העובדים מתלוננים ש'צריך לעשות' - איך גורמים להם לנקוט יוזמה?

אף פעם לא היה קל לנהל אנשים. אבל בתקופה האחרונה - בזמן שהמצב הכלכלי מצריך התייעלות, השינויים התכופים לא מאפשרים לתכנן זמן רב קדימה והכניסה של טכנולוגיות חדשות כמו AI מתרחשת בקצב מסחרר - זה מסובך אף יותר. מנהלים צריכים לקבל החלטות מהירות כאשר לא תמיד כל המשתנים ברורים, הדרישות והציפיות של האנשים אותם הם מנהלים וגם של משקיעים, דירקטורים או חברי הנהלה משתנות גם כן. כשהמים מסביב כל כך סוערים מנהלים נתקלים בדילמות יומיומיות בניהול אנשים. כלכליסט כאן כדי לעזור. בעזרת מומחים בניהול כוח אדם נשיב לדילמות יומיומיות שמתעוררות אצל מנהלים בנושא ניהול אנשים.

הפעם, נושא שרבים נתקלים בו במיוחד נוכח העבודה ההיברידית והשינויים הארגוניים בחלק מהחברות: איך גורמים לעובדים לעשות במקום להתלונן שצריך לעשות? מה עושים עם עובדת שמבקשת מראש הצוות לעשות פעולות שהיה מצופה שהיא תעשה בעצמה. למשל, כאשר בישיבת צוות היא אומרת "לדעתי צריך לבקש מצוות הבדיקות לעשות בדיקה ספציפית על המוצר" במקום לבקש זאת מצוות הבדיקות; כאשר היא שולחת מייל למנהל שלה וכותבת "צריך לוודא עם הצוות השני שהם השלימו את התהליך" במקום לוודא זאת מול הצוות השני בעצמה או אומרת "צריך לבקש ממנהלת המשרד להקפיד על חלב שקדים במקרר". איך גורמים לה להפסיק להתלונן למנהל שלה שצריך לעשות ופשוט לפעול?

סמדר צלליכין-סבו | צילום: נירי גתמון

"התופעה הזאת נפוצה בארגונים ומתגברת דווקא עכשיו בעקבות השינויים בעולם העבודה. מה העובדים צריכים היום מהמנהלים שלהם? משמעות: להבין למה הם נדרשים לעשות את המשימות המבוקשות מהם; אוטונומיה: יכולת לפעול באופן עצמאי; מוטיבציה: להבין את הכוחות המניעים לפעולה ומעורבות: לדעת מה קורה, לקבל וודאות ושיתוף", אומרת סמדר צלליכין-סבו, סמנכ"ל משאבי אנוש ומומחית ליצירת שיתופי פעולה.

לדבריה, במקרים בהם עובדים מבקשים מהמנהלים שלהם לעשות את העבודה במקומם, הם בעצם מנסים לסמן למנהלים שמשהו חסר להם, כעובדים, כצוות ואולי גם חסר בארגון.

אז איך אפשר להניע את העובדים לנקוט יוזמה ולפעול בעצמם במקום לחפש מנהל שיעשה את העבודה?

לשאול שלוש שאלות:

1. האם לעובדים שאיתכם יש אוטונומיה?

מצאו זמן לשבת ביחד (לא על הדרך), תודו על העלאת הבקשה או הרעיון ופתחו שיחה סקרנית ופתוחה: למה הנושא חשוב? למה חשוב עכשיו, מה התוצאה המצופה? נסו להבין למה העובדים בחרו לפנות אליכם כמנהלים ולא לעשות בעצמם? האם יש משהו שמטריד אותם עכשיו?

שתפו את העובדים ברצון שלכם שהם יהיו פרואקטיבים וייזמו פעולות ובררו איתם מה היה עוזר להם לעשות את הפעולה? ומה הם צריכים מכם עכשיו.

העובדים לרוב רוצים אוטונומיה, הם רוצים את חופש הפעולה לעשות את הדברים כפי שהם חושבים שנכון. כשהם מרגישים מיקרו מנג'מנט הם לא יצרתיים, הם חוששים לקחת יוזמה.

בדקו עד כמה חופש פעולה אתם נותנים לעובדים לפעול כפי שהם חושבים לנכון.

2. האם מאמינים בכם כמנהלים?

חשבו על מערכת היחסים שלכם עם העובדים שאיתכם. עד כמה העובדים יודעים שאתם כמנהלים מאמינים בהם וביכולותיהם? עד כמה הם מאמינים ביכולותיכם כמנהלים? האם הם מרגישים באמת שתהיו איתם גם בהצלחות, תפרגנו ותיתנו קרדיט? שתהיו שם גם כשהדברים לא מצליחים ותתנו להם גיבוי? האם אתם נותנים לעבודים שלכם באמת הרגשה שאתם מעריכים את דעותיהם גם כשהן שונות משלכם?

מערכות יחסים מתבססות על אמון בין הצדדים, אמון זו היכולת לסמוך על אנשים לעשות את מה שאמרו שיעשו והיא נבנית בצעדים:

• תאמו ציפויות ברורות ביניכם, חלוקת תפקידים ולוחות זמנים
• תנו קרדיט לעובדים שלכם, על כוונות, עשייה והצלחות
• פרגנו על עשייה, על תרומה ושיתוף
• שאלו לדעת העובדים והתייעצו לפני קבלת החלטות

3. האם הארגון שלנו הוא סביבה עם ביטחון פסיכולוגי ?

כבר בשנת 2008 גוגל הטמיעה את המושג "ביטחון פסיכולוגי "בצוותים, היה זה אחד התוצרים של "פרויקט החמצן" בו ניסו להבין את הגורמים העיקריים לרמת ביצועיים גבוהה של צוותים. ביטחון פסיכולוגי עלה ראשון, והוגדר כהרגשה של חברי הצוות כי הם פועלים במרחב בטוח. מרחב בטוח מאפשר את הביטחון לחברי הצוות ליטול סיכונים מצד אחד, ולהיחשף ולספוג ביקורת זה מזה, מצד שני.

איך תדעו אם אתם בארגון בטוח ?

תזמו שיח מנהלים (אפשר עם ייעוץ חיצוני) בו תבדקו האם הארגון, התהליכים, הממשקים, עבודת הצוות מאפשרים ליזום, לנקוט בפעולה ולהביע עמדה;

שתפו את העובדים גם בחוסר הצלחות שלכם, עודדו שיח סביב כשלונות;

צרו בהירות (גם בתקופות סוערות, חשוב לייצר איים של וודאות על מה שיודעים, ולומר מה אנחנו כמנהלים לא יודעים);

שתפו בתהליכי קבלת החלטות;

תהיו אתם המודל, שתפו גם את המנהלים שלכם, עובדים הרואים את המנהלים הישירים משתפים את המנהלים שלהם, הדבר יוצר עבורם סביבה בטוחה

במקום בטוח עובדים מרגישים יותר ויותר שייכים. כשמרגישים שייכים אנחנו עושים ולא מחכים שמישהו יעשה עבורנו.