גם לכם נמאס מפגישות מיותרות במשרד? כך חברות שמות לזה סוף

תארו לעצמכם שכל פעם כאשר אתם מעוניינים לזמן פגישה בעבודה, ממש שנייה לפני שאתם שולחים את הזימון, יופיע לכם תג אדום קטן עם המחיר של אותה הפגישה. כמה יעלה לכם לקיים את הישיבה הספציפית עם המשתתפים שזימנתם. איזה מחיר ייראה לכם סביר? כמה פגישות לדעתכם תבטלו אם תדעו מה עלותן האמיתית? בחברת Shopify החליטו להילחם בדיוק כך בתופעה שהפכה למכה עולמית - פגישות מיותרות בעבודה.

אם עובדי החברה מנסים לקבוע פגישה של שלושה אנשים או יותר – צץ תג מחיר אדום קטן שמעריך את עלות הפגישה על פי גודלה, משך הזמן הנדרש והשכר הממוצע של המשתתפים. העלות עבור אדם בפגישה של 30 דקות יכולה לנוע בין 700 ל-1,600 דולר, תלוי בתפקיד ובוותק. כאשר מנהלים מצטרפים לפגישה העלות עשויה לגדול בהתאם.

לפי דו"ח של מיקרוסופט שפורסם במאי השנה, הגורם מספר 1 שמפריע ליעילות בעבודה הוא פגישות. מאז פברואר 2020 משך הזמן שאנשים מבלים בפגישות אונליין גדל פי שלושה. יותר מכך, העובדים מרגישים צורך להיות נוכחים בכל הפגישות אליהן הם מזומנים למרות שלדעתם 43% מהן יכולות להתבטל מבלי שיהיו לכך השלכות כלל.

לא בטוח ש'תג המחיר' של שופיפיי יצמצם את מספר הפגישות המיותרות אבל הוא כן עלול לחשוף את השכר של כמה מעובדי החברה, ואף את הפערים בין שכר המנהלים לעובדים. יותר מכך, האפקטיביות של פגישות אינה תלויה רק באורכן או במספר המשתתפים. במהלך הקורונה כאשר הפגישות עברו לווידאו אחד הדברים שחברות התלוננו עליהם היה הקושי לייצר סיעור מוחות אפקטיבי וחשש שאותו קושי יוביל לפגיעה בחדשנות. פגישות יכולות להיות אפקטיביות גם אם יש בהן ארבעה או שמונה משתתפים ואפילו יותר וגם אם הן אורכות יותר מחצי שעה.

שופיפיי היא לא הראשונה שמנסה להילחם בתופעת הפגישות המיותרות. תקופת הקורונה העלתה שוב למודעות את הנושא גם בגלל שינוי סדרי העבודה וגם בגלל שהעבודה מרחוק גרמה לריבוי פגישות. אנשים לא התראו במסדרונות ולכן נאלצו לקבוע פגישות וידאו. בדצמבר 2021 הכריזה סיילספורס על 'שבוע ללא פגישות'. זה היה ניסוי שמטרתו להילחם ב'עייפות הזום' והשחיקה הנובעת מהצורך להיות זמינים רוב היום ולהשתתף בפגישות רבות. בעקבות הניסוי 93% מהעובדים דיווחו על כך שיש לפחות משהו חיובי אחד בשבוע ללא פגישות, 61% אמרו שעבדו את אותו מספר השעות, 20% אמרו שעבדו פחות שעות ובערך חצי מהאנשים אמרו שהם למדו יותר טוב איך לעבוד באופן לא מסונכר. בעקבות המסקנות חלק מהחטיבות של סיילספורס החליטו לאמץ שבוע ללא פגישות אחת לרבעון.

ג'ף בזוס ישיבת עבודה בוושינגטון פוסט | צילום: גטי אימג'ס

במקביל לניסוי בסיילספורס, החליטו בסיטי, הבנק העולמי, לערוך שינויים בפגישות העבודה. למשל, הוחלט לקצר את הפגישות ל-50 דקות על מנת לתת לעובדים עשר דקות מנוחה בין פגישה לפגישה. כמו כן, הם מיישמים רגעי מיינדפולנס שמתבצעים בזמן הפגישה.

בחברת Remitly ישראל ערכו לאחרונה סקר בעקבות פיילוט שעשו ליום ללא פגישות. 97% מהמשתתפים ביקשו להמשיך עם הנוהג מהסיבה שזה הפך את שבוע העבודה שלהם ליותר אפקטיבי. "לשם בדיקה ראשונית, ביצענו פיילוט של יום ללא פגישות במחלקת השיווק. בכדי לבחון מה האפקטיביות של זה והאם נוכל להוביל כזה דבר בארגון כולו העומד על אלפי עובדים גלובלית. המטרה הייתה לשפר את שביעות הרצון הארגונית, להפחית עומס מיותר מהעובדים ובד בבד להגביר את היעילות. יצרנו יום המוקדש נטו למשימות העבודה השוטפות וליצירת תוצרים. הפידבקים היו מעולים, הפחתת כמות הפגישות יצרה דרכים יצירתיות ויעילות יותר לתקשורת. אנשים החלו לסגור יותר דברים במיילים ובסלאק או לעלות לסינקים קצרים של אחד על אחד במקום פגישות ארוכות ומרובות משתתפים. מה שאפשר לחסוך זמן יקר ועדיין לקבל את כל האינפורמציה שצריך", אומרת שנהב יהודה גורן, מנהלת שיווק בחברת הפינטק רמיטלי.

הסלידה מפגישות מיותרות בעבודה לא התחילה בקורונה. ג'ף בזוס, מייסד אמזון, קבע למשל הרבה לפני 2020 את "חוק שתי הפיצות" על מנת לשמור על יעילות בפגישות עבודה. ההגיון מאחורי ה'חוק' הוא הגבלת מספר המשתתפים בפגישה. בזוס גם אמר שהוא מתחיל כל ישיבה בשתיקה על מנת לייעל את העבודה, כדי שאנשים יוכלו לקרוא את חומרי ההכנה לפגישה. לפני שמתחילים הדיונים בזוס וצוות המנהלים הבכירים שלו יושבים בדממה וקוראים מזכרים שנוצרו עבור הפגישה. המזכרים הללו יכולים להתפרס על פני שישה עמודים, כך שהדממה הנדרשת לקרוא אותם עשויה להימשך אפילו כחצי שעה. בזמן הזה מצופה מהמשתתפים גם לכתוב הערות על מה שהם קוראים, ובעיקר ללמוד ולהפנים את הכתוב.

לאור הדרך שבה ניהל את טוויטר, לא בטוח שכדאי ליישם את עצות הניהול של אילון מאסק אבל גם הוא התייחס לנושא הרבה לפני התפרצות הקורונה. בשנת 2018 מאסק תיאר את הדרך בה מנהלים בחברה פגישות עבודה לפי שלושה כללים מנחים:

1. בלי פגישות רבות משתתפים

2. אם אתה לא נותן ערך מוסף לפגישה – צא ממנה

3. לא לכנס פגישות תכופות מדי

אצל מאסק המספר האולטימטיבי הוא עד שישה משתתפים והוא ביקש שאותן הפגישות שכן קובעים יהיו מאוד קצרות. באמירה פרובוקטיבית בזמנו מאסק קרא לעובדים שמרגישים שאינם תורמים לפגישה לקום ולצאת ממנה.

פגישות עבודה הן דרך נהדרת לחולל יצירתיות וחדשנות, לסגור מהר דברים פתוחים ולייעל תהליכי עבודה צוותיים ושיתופי פעולה. אבל לפעמים הן גם הופכות לדרך להראות שעובדים כשלא באמת עובדים, או לבזבוז זמן שאינו תורם לקידום העבודה. כשזה המצב, ועובדים מזומנים לפגישות שלא קורה מהן כלום, שאינן מובילות למשימות או החלטות או שאינן מספיק ממוקדות ונמשכות ומתארכות - הם מרגישים, ובצדק, שהעומס רק מתגבר והמוטיבציה שלהם יורדת. במחקר שנערך בהרוורד נמצא שעובדים חושבים ש-83% מהפגישות ביומן שלהם אינן יעילות.

איך בכל זאת מקיימים פגישות עבודה יעילות?

ישנן דרכים להפוך פגישות עבודה לאפקטיביות, גם מבלי לנקוט בצעדים קיצוניים כפי שעשתה שופיפיי. השלב הראשון הוא לשאול האם צריך לקיים את הפגישה, מה ששופיפיי מנסה לעשות באמצעות הצגת המחיר בדולרים. לשאול מהן מטרות הפגישה, מיהם המשתתפים הנחוצים להשגת אותן מטרות והאם אי אפשר להשיג את המטרות באמצעות אימייל או הודעה או אולי פודקאסט או סרטון.

במאמר שפרסמה מקינזי בנושא מומלץ גם לבצע חקירה מעמיקה יותר ולשאול האם הארגון מעודד קביעת פגישות על פני קבלת החלטות עצמאית. במקרה שאנשים לא מקבלים החלטות בעצמם מנהיגים צריכים לבחון כל זימון לפגישה ולא לקבל את כולם על מנת לעודד קבלת החלטות עצמאית בחלק מהמקרים לפחות.

אחרי שהחלטתם שדרושה פגישה, צריך לשאול מיהם המשתתפים שהכרחי שיהיו בפגישה. גם עובדים שמזומנים לפגישות צריכים לעשות את אותו הדבר - לשאול את עצמם האם הם נחוצים בפגישה וכיצד הם יכולים לתרום לה. במידה וזומנתם לפגישה שאתם לא חושבים שתוכלו לתרום בה, העלו את זה בפני מזמן הפגישה. סבירות גבוהה שאתם צודקים.

כדי שפגישה תהיה אפקטיבית צריכות להיות לה מטרות מוגדרות ויעדים שאיתם תרצו לצאת כמו משימות, מידע או החלטות. לאחר שהגדרתם את מטרות הפגישה חשוב לדאוג שאלו יושגו במהלכה. למטרה זו ניתן לחלק מראש חומרי קריאה על מנת שכולם יגיעו מוכנים, לפרט מהן המטרות ולערוך תיאום ציפיות. אפשר גם לקבוע מנהל לפגישה שתפקידו לדאוג לשלוח את החומרים, להפיץ את המטרות והיעדים, לוודא שנוכחות כל המשתתפים הכרחית ובסופו של דבר גם לשלוח את הסיכום.

זמן מוגדר ומוגבל. כאשר פגישות 'נמרחות' הן לא אפקטיביות וגורמות לאנשים לבזבז זמן יקר בו הם היו יכולים לעשות 'עבודה אמיתית'. לכן, כל פגישה צריכה להיות תחומה בזמן ולהתפזר כאשר הזמן נגמר. במקינזי מבחינים בין שלושה סוגי פגישות: פגישות לקבלת החלטות, פגישות למציאת פתרונות וסנכרון והסוג השלישי הוא פגישות אינפורמטיביות. אם מדובר בפגישה אינפורמטיבית, ההמלצה היא להגביל את משכה ללא יותר מ-30 דקות. פגישות לקבלת החלטות יכולות להיות מעט ארוכות יותר אך צריכות להסתיים בקבלת הכרעה - קבלת החלטה.