חיים לוי: "כך תהפכו למנהלים טובים יותר"

זה לא סוד שהקורונה הציבה אתגרים רבים לחברה הישראלית והעולמית. עם זאת, מטבע הדברים, חלקים מסוימים במגזר הציבורי התקשו במיוחד להתמודד עם ציות להנחיות השונות. מנהלי בתי ספר רבים למשל, דיווחו כי הם מתקשים להתמודד עם ההנחיות המשתנות בקצב תדיר כל כך, במיוחד כאשר נדמה שההחלטות מנותקות מן המצב בשטח, ונלקחות לא פעם מתוך חוסר היכרות עם המשאבים והמגבלות הרבות של המערכת. 

מן המפורסמות הוא שמערכת החינוך בישראל ריכוזית מאוד, ומאפשרת מעט מאוד גמישות למורים ומנהלים ביחס לניהול בתי ספר. עם זאת, גם במגבלות של ריכוזיות ומשאבים לא-מספיקים, ניתן להוציא יותר מן הארגון, וזאת אם מקבלים פריזמה מושכלת שמגיעה מאדם חיצוני המתמחה בייעוץ מסוג זה. שוחחנו עם חיים לוי, המתמחה בליווי ארגונים להובלת שינויים ארוכי טווח, כדי ללמוד כיצד ארגונים יכולים להשתפר גם בימים אלו.

כל הארגונים המאושרים דומים זה לזה

חיים לוי הוא איש רב פעלים; לאחר 14 שנות הוראה, הפך חיים למנהל בית ספר במחוז ירושלים, תפקיד אותו מילא במשך כ-15 שנה נוספות בשלושה בתי ספר שונים. בנוסף לעיסוקיו בתחום החינוך, פיתח חיים התמחות בשוק ההון, והוא אף מרצה בנושא השקעות בשוק ההון; בנוסף, היה חיים בעלים של חברה לפיתוח תוכנה, למד לתואר שני באוניברסיטה העברית במתודולוגיה ויישומי מחשב ואחר כך למד ייעוץ ארגוני באוניברסיטת בר אילן. מאז פרש מניהול במסגרת מערכת החינוך לפני 9 שנים, עוסק חיים בליווי ארגונים להובלת שינויים, הובלת תהליכי התייעלות בארגונים, שיפור הישגים וכדומה. חיים מתמחה בעיקר בליווי מוסדות חינוך, אולם מלווה גם מוסדות רווחה, עמותות, רשויות מקומיות וכן עסקים מהמגזר הפרטי.

מה בעצם אתה עושה עבור ארגונים?

חיים: ״המטרה שלי היא לסייע לארגונים לצמוח. אני מראה להם את הדרך לשדרוג הארגון כמה רמות מעלה. אני מנתח את מרכיבי הארגון ותפקודיו, לומד את התרבות הארגונית שלו, ומזהה את צווארי הבקבוק שבו. על המנהל להתמודד עם כל מיני חסמים שגורמים לסטגנציה או רגרסיה של המערכות השונות בארגון. לאחר מכן אני מסייע למנהלים לגבש אסטרטגיה נכונה כדי לטייב את המערכת. לשמחתי, הניסיון שלי בעבודה עם ארגונים, וכן היכרות מעמיקה גם עם עבודתו של המנהל. מסייעת לי להבין בדיוק איך מנהלי בית ספר מתפקדים ומרגישים: מצד אחד, מטילים עליהם עשרות משימות, שלפעמים סותרות האחת את השנייה, ומצד שני, ניתן בידם מינימום של גמישות וסמכויות לשנות דברים, וזאת בנוסף למגבלות רגולציה, פוליטיקה ועוד. לצערי, לאור כל הקשיים הללו, מנהלים רבים מנסים בעיקר לשרוד, 'להגיע הביתה בשלום'.

אני מציע לאותם מנהלים דרכים להתבונן על תהליכי המאקרו, ומציג בפניהם כלים שונים שיאפשרו להם להתמודד, להגיב בצורה יצירתית, ובעיקר לקבל החלטות מושכלות שמקדמות. כלומר, במקום 'לדשדש על אוטומט', להזניק את המערכת קדימה. חשוב שהתהליך יהיה שקוף ומשותף לפחות עם דרג הביניים. המטרה היא לנווט את הספינה לכיוון של צמיחה וגדילה; לארגן את המערכת בצורה נכונה, באופן שימצה את המקסימום מכוח האדם הקיים, וישמר כוח אדם איכותי.

לבסוף אנו מתווים את הדרך להשגת היעדים, בין אם היעדים כספיים, אישיים, אקדמיים או לוגיסטיים או אפילו טיפול באקלים ובתרבות הארגונית. התפיסה שלי היא שבבסיס, כל הארגונים דומים זה לזה במרכיבי היסוד: היררכיה, תקציב, יעדים, מטרות, תקשורת ותהליכי עבודה. כמו כן, יש ציפיות חיצוניות ופנימיות מצד הנהלה ומצד העובדים, כאשר לרוב ציפיות אלו אינם בהלימה הדדית. הדברים אמורים הן ברשות מקומית הן בחברה פרטית או בכל ארגון. כלי האבחון, הניתוח והיישום, דומים ברוב המקרים למעט ניואנסים של תוכן ויעדים".

צעדים בוני שינוי - ייעוץ אירגוני | יח"צ

מה מייחד אותך בתחום של ייעוץ ארגוני?

"לפי מחקרים שנעשו בנושא יעוץ ארגוני, יותר מ-90% מן הגופים שעברו תהליך של ייעוץ ארגוני, בפועל לא השיגו שינוי משמעותי", אומר חיים. "כלומר, יועצים מבצעים תהליך מסוים של אבחון וניתוח הבעיות, אבל בסוף זה מסתכם במצגת יפה וחוברת מהודרת שנותרת במגירת המנכ"ל. הבעיה נעוצה קודם כל ברמת המוכנות של המנהל לשינוי משמעותי, שדורש נחישות, אומץ ומנהיגות.

אחד מעקרונות המפתח הוא שיתוף העובדים בתהליך. המוטיבציה שלהם נעוצה בהבנה שהתהליך הולך לשפר משהו בחלקת אלוהים שלהם. זה מונע התנגדויות לכך 'שיזיזו להם את הגבינה'. עקרון שני, שיקוף תמונת מצב אמיתית, מבלי לעשות הנחות לשום גורם. עקרון שלישי, מחויבות לתוצאות בפועל: כלומר, חשוב לי שיתרחש שינוי. יועץ ארגוני אמיתי הוא סוכן שינוי, ולא שוטר שרושם דו"ח על 'הפרעה לתנועה'. אני מעורב גם בתהליך היישום של המסקנות. 

דבר נוסף, ואולי החשוב ביותר, הוא היכולת שלי ליצור אמון עם כל הדרגים. גם הדיסקרטיות של המידע חשובה ביותר. הידע שלי כמגשר, מסייע לי להבין את נקודת המבט של כל אחד במערכת בלי שיפוטיות. המיומנות הזאת, בשילוב דיסציפלינות שונות ויכולות בינאישיות גבוהות, מגבירים את סיכויי ההצלחה של הארגון להגיע לשינוי חיובי".

מה קרה לאינטל

חיים: "בסוף, המפתח הוא מערכות יחסים וכושר מנהיגות: על כך יקום או ייפול ארגון. ניקח למשל את תחום הטכנולוגיה. בשנים האחרונות חברות ענק כמו אנבידיה, קוואלקום, MDA וחברות נוספות בתחום של ייצור שבבים, עקפו בצמיחה ומכירות (גם במניה) את אינטל המיתולוגית, בגלל מערכת יחסים קלוקלת ששררה בין שני מנכ"לים בחברה לבין המהנדסים ולדרג הניהולי של אינטל. 

הדבר הזה קורה במידה רבה גם בארגונים אחרים, ובפרט בבתי ספר. ישנה תופעה המוכרת גם במחקרים בתחום, לפיה בהרבה בתי ספר על-יסודיים שוררת מערכת יחסים רעועה בין מנהל התיכון לבין מנהל חטיבת הביניים או הצוות שלו. הבעיה לרוב היא הגדרת סמכויות, אמון ושקיפות. לא ברור למי נתונה הסמכות ועד לאיזו רמה היא משתרעת. על רקע זה נוצרים סכסוכים, ענייני אגו וכדומה. הוזמנתי לארגונים כאלה, שבהם השתמשתי במיומנות שלי כמגשר מוסמך ועזרתי להביא לפתרון וליצירת שיתוף פעולה פורה. זאת על ידי חשיפת האינטרסים, החששות והרגישויות של הצדדים. חשוב שכל צד יבין מה עובר על הצד השני; השלב הבא הוא ניסוח ההבנות והכללים עליהם ניתן להסכים. לאחר מכן, הגדרת הסמכויות בצורה ברורה ומוסכמת, ולאחר מכן כל היתר. התהליך הזה הוא תנאי להמשך הרה-ארגון והמנוף לשיפור המערכת כולה. במקרה אחר שהיה לי, התערבתי במערכת יחסי עבודה ואישיים בין שתי מנהלות של תיכון ענק בדרום. לקח לנו כמה חודשים של 'צעד קדימה ושניים אחורה', אבל בסוף התהליך המערכת כולה השתפרה ובתי הספר הגיעו להישגים מרשימים.

לסיום, מילה למנהלים: לנהל, פירושו להנהיג; ולהנהיג פירושו לראות את כל העובדים מהאחרון שבהם עד הסמנכ"ל. לראות פירושו להיות מעורב, להבין ולתמוך. הנה סיפור קטן לדוגמא : לפני כחצי שנה נסעתי לפגישה עם ראש מועצה בדרום. זה היה בצהרי יום קיץ חם ומהביל. בדרכי למקום, פגשתי מטאטא רחובות, שעבד תוך שהוא מזיע ומאדים מחום. האיש המשיך בעבודתו הסיזיפית ובֵּירך אותי לשלום בחיוך, כשחלפתי על פניו. עצרתי ושאלתי לשלומו. שאלתי 'למה אתה לא תופס פינה מוצלת ונח, הרי חם מאוד היום?' הוא ענה לי בפשטות: 'אני רק עושה את העבודה שלי עבור המנהל שלי'. שאלתי למה, והוא ענה 'ראש המועצה כל בוקר עובר לידי ועוצר, כמוך, לשאול בשלומי. לגבי כל היתר אני שקוף כמו חלק מהנוף. אעשה הכל שהמושב יהיה הכי נקי וזו גאוותי'. התרגשתי ואמרתי לעצמי שהאיש הזה ומנהלו, הם דוגמה והשראה לכל עובד ולכל מנהל באשר הם. באתר של החברה שלנו, "צעדים בוני שינוי", יש מגוון טיפים שאינם תחליף לעבודה שיטתית, אבל מי שיאמץ אותם ואת רוח הדברים שמאחוריהם יכול להרוויח לא מעט".

לפרטים ויצירת קשר עם חיים לוי ללא התחייבות, התקשרו לטלפון 0523199669, או שלחו מייל ל-chaiml2011@gmail.com . ניתן להיכנס לפייסבוק לעמוד "צעדים בוני שינוי " או לאתר הבית .