הערכת עובדים שנתית - סיוט מביך וחסר אפקיטיביות

השנה החלה ואיתה גם תהליך הערכת העובדים השנתי. מאות מנהלים ועובדים עושים בימים אלה לילות כימים וממלאים טפסים על גבי טפסים של משוב, מענה על שאלות שונות ומשונות לגבי עצמם והעובדים שלהם, מנסים לזכור אחורה מה קרה בשנה או חצי השנה האחרונה ומחכים שהתקופה תעבור והסיוט ייגמר.

קשה לחשוב על תהליך ארגוני יותר שנוא ופחות אפקטיבי מתהליך ההערכה השנתי. זו מין שיחה מוזרה ומביכה, יום הורים למבוגרים עם כל התחושות של יום ההורים המקורי -  חשש, תסכול, לחץ. השקעה עצומה של זמן, כסף, אנרגיה ארגונית- וכל זה לטובת תהליך שמבאס ומאכזב את העובדים והמנהלים. 

למה אנחנו ממשיכים לעשות את התהליך בזמן שכולנו מרגישים שהוא אינו אפקטיבי? איך קרה שהחובה שלנו כמנהלים לעורר השראה, מוטיבציה ועניין בעובדים מסתיימת כשמגיע תהליך ההערכה השנתי? התחושה שלי היא שרובנו עושים את זה פשוט כי זה מרגיש הדבר הנכון לעשות, בלי לעצור רגע ולשאול מה אנחנו מנסים להשיג ולמה. לא פלא שהתהליך מרגיש מאולץ ולא מחובר לשטח, אבל הבעיה היא שעדיין לא נמצאה חלופה טובה מספיק לתהליך. 

קמפיין גיוס עובדים של אמדוקס על מגדלי עזריאלי. תבטיחו להם שאין אסיפות הורים | צילום: אוראל כהן

בעיניי, החלופה היא ברורה אף כי לא פשוטה: הכשרה של מנהלים לבצע שיחות משמעותיות, דו-כיווניות ותכופות עם עובדים, להגדיר ציפיות ברורות וחזון של הצלחה, לעקוב אחרי ההתקדמות, לפנות מכשולים, לחגוג הצלחות, ובכלל, לייצר שיח מתמשך של אכפתיות ואמפתיה, תוך היכרות אמיתית של החוזקות והעניין של העובדים.

תהליך ההערכה השנתי אינו אפקטיבי כיוון שמנסים להכניס לתוכו המון תהליכים במקביל, שחלקם אמורים לקרות בצורה אחרת לגמרי והם מתעוותים כשמחברים אותם יחד לתהליך אחיד במועד קבוע. מה בדרך כלל נדחס לתהליך? המון: משוב, שיחות שכר, קידום ופיתוח אישי, קואצ'ינג, הערכת ביצועים ושיפור ביצועים - כל זה, בשיחה אחת בודדה של שעה. מתכון לכישלון. בואו נבחן רכיב רכיב: 

ראשית, משוב. אין דבר כזה "משוב שנתי". משוב הוא מיידי. מה שעשינו לפני שלושה חודשים ממש לא מעניין אותנו כרגע. למשוב אין מקום בשיחה שנתית. הסיבה שיצא לתהליך מוניטין של לא הוגן ולא מדוייק היא שהוא בנוי על זיכרונות קלושים והערכת חסר של כל ארועי השנה/החציון/הרבעון האחרונים. המקום של משוב על ביצועים הוא כמה שיותר קרוב למועד הארוע, בשיחה השבועית עם המנהל.

אלמנט נוסף הוא שיחות השכר. הידיעה שבשיחה השנתית אתם הולכים (אולי) להתבשר על העלאה בשכר חוטפת את הקשב מכל השיחה. כל שאר התוכן הופך רק למשוכה מעצבנת שחייבים לסבול כדי לשמוע אם וכמה מעלים לי את השכר. אני מציעה להפריד את שיחות השכר משיחות ההערכה ולקיימן במועדים נפרדים. כמובן שהעלאה בשכר תלויה בביצועים, אבל זה לא אומר שזה חייב לקרות באותה שיחה.

מסיבת גייוס עובדים של ראפיד עם די־ג'יי טייסטו. נהנים כאילו אין מחר הערכה שנתית | צילום: Eclipse media

אירוע שלישי הוא הערכת ביצועים. התהליך בו ממקמים את העובדים על סקאלות כדי לדעת מי העובדים המצטיינים, השוואה בין רמות או דרגות ובחינת המקומות הבעייתיים. כל מנהל יודע בדיוק היכן למקם כל עובד על הסקאלה הזו (בהנחה שהוכשר לכך היטב) גם בלי השיחות. במידה שהחברה צריכה תהליך ניקוד ומיפוי שנתי זה יכול להיעשות בנפרד. שיחות התיאום (קליברציה) ומעבר על טאלנט ארגוני חשובות אך אינן חייבות לקרות יחד עם השיחה השנתית.

קואצ'ינג ומנטורינג - בוודאות חייב לקרות ביום-יום, בשיחות השבועיות עם המנהלים. אי אפשר להדריך וללמד עובד בצורה אפקטיבית בשיחה אחת. תהליך שיפור ביצועים - אם העובד אינו עומד במשימות, אל תחכו לתהליך השנתי כדי לומר לו את זה. תנו משוב בזמן אמת והתחילו בתהליך פורמלי ומתועד ככל שצריך, שישתקף גם בתהליך הערכת הביצועים, אם במקרה הוא מתרחש באותו זמן.

גדילה, התפתחות וחזון אישי - בעיניי, זה המקום בדיוק של תהליך שנתי. כיול מצפן ההתפתחות וההתקדמות. לדבר על מה שהשגנו ומה שאנחנו מתכננים עוד להשיג, לקבוע יעדים, לשתף עם העובדים את החזון שלכם להתקדמות המקצועית שלהם ולשמוע את דעתם, לתכנן איך מגיעים ליעד הזה ואיך אתם יכולים לעזור, לחגוג הצלחות, לחזק חוזקות ובעיקר להסתכל קדימה בצורה מעצימה ומעוררת השראה.

מיכל ברוש | צילום: זיו אורן

הדרך להפוך את השיחות הללו למועילות יותר היא לא לייצר יותר מהן בכך שנקדים אותן משנתית לחצי שנתית או רבעונית. הדרך היא לדייק מה בדיוק אנחנו רוצים להשיג מהן, לא להעמיס עליהן את כל תפקידי המנהל ביחד אלא לקיים אותן במקביל לשיח פתוח ומתמשך של העובד והמנהל על חניכה, גדילה ומשוב, פיתוח שותפות ומערכת יחסים שאותה אף תהליך פורמלי תקופתי לא יוכל להחליף.

מנהלים, הגיע הזמן לדרוש שינוי. התהליך השנתי מרגיש לכם לא נוח - ולא בגלל שאין לכם את הכישורים לבצע אותו כהלכה, אלא כי הוא פשוט לא רלוונטי. אף אחד לא יכול להצליח בו. במקומו, למדו כיצד לתת משוב יומיומי, לתאם ציפיות, לבצע שיחות אימון וחניכה, לבנות אמון, להכיר את העובדים שלכם על חוזקותיהם ורצונותיהם ולעזור להם להגיע להצלחות. 

מיכל ברוש היא סמנכ"לית משאבי אנוש ישראל ואירופה, Skai