צילום: שאטרסטוק
"ראיונות עבודה מרחוק קיצרו את זמן הגיוס בלמעלה מ-50%. נמשיך בכך גם בשיגרה"
חברות גילו שמודל של גיוס וקליטת עובדים מרחוק, אשר החל כמענה לצורך במציאות של הסגר והבידוד בעת התפרצות הקורונה, הוא יעיל וחסכוני יותר והחליטו להמשיך בדרך זו גם בימי שיגרה; "היום זה קורונה, מחר זה שפעת. אין ספק שגיוס וקליטה מרחוק מהווה חסם לחיידקים אבל מעבר לכך, מדובר בתהליך הרבה יותר קל לביצוע ופחות מסורבל"
בזמן הסגר ובשיא ההגבלות שנועדו למנוע את התפשטות נגיף הקורונה עברו חלק מהחברות לגיוס וקליטת עובדים מרחוק כדי להמשיך בפעילות העסקית. הן גילו שהדרך הזאת יעילה יותר וחסכונית בזמן ומשאבים ולכן, כמה מהן החליטו לאמץ את המודל הזה גם בימי שיגרה וללא קשר למגיפה. "גילינו שמשך הזמן שלוקח לנו לגייס מועמד למשרה מסוימת התקצר בלמעלה מ-50%", אומר רוני בלנקלדר, מנכ"ל חברת אמריקן לייזר שהחליטה לעבור לגיוס וקליטה מרחוק לכלל הגיוסים בסניפים ולמעשה השאירה את הגיוסים הפרונטליים רק במשרות מטה בכירות.
קראו עוד בכלכליסט
"החזרה לשגרה העמידה בפנינו אתגרים רבים, ובראשם מילוי ההתחייבויות כלפי לקוחות החברה אשר היינו מנועים מלטפל בהם בתקופת הקורונה. על מנת להתמודד עם אתגר זה, היינו צריכים להיערך במהירות ולתגבר בכוח אדם להשלמת המשימה. היה ברור לנו שנצטרך לשנות את תהליך הגיוס והקליטה, מתהליך פרונטלי לתהליך שהוא לפחות בחלקו דיגיטלי, על מנת למזער סיכונים ולשמור על בטיחות המרואיינים והעובדים. אם לפני תקופת הקורונה התהליך כולו התבצע במטה החברה שבראשון לציון, החל מראיון פרונטלי, דרך מבחן אמינות וכלה בהליך בירוקרטי הכולל מילוי טפסים לתחילת עבודה, אז המודל החדש כולל ראיון עבודה המתבצע בשיחת וידאו, וממשיך דרך מבחן אמינות ותהליך קליטה שמתבצעים בסניף הקרוב למקום מגוריו של המרואיין, וזאת על מנת להקל על ההגעה של המועמד, בפרט בימים אלה שבהם הרכבות אינן פועלות ויש חשש משימוש בתחבורה ציבורית בעקבות הקורונה", הוא אומר.
הייתרונות בגיוס מרחוק מצד המועמדים הם תחושה שמכבדים את הזמן שלהם, מתחשבים בהגעה שלהם והראיון נעשה בסביבה המוכרת להם בה הם נינוחים ורגועים יותר. "נכון שקיימים גם חסרונות, כי בראיון המתבצע בשיחת וידאו אתה פחות "מרגיש" את המועמד וקשה לך לעלות על הניואנסים, אבל עדיין במשוואה הכוללת היתרונות עולים על החסרונות. אימצנו את המודל החדש לכלל הגיוסים בסניפים, אך כשמדובר בגיוס של בכירים בתפקידי מטה, כדוגמת מנהלי אגפים, אנחנו עדיין משמרים את המודל המסורתי, היות ומדובר בראיונות ארוכים יותר, שמשתתפים בהם מס' בעלי תפקידים, וברוב המקרים מדובר במועמדים שבאמתחתם רכב ולכן אין להם בעיית הגעה".
את הסיבה לקיצור משך תהליך הגיוס בלמעלה מ-50% הוא מייחס בחלקה לכך שהתהליך נעשה בצורה מקוונת ובחלקה לכך שיש יותר מועמדים בשוק. "מצד אחד, האונליין מאפשר להתניע את תהליך הגיוס מהר מאוד באמצעות תיאום של שיחת וידאו, לפעמים עוד באותו היום, בעוד תיאום של ראיון פרונטלי שאורך בממוצע כיומיים-שלושה. מן הצד השני, יש היצע גדול של מועמדים איכותיים בשוק העבודה שיצאו לחל"ת או פוטרו, זמינים וכמהים לעבודה ומלאי מוטיבציה, ולכן התהליך מולם מתבצע בצורה מהירה יותר", הוא אומר.
רבע מהגיוסים עברו לאונליין
גם בחברת בזק אונליין החליטו להמשיך בגיוס וקליטה מרחוק בכרבע מהתהליכים המתבצעים בחברה. "לפני הקורונה כל תהליכי הגיוס והקליטה בחברה התבצעו באופן פרונטלי. לאחר ראיון טלפוני מול רכזת הגיוס של החברה, המועמד היה מזומן למוקד אליו היה משויך להמשך סינון, הכולל ראיון פרונטלי מול אותה רכזת, ובאותו מעמד ראיון עם המנהל המקצועי. במידה והיה מתקבל, תהליך הקליטה, הכולל חתימה על הסכם עבודה ומילוי טפסים להתחלת עבודה היה מתבצע בו במקום. בעקבות הקורונה, היינו צריכים להמציא את עצמנו מחדש ולייצר מודל גיוס וקליטה מרחוק, שיתאים למגבלות התקופה אך לא יפגע באיכות של תהליך הסינון. אז פיתחנו תהליך שכולו מרחוק, והוספנו שכבת סינון חדשה, אחרי שיחת הטלפונית הראשונית, שבה המועמד נדרש לשלוח סרטונים קצרים שבאמצעותם הוא מציג את עצמו ומתייחס לסוגיות כגון רקע תעסוקתי, רקע אישי, ציפיות שכר ועוד, בהתאם לסט שאלות רלוונטי שהועבר אליו. על סמך הסרטון התקבלה החלטה ע"י המנהל המקצועי אם להתקדם עם אותו מועמד. תהליך הקליטה התבצע באמצעות קישור לאפליקציה שנשלח למועמד, דרכו הופקו טפסי הקליטה לחתימה דיגיטלית. בין לבין, היתה תקשורת שוטפת בהתכתבויות ווטסאפ בין המועמד לרכזת הגיוס. בהמשך, חלק מהעובדים עברו הדרכה מרחוק באמצעות זום, וחלק נדרשו להגיע להדרכה פרונטלית בקבוצות קטנות בהתאם להנחיות משרד הבריאות, בכפוף לשיקולים גיאוגרפיים", מספר מושיק בר-און, סמנכ"ל חטיבת בריאות ופיננסיים בחברה.
"כיום החלטנו לאמץ את מודל הגיוס והקליטה מרחוק באופן חלקי, ונכון לעכשיו כרבע מתהליכי הגיוס והקליטה בחברה מתבצעים מרחוק במתכונת זהה לתקופת הקורונה. יש לנו מוקדים שבהם תהליך הגיוס והקליטה של חלק מהעובדים מתבצע מרחוק ללא שום מעורבות פרונטלית".
למה החלטתם להמשיך לבצע רק רבע מתהליכי הגיוס מרחוק ולא יותר?
"כהחלטת חברה החלטנו לשמר רק כ-25% מסך תהליכי הגיוס מרחוק על מנת לשמור גם על תהליך פרונטלי מסורתי. אנחנו מנהלים סקרים בתדירות גבוהה למול המגויסים שעברו תהליך מרחוק ומניתוח הסקרים האחרונים עולה שביעות רצון גבוהה מאוד, יחד עם זאת מצאנו שישנם נציגים שעדיין מתקשים או לא מתחברים לדיגיטציה ואנחנו לא רוצים לוותר עליהם"
האם מדובר רק בתחילת התהליך של הסינון הראשוני בעצם שנעשה מרחוק?"את ההחלטה על ביצוע תהליך חלקי של גיוס מרחוק (בעיקר בשלב הסינון הראשון) או תהליך גיוס וקליטה מלא מרחוק אנו מקבלים על פי צורך. למשל, במקרים בהם אנו מגייסים דוברי שפות שמתגוררים באזור מסוים המרוחק ממוקד הקליטה, תהליך מלא של גיוס וקליטה מרחוק מאפשר לנו לגשר על הפערים הגיאוגרפיים, כנ"ל במקרים שבהם למרואיין יש אילוצים שמשפיעים על הזמינות שלו. במקרים שבהם המשרה דורשת כישורים יותר מורכבים, לרוב נעדיף שתהליך הגיוס והקליטה מרחוק יהיה חלקי, ונרצה לגבות גם בראיון פרונטלי לאחר הסינון הראשי כדי 'להרגיש' את המועמד ואת המוטיבציה שלו ולהתרשם מהניואנסים, כפי שניתן בצורה טובה יותר בראיון פנים מול פנים".
"היום זה קורונה מחר זה שפעת. אין ספק שזה תהליך הרבה פחות מסורבל"
באתר הקניות הישראלי שוז אונליין שהייתה צריכה לגייס במהירות עובדים מכיוון שצמחה דווקא בתקופת הקורונה בעקבות סגירת החנויות והקניונים, עברו מתוך כורח לגיוס מרחוק והחליטו לאמץ את המודל גם בשיגרה לחלק מהתפקידים. "למדנו ליהנות מהייתרונות של מודל הגיוס והקליטה מרחוק. היום זה קורונה, מחר זו שפעת, אין ספק שזו שיטה מצויינת שמהווה חסם לחיידקים. אבל מעבר לכך, מדובר בתהליך שהרבה יותר קל לביצוע ופחות מסורבל, ומה שבטוח אינו פוגע באיכות העובדים שאנו מגייסים ומאפשר לנו להגיע ליעד בזמן קצר יותר", אומר דקל סטולרו, שותף מייסד ומנכ"ל החברה.
"עם העלייה בביקושים, שהיתה מעבר למה שצפינו, הבנו שאנחנו חייבים להיערך מבחינת תגבור כוח האדם. כבר בתקופת הקורונה גייסנו עובדים בתהליך שהתבצע רובו ככולו מרחוק וכלל ראיון עבודה ראשוני בזום, שאותו ליוותה שיחה טלפונית של המנהל המקצועי עם ממליצים שנמסרו על ידי המועמד, והסתיים בתהליך קליטה של חתימה על טפסי עבודה שגם הוא התבצע מרחוק. בנוגע להכשרות לתפקיד, בתפקידים של שירות לקוחות וניהול תוכן באתר ההכשרה התבצעה מרחוק ובתפקידי ליקוט ההכשרה התבצע במשרדי החברה בכפוף להנחיות משרד הבריאות. גם כיום, כשאנו מגייסים לתפקידים של מנהלי תוכן באתר ונציגי שירות לקוחות אנחנו משמרים את תהליך הגיוס והקליטה מרחוק, ומאפשרים להם לעבוד לסירוגין מהבית ומהמשרד וכך ליהנות מהיתרונות של הגמישות במודל עבודה כזה. לפעמים, אם קיים צורך, אנחנו כן נזמן לראיון פרונטלי מול המנהל המקצועי לאחר הראיון הראשוני בזום, אבל זה כבר לא שלב הכרחי בתהליך", הוא אומר.
"במבחן התוצאה, הרגשנו שהמועמדים יותר רתומים ויותר משקיעים בתהליך"
בחברת הסושיאל גיימינג SciPlay (סייפליי), המשיכו לגייס גם בתקופת הקורונה ולכן עם תחילת התפרצות הנגיף ברחבי העולם, החלו להיערך למצב בו יצטרכו העובדים לעבור לעבודה מהבית, וכתוצר משנה, גם לגייס מרחוק. צוותי הגיוס וה-HR וכן צוות ה-IT גיבשו תהליך ראיונות באונליין, שכלל מבחנים וירטואליים וראיונות אישיים בשיחות וידאו. התהליך התברר כמאוד יעיל וחוסך זמן ומאמץ גם למרואיינים וגם לצוות המראיינים ולכן בכוונתם לאמץ גיוס מרחוק לפחות בחלקו כאשר ישובו לעבוד מהמשרדים.
"לפני 'תקופת הקורונה' השלב הראשון במיונים לתפקידים טכנולוגיים היה למעשה שליחת מבחן למועמד, כשהמועמדים המתאימים המשיכו לביקור במשרדים וראיונות פרונטליים", מספרים בחברה. "מאז שהתחלנו לעבוד מהבית שינינו את זה כך שקודם כל מתקיים ראיון בשיחת וידאו, על מנת לחבר את המועמד לחברה ולהווי, ורק לאחר מכן שלחנו את התרגילים. במבחן התוצאה, זה באמת עבד יותר טוב והרגשנו שהמועמדים יותר רתומים ויותר משקיעים בתהליך, ולכן זה הדבר הראשון שניקח איתנו מהתקופה הזו. מעבר לזה, כשנחזור למשרדים התכנון הוא להתחיל בפיילוט שבו נאמץ כמה שיותר מהתהליך באופן יורטואלי – למשל, נציג מהצוות הטכנולוגי שלנו יעבור עם המועמדים על המבחנים שביצעו בשיחת וידאו ולא נזמן אותם להגיע פיזית רק בשביל זה", אומרת מעין אייזנר רוזנמן, סמנכ"לית משאבי אנוש בחברה.
לדבריה, חשוב להם שהמועמדים המתקדמים בתהליך יבקרו במשרדים על מנת להתרשם מהאווירה וכדי שהחברה תוכל להתרשם מהמועמדים פנים מול פנים. "עם זאת, ללא ספק נאמץ כמה שניתן מהתהליך הוירטואלי כי בסופו של דבר הוא באמת היה מאוד יעיל וסייע לנו לצרף לשורותינו טאלנטים מעולים".