צילום: רמפה השכרת ציוד לאירועים
אם אירוע אז אירוע ולא בחצי חיוך
בטח היו לך לא מעט הפתעות באירועים שהיית צריך להפיק, בוא נדבר על זה, אחרי הכל למה לא ללמוד מהעבר, בטוח שרק טוב יכול לצאת מזה.
אולי יש הרבה דברים לומר על ענייני אירועים ובכלל על האופן שבו עושים אירוע, אבל אירוע מתוכנן נכון זה לא דבר מובן מאליו ובטח שלא דבר פשוט כפי שרובנו חושבים. אירוע שבו אתה חושב על המוזמנים ו/או על אלו שיגיעו כי הם "הוזמנו" מראש על ידי בן או בת הזוג שלך לפחות מה שזה שהם אומרים כשהם נכנסים, הם ההפתעה הכי לא צפויה שתהיה לך באירוע. כאמור, אתה יודע כאשר ערכת את רשימת המוזמנים לחתונה שהזמנת 200 מוזמנים- ואז מסתבר שהגיעו 300 אורחים. כעת אתה עומד בפני דילמה לא פשוטה כלל: מהיכן נוספו עוד 100 אורחים או חברים שלא הכרת כלל לאירוע.
מה אתם צריכים לדעת בכדי שהאירוע שלך יהיה מושלם ובלתי נשכח?
החלטת לפנות לחברה להשכרת ציוד לאירועים, עליך לדאוג לתכנון מוקפד וברור, וכן לדרוש שלא יאחרו עם כל הציוד הנדרש. ואולם, אם ניתן היה לבקש עוד משהו שיקרה- זה היום שבו אתה נוכח לדעת שדבר ממה שדרשת לא התקיים. לפתע אתה נוכח לדעת שעשית טעות- דהיינו, לא ווידאת ובדקת היטב טרם בחרת את החברה להשכרת ציוד לאירועים שתוכל לענות על הצרכים והדרישות שלך ממנה לעשות לאירוע מבלי לאכזב אותך.
כאמור, אתה נוכח לדעת שיש לך עוד 50 זוגות באולם וחברת השכרת ציוד שדואגת שההגברה תהיה מספיק טובה, אלא שהם לא בדיוק הביאו את הציוד הנכון והמתאים לגודל של האירוע, שכמובן היה מתוכנן לפחות אורחים, וכי האורחים הלא צפויים שהחליטו ממש להפתיע אותך ואת מספר המנות שלא תוכננו... ואז תקבל חשבון בסוף האירוע. מה נותר לעשות במצב כזה? פשוט לחייך ולקוות לטוב... שרק יהיה טוב.
למרבה הפלא ישנן חברות להשכרת ציוד לאירועים שיודעות להתמודד עם בעיות כאלה ואף להמציא את עצמן מחדש בכך שהן יודעות להיערך עוד בטרם עת ולהביא עמן ציוד נוסף כך שכולם יוכלו ליהנות מהאירוע שלך.
אז מה עוד נחוץ לדעת כאשר אנחנו אחראים על הפקת אירוע?
לא משנה אם מדובר באירוע משפחתי גדול ובין אם מדובר באירוע לעבודה, האלמנט החשוב שצריך להקפיד עליו הוא החשיבה מחוץ לקופסה. כיום, עולם האירועים עבר שינויים והתפתחויות מאוד משמעותיות, אשר יצרו סטנדרט בלתי מתפשר של תהליכי הפקות אירועים. לאחר שכולם כבר ראו הכול, יש דרישה ברורה של מפיקי אירועים ואזרחים, להשקיע יותר מחשבה בפרטים הקטנים של תהליך העבודה על הפקת האירוע, וליצור אירועי יוקרה גם כאשר מדובר על אירועים משפחתיים ופרטיים. אך כמובן שיש לדאוג שלחברה להשכרת ציוד לאירועים שבחרת בה, יהיה את כל הציוד הדרוש לאירוע מוצלח. החל מאוכל הטוב ביותר שיוגש באירוע, וכן יוגש עם הכלים המתאימים, ובכך האורחים יוכלו ליהנות הן מהאוכל והן מהכלים והנוחות.
להקפיד על כל הפרטים
בנוסף לאמור שהזכרנו, דבר חשוב שיש להקפיד עליו הוא הנוחות ועיצוב כסאות האורחים. וודאי, כאשר מדובר באירוע שבו אתם נדרשים לארח מספר גדול של אנשים ואין לכם מספיק ציוד. חשוב להזכיר כי כאשר מארגנים אירוע, יש הרבה נושאים שיש לטפל בהם, אך שלב ההכנות וההתארגנות לאירוע הוא שלב קריטי בתהליך ההפקה כולו. ולפיכך, כשאתם רוצים לערוך אירוע מוצלח אין ספק כי אחד הדברים החשובים שעליכם לעשות הוא לפנות לעזרת אנשי מקצוע מתחום האירועים, אשר מסוגלים לספק לכם שירותי השכרת כיסאות לאירועים, כמו כן שירותי השכרת שולחנות לאירועים, ובעצם כל ציוד אחר שאתם נדרשים לטובת ההפקה של האירוע.
כמובן, שככל שתקדימו את התהליך של ההשכרת ציוד בשלב מוקדם יותר, כך ניתן יהיה להתאים את הציוד האיכותי לסגנון שלכם ולצרכים של האירוע בצורה המושלמת והמתאימה ביותר, ואף למצוא פתרונות של השכרת ציוד משלים לאירוע. כל זאת ועוד, בכדי להתאים ולבחור את מספר הכיסאות הראויים והמעוצבים יש לבחון את כמות האורחים המוזמנים לאירוע. כל זאת בכדי לדעת אם יש כמות אורחים גדולה הדורשת תיאום של כמות הכיסאות המשוערת מבעוד מועד. לאחר התאמת מספר הכיסאות, יש לבחון את גודל חלל האירוע על מנת שיהיה ניתן לסדר את הכיסאות והשולחנות בצורה ויזואלית היפה ביותר, יש צורך לתכנן את שטח חלל האירוע בקפידה ולתכנן את נוחות האורחים לנקודות הגישה והכניסה לתוך אזור הישיבה וכיצד יראה סידור הישיבה.
בנוסף, חשוב מאוד מבחינת עלויות וחבילת השירותים הוא – לבחון את העלויות הכוללות של השירותים הנדרשים לנו. יש לבחון את העלויות ולבצע השוואת מחירים בין נותני השירות השונים ולבחור את חברת השכרת ציוד לאירועים המתאימה ביותר לצרכים, לדרישות ולסגנון של האירוע שלכם. רק חברה טובה המתמחה בהשכרת ציוד לאירועים תוכל לתת מענה לכל דרישה וצורך ותחסוך לכם הרבה כאב ראש ותהפוך את האירוע לאירוע מיוחד ובלתי נשכח- אירוע בסטנדרט הגבוה ביותר שלא הכרתם!