תפקידו של מתאם בפרויקטי תכנון וביצוע בתחום התשתיות

ניהול פרויקט תשתית הוא תהליך ארוך ומורכב. גורמים רבים מעורבים בפרויקט כזה, החל ממתכננים שונים, קבלנים, מפקחים, יועצים ועוד. על כולם מנצח מנהל הפרויקט.

תפקיד מנהל הפרויקט הוא אחד מהצירים הראשיים במכונה שנקראת ״פרויקט תשתית״ ועיקר אחריותו היא לעמידה בלוחות הזמנים שנקבעו, תוך עמידה בתקציב שהוגדר. משימה לא קלה כלל וכלל...

עוד משלב התכנון, יש קשר ישיר בין אבני הדרך של הפרויקט שנקבעו מראש (כמו: אישור תכנון מוקדם, תכנון מפורט , תיחור , יציאה למכרז וכו') ובין שכר הטרחה של המתכננים, שמוגש ומאושר עם תחילתו של הפרויקט. כבר בנקודה זו, משפיע מנהל הפרויקט על התקדמות השלבים והתהליך.

במהלך התכנון לרוב ישתנו דרישות המזמין או המצב בשטח. מקרים כמו תיאום הנדסי נוסף, שלא נלקח בחשבון תוך כדי עבודה, ידרוש ממנהל הפרויקט להתאים את שכר הטרחה של המתכנים השונים לתכולת העבודה המשתנה. לדוגמא: במהלך תכנון פרויקט של הארכת רציף, עלה הצורך (תוך כדי תנועה ולאחר תחילת העבודה...) להוסיף תכולה נוספת של קירוי, חשמל, אישור כב"א וכו', דוגמא נוספת: בפרויקט של תכנון נת"צ, נדרשנו להוסיף תכולות תכנון שלא נלקחו בחשבון היות והתעורר צורך לעדכן את התנועה וגשרי השילוט בהתאם למצב בשטח.

חלק ממזמיני העבודה הגדולים והממשלתיים יוזמים פרויקטים עם מורכבות גבוהה הכוללת גם שינויי חוזים. שינויים אלו דורשים לאשר כל פעם מחדש את שכר הטרחה המתעדכן (של המתכננים ). פעולות אלו עוברות לעיתים חברות בקרה , רפרנטים , מחלקת תעריפים , מחלקת התקשרויות ,יצירת קבצי תיאום ונתונים במערכות השונות וסבבי חתימות. כל אלו מקשים על מנהל הפרויקט להתרכז בתכנון ומעמיסים מטלות בירוקרטיות, יכולות תיאום מול גורמים שונים ומעקב צמוד .

היות וכל פרויקט יוצר מטלות כאלו שבין השאר גם מובילות לשינוי הנהלים, לסבבי אישורים ולטיפול במערכות החשבונות השונות – הדבר מאלץ גמישות והכרה מחדש של המערכת.

מאיה הרמס | צילום: יח"צ

לפה בדיוק נכנס מתאם הפרויקט. למעשה, עיקר התפקיד (אך לא רק...) הוא לפנות למנהל הפרויקט את הזמן היקר כדי שיוכל להתמקד בתכנון וניהול בלבד. כמתאמת פרויקטים, אני דואגת ש"הסרט הנע" ינוע ללא תקלות. אפילו פעולה בסיסית כמו למשל ניתוח שכר טרחה למתכנן – עליי לוודא שיוגש בזמן מהמתכנן ,יאושר ע”י רפרנט התעריפים ו/או חברת הבקרה, לוודא שהאישור יתקבל, שהבקשה תעלה לוועדה , שתתקבל הזמנה ,שיוגש החשבון וכו'. ישנם נושאים רבים נוספים שעליהם אחראי מתאם הפרויקט (תיאומים עם גורמי חוץ, הגשות מסמכים וארגונם ועוד)

לדוגמא : בפרויקטים שנמצאים בביצוע, בהם הקבלן עובד בשטח ומפעיל עובדים וכלים הנדסיים, כל שינוי בחוזה עם הקבלן (במידה ונדרשות תוספות עבודה כלשהן, שלא נלקחו בחשבון בתכנון המקורי) דורש אישור חשבונות רציף. מתאם הפרויקט מסייע למנהל הפרויקטים לדאוג מחד - לעמידה בלוחות הזמנים חרף השינויים, ומאידך - לוודא שהקבלן יקבל תמורה עבור התוספות הנדרשות. מתאם הפרויקטים נדרש לפעולות רבות כמו : עדכון ושינוי סעיפים במערכת, הגשת בקשות להגדלות, תיאומים מול חברות בקרה, מעקב אחר סבבי חתימות וכו' .

בתפקידי כמתאמת פרויקטים אני שואפת להניע את תהליכי אישור התקציב בצורה המהירה והטובה ביותר , לתת מענה בכל שעה ולוודא שיש מענה רציף לפניות מכל הגורמים. הכל כדי להבטיח מצב שאנו, כחברת ניהול, לא ניצור פקקי בקבוק בתהליך העלולים לגרור עיכוב בלו״ז או בחישובי התקציב.

לסיכום – תפקידו של מתאם הפרויקט דורש גמישות, זמינות וסבלנות. זהו תפקיד מכריע בהבטחת הצלחת פרויקט הבנייה והתשתיות ונותן למנהל הפרויקט רוח גבית ותמיכה לניהול התקציב, הזמן וסנכרון בין כל הגורמים כך שיוכל להבטיח שהפרויקט יסתיים בזמן, במסגרת התקציב ובסטנדרטים הגבוהים ביותר.

מאת מאיה הרמס, פורן שרים

d&b – לדעת להחליט