כך ננהל נכון עובדים למעבר לעבודה מהבית

השיח על שינוי מודל התעסוקה ומעבר לעבודה גמישה המשלבת עבודה מהבית החל עוד טרם התפרצות מגפת הקורונה אולם הסכם תעסוקה גמיש נחשב אז לפריבילגיה שהייתה שמורה רק למתי מעט. 

מגפת הקורונה, החשש להידבקות במחלה, והסגרים הפתאומיים היוו זרז משמעותי להבנה שמודל העבודה הקשיח שבו כולם מתייצבים במשרדים 5 ימים בשבוע לא מתאים. 

מודל עבודה גמיש יותר המשלב עבודה מהבית, עבודה מרחוק ועבודה היברידית גם מרחוק וגם במשרדים של החברה הרבה יותר מתאים לצלוח את המגפה ואת האתגר של להמשיך לגדול ולהתפתח גם בתקופה חסרת ודאות, ללא פגישות פנים אל פנים, ללא נסיעות, כנסים או טיסות. מה שהחל מכורח הנסיבות, התקנות והחשש הבריאותי הוכח כפרודוקטיבי ונוח והפך במהרה לנורמה המקובלת.

רוני זהבי מנכ"ל היי בוב | צילום: רותם להב

אצלנו בהיי-בוב שהיא חברה גלובלית, עובדיה פרוסים במקומות שונים, ובלא מעט צוותים בחברה ישנם עובדים שאינם יכולים להיפגש פנים אל פנים באופן רגיל, היה חשוב במיוחד להתארגן נכון  לעבודה מהבית, או לעבודה בצורה היברידית והמהלך היה אסטרטגי מאוד. גילינו כי היתרונות עולים על החסרונות והביצועים בהתאם.

במחקרים השוטפים על התמורות וההתפתחויות בשוק העבודה עולה בצורה חד משמעית העדפה ברורה של העובדים למודל העבודה הגמיש יותר, שמתבטא בעבודה היברידית, עבודה מרחוק, עבודה בשעות גמישות וברור כי לחברות רבות יהיה קשה עד לא אפשרי לחזור למודל הקשיח טרום המגפה. 

בסקרים שערכנו נמצא כי מעל שליש מהעובדים מצהירים בגלוי שאם מעסיקיהם ידרשו לעבוד במשרד 5 ימים בשבוע בצורה קשיחה, זו תהיה עילה מבחינתם לחיפוש מקום עבודה חדש.  מרבית הנשאלים סבורים כי המודל ההיברידי מאפשר גמישות בשעות העבודה, משפר את האיזון של WORK LIFE BALANCE, מקטין את השעות המבוזבזות בפקקים ואת הוצאות הנסיעה.

אולם מול היתרונות הבולטים של גמישות ויעילות, טומן בחובו מודל זה גם אתגרים שמחייבים הן את העובדים והן את המנהלים להסתגלות, תקשורת שוטפת, תהליכי עבודה חדשים ולא מעט מוצרי תוכנה טכנולוגיים כמו הפלטפורמה שלנו bob לתקשורת בין העובדים, לניהול משימות ולשיתוף. 

עבודה מהבית | צילום: בלומברג

אחרי כמעט שנה וחצי של עבודה היברידית והרבה שיחות מרתקות עם לקוחות החברה שעובדים גם הם בצורה הזו , אלה הן שבע עצות של משתמשי bob למודל העבודה החדש:

1. התקשורת הפנימית - הייתה ונשארה המרכיב החשוב ביותר בעבודת הארגון. חשוב להמשיך ולבנות שגרות תקשורת כגון שיחות מנהלים יומיות, שיחות צוות שבועיות, שיחות מחלקה חודשיות ושיחות של כלל החברה פעם בחודש. חשוב להמשיך ולהעביר מידע בצורה שקופה וברורה על המתרחש בחברה על מצב החברה ועל אתגריה על מנת לשמר שקיפות ולייצר אמון, הבנה ומחויבות של כולם, זה עוזר להקטין אי וודאות, להגדיל את תחושת המחוברות של העובדים ולקרב בין העובדים למרות המרחק הפיזי ביניהם. חשוב גם לחגוג הצלחות ואבני דרך ואצלנו זה בא לידי ביטוי ב-פוסט פירגון בחברה - Kudos שעובדים מקבלים וגם בשיחות צוותים, מחלקות וכמובן בשיחות החברה.

2. עבודת צוות - צוות בנוי לא אחת על תחושת החיבור בין אנשיו על כן מאתגר מאוד לייצר צוות במקרים בהם הצוות לא נפגש כלל פנים אל פנים. על מנת להתגבר על אתגר זה ולייצר חיבור גם מרחוק, למדנו כי קיימת חשיבות גדולה להצבת מטרות ויעדים ברורים, לייצר עדכונים ושגרות ניהול שכוללות הרבה מפגשים פורמליים וא-פורמליים ולאפשר זמן ליצירת "small talk" גם במהלך שיחות וידאו. התנהלות זו מייצרת תמיכה הדדית ו תחושת שייכות. חשוב מאוד לחזק את הקשר והאמון בין חברי הצוות דרך ההיכרות הבין אישית והיעדים שמחברים את העשייה.

3. מנהלים, מנהלים, מנהלים - הבנו שהם הגורם הכי משמעותי להצלחת העבודה, וכמובן גם העבודה ההיברידית ולכן, הקפדנו לייצר פורומים שונים למנהלים להעברת ידע ומתן כלים לניהול מרחוק, בניית רוח צוות ואפשרות שליטה על פרויקטים ומשימות.

4. חשיבות כלים טכנולוגיים - כלים טכנולוגיים יכולים להקל על  ניהול התקשורת הארגונית, המשימות והפרויקטים. בעזרת מודולים שונים שהטמענו במערכת ה- bob שיפרנו את השיח והעברת המידע ונתנו כלי עבודה למנהלים ולעובדים לבצע את משימותיהם. המערכת משקפת ומחברת את הצוותים למרות הריחוק הפיזי ושומרת על קשר הדוק בין אחד לשני. הודעות שפורסמו ב bob היו חוט מקשר בין כולם כמו מערכת SOCIAL פנים ארגונית.

5. גיוס ו-Onboarding מרחוק - זה אפשרי אבל מחייב מיקוד והבנה שצריך לעשות דברים בצורה מותאמת. נדרש לבצע תהליך גיוס מהיר ובד בבד תהליך הכולל היכרות עם חברי הצוות, ועם התרבות הארגונית. צריך למצוא תחליפים לשיחות המסדרון הא-פורמליות. בעזרת bob יצרנו תהליך onboarding שעוזר לקלוט את העובדים, להקל על התהליך ולהפוך אותו לנגיש וידידותי, להעביר להם את האינפורמציה בצורה מסודרת ולא פחות חשוב מכך לחבר אותם לתרבות הארגונית (גם הלקוחות שלנו מכל העולם הטמיעו תהליכי remote onboarding באמצעות מערכת bob. 

6. תמיכה וחוסן - חשוב לשמר ואף להעלות את ההשקעה בכלים ובתמיכה לעובדים בנושאים הקשורים ל-well being. אפליקציה כמו Headspace, הרצאות על יצירת חוסן נפשי,  Work life balance, mindfulness, עידוד עובדים לצאת לחופשות והתייחסות אישית למצבים השונים של העובדים היו הכרחיים. דווקא במודל החדש בו חלק ניכר מהזמן העובדים נמצאים בביתם חשוב לוודא כי קיימת המעטפת הנפשית הנדרשת וקיימים הכלים להתמודד עם הקשיים שמצטברים.

7. אמון - העבודה מרחוק מושתת על אמון ועל מעבר לבחינה של תפוקות ותוצרים. בשל כך, מתבקש גם  לאפשר לעובדים גמישות ככל הניתן בשעות, בימים, במיקום של ביצוע העבודה. זה מגביר את המסירות ועמידה במשימות גם בתנאים מאתגרים. למדנו כשאנחנו נותנים אמון בעובדים, זה מאוד מתגמל לשני הצדדים. 

אמנם עברה רק שנה וחצי מאז קיבל המודל ההיברידי הגמיש "דחיפה" משמעותית וסביר שהדברים עוד ישתנו בעתיד אבל דווקא בימים ששוק היי-טק הישראלי משווע לעובדים, אני מאמין כי חברות שידעו להתאים את עצמן למודל החדש ויאפשרו עבודה גמישה וחדשנית צפויות להרוויח עליה מתמדת בביצועים לצד עליה בשביעות הרצון של עובדיהן וברצון להצטרף אליהן. עתיד עולם העבודה כבר כאן ולא נכון להתכחש לו.