העובדים רק חזרו מחופשת הקיץ, וכבר חגים - איך עומדים ביעדים?

החגים השנה יצאו קרובים במיוחד לחופשת הקיץ ונראה כי החזרה לשיגרה ממאנת להגיע. כיצד מנהלים יכולים לחבר את הצוות לאחר חופשת הקיץ ובתקופת החגים להשגת היעדים והתפוקות? איך שומרים על קצב העבודה ויוצרים תנועה להשגת היעדים כאשר רמת האנרגיה, תשומת הלב, וחלוקת המשאבים שונה בקרב חברי הצוות?

אף פעם לא היה קל לנהל אנשים. אבל בתקופה האחרונה - בזמן שהמצב הכלכלי מצריך התייעלות, השינויים התכופים לא מאפשרים לתכנן זמן רב קדימה וחוסר הוודאות לא נפסק - זה אף יותר מסובך. מנהלים צריכים לקבל החלטות מהירות כאשר לא תמיד כל המשתנים ברורים, הדרישות והציפיות של האנשים אותם הם מנהלים וגם של משקיעים, דירקטורים או חברי הנהלה משתנות גם כן. כשהמים מסביב כל כך סוערים מנהלים נתקלים בדילמות יומיומיות. כלכליסט כאן כדי לעזור. בעזרת מומחים בניהול כוח אדם נשיב לדילמות יומיומיות שמתעוררות אצל מנהלים בנושא ניהול אנשים.

הפעם, אחרי החופש הגדול ועם תחילת חודש החגים, עובדים רבים לא ממש חזרו לשיגרת עבודה רגילה. מנהלים מתקשים להניע את הצוותים לעשייה. איך למרות הכל מתניעים את העשייה ועומדים ביעדים?

ספטמבר הוא חודש מאתגר בישראל. ברוב החברות זהו החודש האחרון של הרבעון השלישי. זהו החודש בו סוגרים את הרבעון ומתכוננים לרבעון האחרון אשר יקבע את התוצאות השנתיות של החברה. ישנה חשיבות רבה לעמוד ביעדים, בלוחות הזמנים ולייצר בהירות להנהלה ולעובדים לגבי עמידה בתחזיות הכספיות. בנוסף זהו חודש של חגי תשרי, סוף שבוע רודף ערב חג, ערב חג רודף חופשה, ארוחות, בילויים וחלקינו עסוקים ברכישת מתנות לחג יותר מאשר בעוד ביצוע של משימה. בחברות גלובליות, הצוותים בחו״ל מבולבלים מתי עובדים, מתי לא, מתי נספיק לבצע את המשימות. עולה הצורך לייצר ״שגרת מעברים״ המעבר בין חופשה לעבודה, בין חגים ואירועים משפחתיים, לחזרה לשגרת עבודה במשרד או בבית כאשר ימי השבוע אינם רציפים.

סמדר צלליכין סבו | צילום: אמיר סבו

"חלק מהעובדים מגלים קושי במעברים הללו ועל המנהלים לייצר שגרת מעבר, סדר לימים הראשונים אחר החופשה. שילוב של זמן שיתוף אישי בחוויות החופשה (במידה והעובדים רוצים בכך) והבתארגונת, מיקוד במשימות והגדרת סדרי עדיפויות. חשוב שהימים הראשונים יאפשרו לעובדים להתחבר למשימות, ליעדים לצוות ולארגון. החיבור נעשה בתקשורת פתוחה, ממוקדת ובשקיפות מלאה. חשוב שמנהלים יתקשרו עם העובדים ברמה אישית ומקצועית, ישתפו את הממשקים שלהם בסדרי עדיפויות וצרכים ויעדכנו את ההנהלה במצב השגת היעדים. שגרה קבועה תקל על העובדים לייצר שגרות בין חג לחג ותאפשר חזרה מחופשה בצורה ממוקדת ומאורגנת", אומרת סמדר צלליכין סבו, סמנכ״לית מש״א ומומחית לשותפויות.

מצד אחד יעידו מנהלים כי העובדים מכירים את את היעדים של הרבעון השלישי, הם יודעים כי זהו רבעון משמעותי. לתוצאות שלו השפעה על הרבעון האחרון בשנה והכנות תקציב לשנת 2024. מצד שני, קיימות רמות שונות של אנרגיה בקרב העובדים. חלקם חווים עובדים, שחזרו מחופשה לשגרת עבודה רגילה ואף באנרגיה ומוטיבציה מוגברות.

ועם זאת, ישנם עובדים שחזרו לעבודה אך מתקשים להתמקד במשימות, לא חזרו לנוכחות מלאה בישיבות ובעבודה שוטפת אל מול המשימות והתחייבויות שיש להם ללקוחות פנים או מחוץ לארגון.

הילה בלק | צילום: יפעת גולן

"מנהל המחלקה שלי לא באמת חזר לעבוד, הוא לא מגיע לפגישות השבועיות והצוות שלו לא מקבל ממנו תשובות. ואיך אני יודע את זה? כי הם באים אלי. כשאני פונה אליו הוא טוען שהכל בשליטה", כך שיתף מנהל באחד הארגונים את הילה בלק, יועצת ארגונית ומלווה תהליכי מודעות והתפתחות אישית.

כיצד מחברים את כל הצוות סביב היעדים המשותפים ומייצרים תחושת מחויבות ומיקוד גבוהה ואנרגיה של תנועה והתקדמות?

בעזרת סמדר צלליכין-סבו והילה בלק ניסינו להבין מה מנהלים יכולים לעשות מחר בבוקר כדי להניע את העובדים בתקופה מאתגרת זו:

מסתכלים על הצוות - מה שלומם ברמה האישית, המקצועית והצוותית

1. אישית - שאלו את האנשים בשיחות אישיות, מה שלומם? איך החזרה לשגרה עבורם? איך הבית כלומר המשפחה סביב החזרה או ההתחלה של שגרה חדשה (גן חדש, כיתה א, חטיבה, תיכון). מה השתנה להם בראשון לספטמבר? מה היה קשוח להם במהלך הקיץ?

2. מקצועית - הזכירו לאנשים שאתם מנהלים בשיחות אישיות את היעדים האישיים שלהם, המשימות לחודש הקרוב, הציעו עזרה בתיעדוף מחדש לפי רמת דחיפות מה בהכרח דחוף שיקרה לפני מה ולמה. בדקו איתם מה הם צריכים מקצועית, האם היעדים, משימות בהירים, איזה ידע חסר להם, האם יש להם את התנאים לעמוד במשימה ? מה הם צריכים ממך כמנהל או מנהלת שלהם שיעזור להם לשמור על קצב ומיקוד.

3. צוותית - קיימו שיחה צוותית, הזכירו בצורה ברורה את היעדים והמשימותֿ של הצוות, של המחלקה ושל החברה. שתפו בתמונת המצב הנוכחית, איפה אנחנו כצוות נמצאים למול התוצאות והמשימות. הגדירו את היעדים לתקופה הקרובה, זהו פערים וצרו ביחד תוכנית עבודה: עם סדרי עדיפויות ברורים לכל אחד מחברי הצוות. כל אחד מכיר ויודע את המשימות שלו, יודע מה הוא צריך מחברי הצוות ומה הם צריכים ממנו. תקשרו את התוכנית להנהלה ולממשקים הרלוונטים.

4. הגדירו מה אתם כצוות צריכים מהממשקים שלכם, במי אתם תלויים בארגון ומי תלוי בכם, קיימו שיחות משותפות והגיעו להסכמות לגבי שיתופי פעולה הדדים על מנת לוודא התקדמות והגעה ליעדים. גם הממשקים שלכם חזרו מאותו חופש בדיוק וגם הם זקוקים למיקוד ותיעדוף מחדש.

5. שמרו על שגרת תקשור, שתפו בההתקדמות והאתגרים, קיימו שיחות סטטוס קבועות, בדקו אם יש חסמים או אילו חסמים עשויים להיווצר ופעלו לפרק אותם. שתפו את ההנהלה בהתקדמות ותקשרו קשיים צפויים ופתרונות אפשריים.

6. חגגו את ההתקדמות והצלחות - המזון הכי מניע וממקד שיש. פרגנו לאנשים שאיתכם.