ניהול השתתפות |
BoardDirector מקבוצת SQLink מציבה סטנדרט חדש בניהול יעיל ומקיף של ישיבות דירקטוריון ועבודת מזכירות החברה
מערכת BoarDirector לניהול ישיבות דירקטוריון ומזכירות החברה של קבוצת SQLink, מבטלת כל נקודת חולשה מנהלתית במהלך העבודה. משלבת מערכת בק אופיס עשירה ומאובטחת לחלוטין, שחוסכת זמן ומשאבים רבים, נותנת פתרון ייחודי שמתאים את עצמו לצרכים שלכם, מסייע לכם לעמוד בכללי ממשל תאגידי תקין ולהימנע מהפרות רגולטריות ע"י התראות ותזכורות חכמות.
אם הייתם עורכים סיור וירטואלי מאחורי הקלעים של ישיבת דירקטוריון כלשהי, סביר להניח שהייתם מגלים מבוך פתלתל של משימות, לוחות זמנים ורגולציות, בו משוטטים יחד ולחוד בעלי תפקידים רבים שעושים אינספור פעולות, בכדי שישיבת הדירקטוריון תצא אל הפועל.
במציאות עסקית גלובלית עמוסה, ובמיוחד בעידן הפוסט קורונה, פיתוחה של מערכת תוכנה עשירה, שתקל על כל התהליך שנקרא ״ישיבת דירקטוריון״, היא דבר מתבקש. את הכפפה הרימו אנשי הפיתוח הישראלי של קבוצת SQLink, אשר פיתחו מערכת תוכנה חכמה וידידותית, שנותנת מענה ותמיכה מלאה לכל עבודת הדירקטוריון על כל רבדיה.
פלטפורמת BoarDirector מקיפה את כל הצרכים שמייצרת ישיבת דירקטוריון, מעבודת הבאק אופיס המורכבת ועד מעקב אחר יישום מסקנות הישיבה, דרך יצירה ועריכה של פרוטוקולים ומסמכי החלטות ועד לצרכיו של משתמש הקצה – הדירקטור. מערכת העבודה נבנתה באופן ייחודי לאחר למידת דרישות העבודה שעלו מן השטח ועיבוד הנתונים שהתקבלו למערך צרכים. כך הצליחה המערכת ליצור סטנדרט עבודה חדש, כשהיא מספקת מסגרת עבודה תומכת, מאפשרת התנהלות חכמה ומאובטחת, מאורגנת ומסודרת ובעיקר יעילה, מבלי לפספס אף אחד מתהליכי העבודה, קטנים כגדולים.
מכיוון שהצרכים משתנים מארגון לארגון, BoarDirector יכולה לעבור התאמות על פי דרישות כל לקוח ותהליך העבודה הספציפי שלו. מחלקות המזכירות בעשרות דירקטוריונים גדולים בעולם, משתמשות באפליקציה כדי לתזמן בקלות ובמהירות ישיבות ולזמן אליהן משתתפים, להפיץ חומרים נלווים בהתאם לסדר העבודה, ליצור ולערוך פרוטוקול תוך קבלת הערות מהמשתתפים, להקצות משימות ולעקוב אחר ביצוען, להפיק דוחות, לנהל מידע אישי ועוד.
״כל נקודת חולשה בתפעול מערכים גדולים, זכתה באמצעות המערכת למענה, כשגם המגבלה הפיזית הוסרה״, אומרת נורית קנר יהב, מנהלת הפיתוח העסקי ב-SQLink, ״אתה יכול לשבת בפלורידה או בברזיל, לנהל ישיבת דירקטוריון, לשתף מסמכים עם מישהו שיושב בישראל ולקיים למעשה דיון שלם ולבצע כל פעולה בצורה מאובטחת מכל מכשיר קצה".
חישוב סיכונים ושמירה על כללי ממשל תאגידי
גם כדי לעזור לדירקטורים בעבודתם ולהבין את הצרכים שלהם בזמן אמת, נעשתה עבודת שטח מאומצת על ידי מפתחי הפלטפורמה. BoarDirector מספקת תמיכה מלאה לדירקטורים בכל היבט אפשרי, החל מהחלק המעשי ועד לפן החוקי.
התוכנה הופכת את ההתנהלות הטכנית לפשוטה וקלה, ועונה על הצורך הטריוויאלי אך מורכב, שבקיום ישיבות והפצת חומרים בצורה מאובטחת מכל מכשיר. המערכת תומכת בכל מכשיר קצה, ממחשבים נייחים וניידים ועד טאבלטים, כולל אייפדים.
מכיוון שלא כל אחד מהמשתתפים בתהליך מורשה לצפות בכל החומרים בכל אחד משלבי ההכנה לישיבה, המערכת יודעת לחשוף באופן חכם את המידע המתאים לאנשים הנכונים בכל רגע נתון, לייצר גרסאות ייחודיות לפי הרשאות בארגון ולפי חוקים שהוגדרו באופן פרטני לכל מערכת ומערכת. בנוסף היא מאפשרת עריכה של הערות ותגובות על גבי המסמכים מצד מספר רב של משתתפים, באופן נוח, מסודר ובלתי מאמץ.
לצד הצרכים הטכניים שעלו מצד המשתתפים בתהליך, נותנת התוכנה מענה גם לאתגרים העולים מאופי העבודה עצמה. בזמן שבעלי התפקידים נדרשים להתמודד עם שינויים בחקיקה ורגולציה, וכשבמקביל תפיסות הניהול הולכות והופכות למתקדמות ומורכבות יותר, נוצר הצורך בניהול תהליכים מסודרים ומהירים יותר של קבלת החלטות בדרגים שונים.
פוטנציאל ניגוד עניינים בתהליכים מורכבים שכאלה הוא גבוה, והמערכת יודעת להוריד את התלות בגורם האנושי ומכניסה כלי אוטומציה, שמאפשרים למשתמשיה ארגון חכם תוך שליטה ובקרה מלאה על כל התהליכים המורכבים. היא יודעת להתריע על אי קיום ישיבות עיתיות בנושאים בהם קיימת חובה לדון בהם. ומסייעת בשמירה על מצבה חוקית של דירקטורים בכל הישיבות.
מתוך הבנה שממשל תאגדי תקין הוא אחד הנושאים, העומדים כיום במרכז תשומת הלב של הרגולטורים, מנוע החוקים של מערכת BoarDirector מאפשר חישוב סיכונים. זהו אחד הפיצ'רים החשובים שמגיעים עם המערכת החדשנית ומסייע בשמירה על כללי ממשל תאגידי תקין לחברות המחויבות בדיווח, והמערכת יודעת לשלוח תזכורות והתראות חכמות עוד לפני שמתרחשת הפרה פוטנציאלית.
״מחשבה רבה הושקעה בחוויית המשתמש של המערכת״, מסכמת קנר-יהב, ״היא נבנתה שלב אחר שלב, שכבה אחר שכבה, באופן שמדייק את הדרך שעובר דירקטור בעבודתו, כדי להקל ולייעל את התהליך המורכב״.
BoarDirector המערכת המתקדמת והמקיפה לניהול מזכירות החברה והדירקטוריון בחברות המובילות בישראל.