איך מנהלים זמן בחברת סטארט-אפ

כותרות מדורי ההייטק בחודשים האחרונים נראות כמו מירוץ חימוש של חדי קרן. מדי יום מתפרסמות ידיעות על גיוסי הון, מכירות והנפקות בהיקפים שטרם ידענו כמותם. בחלק מהמקרים מדובר בחברות מבוססות שהגיעו לפרקן, ובחלק מהמקרים בחברות צעירות מאוד שהצליחו להלך קסם על משקיעים, אבל גם מעלות חשש להתלהבות מוגזמת ולא פרופורציונאלית.

אחת התוצאות של הגאות בשווקים, היא שחברות רבות נכנסות לסחרור כדי להצליח ולקפוץ על הרכבת הדוהרת. בתוך אווירה מוטרפת של בהלה לזהב קשה לשמור על סדר ותהליכים מובנים, ומנהלים רבים מוצאים את עצמם רודפים אחרי רשימת משימות בלתי נגמרת וניסיון לייצר ערך, או מראית עין של ערך, במהירות גבוהה וסיכון לאובדן שליטה.

בחברה שניהלתי בעבר פנתה אלי היועצת המשפטית ואמרה שהיא מבקשת שנשכור לצידה יועץ משפטי נוסף משום שאנשי המכירות ממטירים עליה עשרות חוזים חדשים מדי שבוע והיא לא עומדת בעומס, מה שמוביל לכך שהחתימה על העסקאות מתעכבת. ירדתי קצת לעומקם של דברים ומצאתי שאמנם אנשי המכירות החרוצים שלנו מביאים המון עסקאות, אבל בפועל רק חלק קטן מאותן עסקאות מניבות נפח פעילות עסקית משמעותי. הפתרון, אם כן, אינו לעבות את מצבת כוח האדם במחלקה המשפטית, אלא לתדרך את אנשי המכירות להיות ממוקדים יותר ולתעדף עסקאות בעלות פוטנציאל גבוה יותר.

אני חש שהדוגמא הזו טיפוסית להרבה מהבעיות הקיימות בסטארט-אפים, במיוחד בשלבי צמיחה: אנחנו נוטים לרוץ לכל הכיוונים ולייצר קצב מטורף שאי אפשר לעמוד בו, במקום להיות שקולים ומחושבים יותר. התוצאה: פגיעה משמעותית ביעילות, יצירת עומסים תפעוליים וביורוקרטיה מיותרת, ובעיקר- בזבוז המשאב הכה יקר, משאב הזמן.

בהזדמנות אחרת פנו אלי מנהלים בחברה והתריעו שאנחנו צריכים לעבור למשרד גדול יותר כיוון שיש עומס רב על חדרי הישיבות ולעיתים קשה לתאם פגישות כי קשה למצוא חדר ישיבות פנוי. הפתרון שהגענו אליו לבסוף הוא: בואו נצמצם את כמות הפגישות. אם היינו חושבים שכל אותן פגישות הן חיוניות זה היה סיפור אחר, אבל בפועל כשבחנו את הנושא מקרוב הגענו למסקנה שריבוי הפגישות העיד בעיקר על חוסר סדר והיעדר תהליכים מסודרים בחלק מהצוותים. האינסטינקט של כולנו כשאנחנו נתקלים במחסור הוא להוסיף עוד משאבים. בפועל, הרבה פעמים נכון יותר להביט קודם כל פנימה ולטייב תהליכים, לנהל נכון יותר את המשאבים הקיימים ולהגיע לשלב של הוספת משאבים נוספים רק כשאנחנו מניחים שהפעילות מנוהלת בצורה נכונה וחכמה.

אחת הסגולות החשובות של מנהל טוב היא היכולת לנהל נכון את הזמן שלו, ובהתאם גם את הזמן של הארגון. תפקיד המנכ״ל מורכב מכל כך הרבה משימות ואתגרים, שאין אפשרות להספיק את הכול. צריך לתעדף, להתרכז במשימות הקריטיות ולמצוא את שביל הזהב בין המשימות, התחומים והאתגרים השונים. מטבע הדברים זה לא דבר שאפשר לקבל בו ציון מאה, אבל מנהלים מנוסים משקיעים בלפתח שיטות לטיוב הזמן שלהם. זה מתחיל מקביעת משך פגישות לחלונות זמן קצרים יותר, למשל חצי שעה במקום שעה, להגדיר מראש אג׳נדה ויעדים לכל פגישה ולדרוש מכל המשתתפים לבוא מוכנים, ועוד.

מנכ״ל אמזון (לשעבר) ג׳ף בזוס, למשל, הנחיל מדיניות שבה כל פגישה נפתחת בקריאה משותפת של תקציר חומר הרקע לפגישה שמאורגן בצורת מזכר בפורמט אחיד, ולאחר מכן עריכת דיון שראשי הפרקים שלו הוגדרו מראש ומתנהל אף הוא לפי סט כללים מוגדרים מראש. בין עובדיו יש כאלה המשוכנעים שהנוסחה הזו היא המפתח לפרודוקטיביות ואחד הגורמים הקריטיים להצלחת החברה, ולעומתם אחרים שחושבים את ההיפך וחלקם אף עזבו בגללה את הארגון. מה שבטוח, הנוסחה הזו מתאימה (כנראה) לבזוס ואולי לאמזון, בטח לא לכל הארגונים בעולם.

מנהלים רבים אוהבים ללמוד מתודולוגיות סדורות לניהול זמן ומשימות. אחת מהן היא GTD (getting Things Done), שיטה שפיתח דיוויד אלן ומוצגת בספר באותו שם שהפך לרב מכר במדינות רבות בעולם. אלן מציג שיטה בת חמישה שלבים לסינון, ארגון וניהול משימות, שמיליוני חסידיה נשבעים ששיפרה משמעותית את ההספקים ואיכות התפוקות שלהם. נושא ארגון הזמן הוא קריטי להצלחת המנהל והארגון, ומשום כך מנהלים נורא אוהבים להחליף ביניהם עצות וטיפים לניהול נכון של הזמן: לשלוח לעצמך תזכורות, לחלק משימות לקבוצות, לייצר קבוצות עבודה וירטואליות, לייצר למשתתפי כל פגישה שאלון שישיבו עליו לפני פתיחתה, האקתונים בסופי שבוע להתמודדות עם משימות קריאטיביות שנזנחו ועוד.

הצורך בניהול נכון של הזמן עולה לא רק כשאתה מנכ״ל של חברת ענק עם היקף עסקים משמעותי, אלא גם בשלבים ראשוניים של חיי החברה. נכון מצד אחד שבשלבים אלו עדיין אין המון פעילות, מצד שני גם אין הרבה מי שיעזור לך ואתה מוצא את עצמך מנהל הרבה מאוד דברים בעצמך. גם בשלב הזה, כמו בשלבים הבשלים יותר, המפתח הוא: לעשות פחות. כשאתה מוצא את עצמך קורס תחת נטל העבודה, רוב הסיכויים שאתה מבזבז זמן יקר על דברים שאפשר בלעדיהם, או לכל הפחות אפשר בלעדיהם כרגע. בחברות סטארט-אפ יש תמיד מירוץ לעשות את הבלתי אפשרי. בבסיס המודל ניצבת ההנחה שאנחנו, חבורה בת מספר חד ספרתי של אנשים עם מימון מוגבל, תצליח תוך כמה שנים בלבד לייצר מפלצת שתאיים על ענקי התעשייה ותגרום לאחד מהם להוציא מיליארדים (הייתי כותב מאות מיליונים אבל גם אני קראתי את מדורי ההייטק בחודשים האחרונים) כדי לרכוש את הנכס הצומח במהירות.

מדובר באספירציה מטורפת, כמעט חולנית, וככזו - היא לא מאפשרת לנו לשוט על מי מנוחות. בתרבות הסטארט-אפ הישראלית נוצר אתוס של יחידת קומנדו, מעטים נגד רבים, דוד נגד גוליית, ווייז נגד גוגל מאפס - שגורם לנו לפעמים לרוץ כמו משוגעים רק כדי, ובכן, לרוץ כמו משוגעים. לפעמים לעשות עוד ועוד מייצר אחר כך עוד מחויבויות, פגישות המשך, מחייב שכירת אנשים נוספים ומגדיל משמעותית את העלויות ובזבוז הזמן, אבל לא בהכרח תורם ליעילות ולפריון. האתגר, אם כן, אינו איך להספיק יותר, אלא דווקא איך להספיק פחות. כשמפנים קצת זמן, לא נסחפים ללוח זמנים שלא מאפשר אפילו לנשום או לחשוב בבהירות, אפשר לתעדף יותר בנחת ולעשות את מעט הדברים שהגדרנו כחשובים - ברמה הרבה יותר גבוהה של השקעה ואיכות.