרנט, ולרכוש את הכרטיסים הרצויים בהקלקת עכבר, כשמדובר בנסיעות עבור גופים עסקיים, המצב מסובך יותר. הצורך לעמוד בתקציב ולעקוב אחר כל נסיעה של כל עובד, גם כשמספרן הולך ועולה, גורם לא פעם כאב ראש רציני לנוסע עצמו, למנהלים ולכל העוסקים באדמיניסטרציה בארגון.

בנוסף, תהליך ההזמנה מסורבל למדי, כאשר במקום לגלוש באינטרנט ולהזמין כרטיס במהירות, העובד או מישהו מטעם החברה צריך ליצור קשר עם סוכן הנסיעות, לבחור את הטיסה המתאימה לנוסע מבין האופציות שיציג הסוכן, להעביר את פרטי הנסיעה לאישור הממונה ורק לאחר מכן להחזיר תשובה לסוכן על מנת שיבצע עבורו את ההזמנה. לא פעם, עוברים כמה ימים עד שההזמנה מבוצעת בפועל.

התוצאה – תסכול וחוסר שביעות רצון של העובדים מתהליך ההזמנה ומכך שלא תמיד מקבלים את הטיסה הנוחה להם ביותר, לצד הליכים מורכבים ולא יעילים שגוזלים זמן בקרב פונקציות שונות בחברה, וזאת מבלי להזכיר את הסיכוי הסביר של שינוי במחיר הטיסה ו/או המלון במהלך התהליך כולו.

"ב TravelSuit- הבנו שהשוק צועק לשינוי ואין סיבה שחוויית ההזמנה של נסיעה עסקית תהיה שונה מחוויית ההזמנה של נסיעה פרטית", מסביר מיקהל. "לכן, ביחד עם סוכנויות נסיעות מובילות בעולם בנינו את הפלטפורמה המהווה פתרון היברידי בין האופליין לאולניין שמותאם למאה ה-21, ומשלב נוחות לעובד שמזמין טיסה בהתאם לצרכי החברה, ומאפשר לנהל את כלל הנסיעות ותקציבן בקלות אונליין, לבין מענה אנושי מהיר שמספק תמיכה 24 שעות ביממה בכל מקרה בלתי צפוי – ובנסיעות עסקים יש הרבה כאלה".

"ההוצאה השנייה בגודלה אחרי המשכורת"

כמו כל חברה הפונה לשוק העסקי, הסוגיה העיקרית ש-TravelSuit מתמודדת איתה היא כיצד להביא ערך מוסף ללקוחות שלה מבלי להעמיס הוצאות מיותרות.

"צריך להבין שכיום, בארגונים רבים, ההוצאה האופרטיבית השנייה בגודלה אחרי המשכורות היא על נסיעות, ולכן כדאי לרתום את הטכנולוגיה המתקדמת כדי לנהל את העלויות הללו", אומר מיקהל ומוסיף כי "לפני 20 שנה, אנשים לא חשבו שכדאי לרכוש מערכת לניהול אנשי הקשר, אך אז קמו חברות ה-CRM וייעלו את תהליך המכירות. אנחנו עושים דבר דומה – כשהמטרה היא לאפשר לארגונים לספק לעובדים חווית נסיעה נוחה ונעימה, ומהצד הניהולי, לעזור לבעלי התפקידים הרלוונטיים בארגון להבין איך אפשר לחסוך כסף או להתייעל ולמקסם את תקציב הנסיעות השנתי שלהם".

בנוסף, מתוך הבנה ש"זמן שווה כסף", וכי בנסיעה עסקית חשוב מאוד שהעובד לא יבזבז זמן על שינויים ושיבושים בנסיעה, פועלת TravelSuit לייעול מקסימלי של ההגעה ליעד כדי למנוע איחורים לטיסות או פספוס טיסות קונקשן.

על אף שיש ל-TravelSuit לקוחות מכל העולם, בחברה שמים דגש על פעילות מול חברות ישראליות – שכן כחברה ישראלית גם כן, הם מכירים היטב את הצרכים הייחודיים לשוק המקומי.

הכל בפלטפורמה אחת

המערכת של TravelSuit נותנת פתרון הוליסטי לביצוע וניהול כל צרכי הנסיעות של החברה. המערכת מאפשרת הזמנה של כל הטיסות והמלונות בפלטפורמה אחת אונליין, ובזמן אמת בלי צורך להמתין לסוכן הנסיעות. הודות לכך שהיא מחוברת למקורות מלאי רבים של טיסות ומלונות, מאפשרת המערכת היצע מגוון לכל כיס וטעם – והכל באתר אחד.

בנוסף, המערכת נותנת כלי ניהול ובקרה לחברה על מנת לייעל ולשלוט בתקציב הנסיעות לרבות בניית Travel Policy לחברה, בניית הליך אישורי נסיעה, ריכוז כל החשבוניות במקום אחד, כך שניתן לראות את גובה ההוצאה על נסיעות עסקיות בקלות ובנוחות, וכן מספקת דו"חות מפורטים על ההוצאות, כולל תובנות שיוכלו לסייע לשפר את הזמנת הנסיעות העסקיות.

"המערכת שלנו מנתחת את סעיף הנסיעות לפרטי פרטים - החל מכמה זמן מראש העובדים מזמינים טיסה, מה המחיר הממוצע של הכרטיסים שהחברה רכשה, כמה פעמים ביטלו טיסות ועוד", מסביר מיקהל, "כל הדאטה שהמערכת אוספת מאפשר לנו להכיר טוב יותר את צרכי הלקוח ולהתאים פתרונות ייחודיים שייעלו את תהליך ההזמנה ויאפשרו לכל חברה להוציא את המירב מתקציב הנסיעות".

"השירות שלנו מתפרש על כל חלקי הנסיעה", הוא מוסיף. "לפני הנסיעה, העובד מקבל את האישור לנסוע ואנחנו עוזרים לנהל את התהליך במהירות וביעילות. עובדים רבים העידו על כך שתהליך הזמנת הנסיעה המסורתי, שכרוך ב'פינג פונג' מול סוכני נסיעות ובעלי תפקידים בארגון, סחט מהם הרבה אנרגיה – עוד לפני הנסיעה.

"בשלב השני – שלב הנסיעה עצמה – מרגע שעלית על המונית ועד שחזרת למקום שהותך, הרבה דברים יכולים להשתבש. אנחנו נותנים מענה אנושי בצ'אט, במייל או בטלפון תוך כמה דקות, לא משנה היכן בעולם אתם נמצאים, ומה השעה כאן בארץ. לאחר הנסיעה, אנחנו מספקים נתונים על העמידה של החברה ביעדי תקציב הנסיעות שלה, ומסייעים לייעל אותו. כל זאת בעברית – יתרון מרכזי שלנו, שכן אין כיום בשוק חברות שנותנות את השירות הזה בשפה המקומית".

"בנסיעה עסקית, בניגוד לנסיעת פנאי, הטיסה היא לא המהות אלא האמצעי", מדגיש מיקהל. "מחקרים מראים שזמן נסיעה ממוצעת של נסיעה עסקית הוא 2.9 ימים – כלומר, אין מקום לפספוסים".

לפרטים נוספים לחצו כאן >>