מה המנהלים יכולים ללמוד מאיש הברזל?

בחודש שעבר נערכה בטבריה, לראשונה בישראל, תחרות האיירון מן העולמית בפורמט המלא שלה. התחרות היא אחד מאירועי הספורט המפרכים והתובעניים בעולם: היא כוללת שחייה של 3.9 קילומטר, רכיבה על אופניים למרחק של 180 קילומטר, ולקינוח ריצת מרתון שאורכה 42.2 קילומטר (עד כה, התקיימו בישראל תחרויות איירון מן בהן מרחקי השחייה והרכיבה היו קצרים יותר). להתמודדות הקיצונית הגיעו לא רק ישראלים וישראליות רבים, מקצוענים לצד חובבים ומבוגרים לצד צעירים, אלא גם כ-800 משתתפים מרחבי העולם. בסך הכל, על קו הזינוק התייצבו כ-2,500 משתתפים.

כל אחד מהספורטאים והספורטאיות הגיעו ליום התחרות אחרי חודשים של אימונים קדחתניים. כל אחד בנה תוכנית מפורטת שכללה שליטה בפרמטרים רבים כגון תזונה מתאימה, משטר נכון של שעות השינה, אימונים ספציפיים לכל אחד משלושת הענפים השונים ובעיקר הרבה הרבה קילומטרז' על המסלול ובדרכים. הכל, בכדי להגיע ליעדים שהציבו לעצמם ולסיים את התחרות. כולם שאפו לא להשאיר שום דבר ליד המקרה. אלא שביום התחרות עצמו התברר שלמזג האוויר היו תוכניות משלו.

תנאי האקלים היו קיצוניים: גשם שוטף היכה באזורי ההיערכות שבהם חנו האופניים של המתחרים, רוחות עזות של 50 קמ"ש וכינרת גלית וסוערת שהפכה את מקטע השחייה למשהו אחר לגמרי ממה שהמתחרים התאמנו לקראתו. לאחר שהתלבטו, מארגני התחרות החליטו לקיימה כמתוכנן, למרות התנאים הקשים, וכך, 2,500 המשתתפים יצאו לדרך כשהם מתמודדים לא רק עם הקשיים המובנים של תחרות כל כך מפרכת – אלא גם עם משבר בלתי צפוי ותנאים בלתי נשלטים. ולמרות זאת, רובם המכריע של אלה שיצאו לדרך מקו הזינוק – גם סיימו את ההתמודדות הכמעט על אנושית הזו.

אפשר למצוא נקודות משותפות רבות בין ההיערכות לאירוע ספורט תובעני לעולם העסקי. בעולם העסקי אנו מתמודדים עם אתגרים כלכלים בלתי צפויים, עם משברים מדיניים וביטחוניים פתאומיים שפוגעים לנו בשרשרת האספקה, עם מלחמות וחוסר יציבות פוליטי במדינות הייחוס שלנו, ועוד. הדרך שבה נדע להתמודד עם כל אלה תלויה בשאלה כיצד נערכנו ותכננו.

כמו בתחרות איש הברזל, גם בעולם העסקים בניית תוכנית עבודה דקדקנית היא צעד הכרחי להצלחה. כחלק מבניית תוכנית העבודה, על הארגון לבחור את המדדים המתאימים להצלחה ולקבוע יעדים לכל מדד. לקביעת המדדים חשיבות קריטית בתוכנית, שכן מהמדדים אנחנו יודעים לגזור את התשומות והפעילויות ההכרחיים להשגת היעדים. גם בעולם העסקים, כמו בתחרות איש הברזל, אנו בונים את תוכנית העבודה בתנאי אי ודאות ובסופו של דבר מתמודדים עם המציאות בפועל, ומכיוון שהמציאות לא תמיד חזויה, עלינו להתכונן לתרחישים שונים ולהיערך בהתאם.

איזה יעדים קובע לעצמו ספורטאי שמתכונן לתחרות קיצונית, ומה אנחנו יכולים להשליך מהם על העולם העסקי?

גרף עולה. מי שעבר טירונות קרבית ודאי זוכר את המונח "סולם מאמצים". הכוונה היא לכך שטירון לא יכול לצאת מיד למסע של 40 ק"מ. באופן דומה, גם ספורטאי מציב לעצמו יעדים בתחנות זמן ומעלה את הרף באופן מתמיד, שאינו מנותק מהפעילויות האחרות שנדרשות כדי לעמוד באותו רף - כך גם בעולם העסקי. למשל: כדי לעמוד ביעד מכירות שאפתני שהצבנו לעצמנו עד סוף השנה – צריך לקבוע תחנות שבהן נאמוד את ההישגים שלנו ונבחן האם הפעולות שקשורות בכך נעשו (למשל: גיוס עובדים, הכשרתם שאורכת זמן וכו').

הכנה למאמץ שיא. התוכנית צריכה להיות בנויה כך, שבדיוק ביום התחרות – אז נגיע ליכולות המקסימום שלנו. כמובן שגם בעולם העסקי אנו קובעים לעצמנו תאריך יעד, דד ליין או שאנו רואים לפנינו "D-Day" מכריע שמוכתב לנו (למשל: כאשר אנחנו מתמודדים במכרז שיש לו תאריך יעד).

הכנה לתרחישי קיצון ולמשבר. בשני העולמות, חובה להיערך גם למה שלא בשליטתנו. האם מזג אוויר יהיה חם או קר מכפי שציפינו? ואם כן, מה אנחנו עושים? ברור שהאימונים שלנו נעשו לפי דרך פעולה סבירה מסוימת. אולם האם הקדשנו לפחות חלק מהם למצבים ששונים קיצונית מרוב האימונים שאנו מבצעים? האם אנחנו ערוכים לתקלות טכניות שונות? לאירועים חיצוניים שפוגעים בשרשרת האספקה?

ניהול אנרגיה. גם באירוע עצמו וגם בהכנות. יש פיתוי גדול "לשרוף את עצמנו" מוקדם מדי. גם הספורטאי וגם המנהל עלולים להרגיש טוב עם עצמם ולסטות מהתוכנית בצורה שתסחוט אותם ותביא אותם אל קו הזינוק או בשלבים ראשונים של התחרות במצב שבו הגרף כבר מתחיל לנוע כלפי מטה. בספורט כמו בעסקים, קביעת זמני מנוחה (למשל: חופשות לעובדים ולמנהלים) היא הכרחית.

קביעת יעדים רציונליים. ולא מדובר רק ביעד הסופי, אלא גם בתחנות על פני הגרף. כאשר הדלתא בין תחנה לתחנה גבוהה מדי – השיפוע של הגרף יהיה תלול מדי עבורנו ו"ניתקע בעלייה". עלינו לקבוע יעדים שאפתנים אך ריאליים לעצמנו ולארגון.

בדיוק כפי שהספורט הופך למדעי וטכנולוגי יותר ויותר, ועל אמת ידו של כל ספורטאי חובב יש כיום שעון חכם שמנטר מדדים רבים בזמן אמת ויודע לאגור אותם בענן ולהציג בפני המתאמן ניתוחים שונים (מתי עליתי לדופק גבוה מדי? האם רצתי במהירות שתכננתי למקטע מסוים? מתי הוצאתי יותר מדי קלוריות לעומת מה שאכלתי?) – כך גם מערכות ה-BI נותנות היום למנהל יכולת ניתוח וקבלת החלטות חסרת תקדים. מערכות המחשוב הארגוניות (ERP) מציגות בזמן אמת את תוצאות הארגון בנושאים השונים כמו מדדי מכירות ורווח של לקוחות, מוצרים ועובדים ויכולת להשוותם על ציר הזמן עם עומק היסטורי; נתונים מלאי מול ההזמנות והיכן אפשר להצביע על מלאי חריג; ונתונים פיננסיים – חובות, תשלומים, רווח מול הפסד ועוד.

פרופ' אסף אברהמי הוא מנכ"ל חברת "חשבשבת" , פרופ' אורח בפקולטה להנדסת תעשיה וניהול בטכניון וספורטאי חובב שמתמודד בתחרויות IRONMAN כולל האחרונה בטבריה