חופשות עובדים - איך להימנע מאסון חגיגי

חופשה לעובדים היא דבר מצויין לארגון. אבל בעונת החגים כולם רוצים חופש, פחות או יותר באותו הזמן. איך תמנעו עוגמת נפש לעובדים המבקשים לנפוש? האם אתם חייבים לאשר את החופשה? ואיך תמשיכו לנהל את העסק עם מצבת עובדים חסרה? 7 טיפים שיעזרו לכם לנהל את חופשות העובדים - כדי שהעסק שלכם ימשיך להתנהל כשורה.

חלק מתפקיד ניהולי כולל גם התמודדויות עם צרכי העובד – גם כשהוא מתכנן שלא לעבוד. כשעונת החגים בפתח, מעסיקים רבים נתקלים בצורך לאשר חופשות של עובדים. המלכוד ברור: אישור יותר מדי חופשות ליותר מדי עובדים בזמנים סמוכים יפגע בתקינות העבודה; מאידך, סירוב לאשר חופשות הוא מתכון מנצח לעובד ממורמר וכועס. ועובד ממורמר וכועס זה רע לעובד ורע לארגון. העובדים הם נכס לחברה וחופשה היא זכות שניתנה לעובד על-פי חוק וחובה של המעסיק לתת אותה: כל עובד זקוק לזמן להתנתק מהשגרה ולחדש מצברים. במילים אחרות: חופשה טובה לעובד וטובה גם לארגון.

לפי החוק, המעסיק הוא בעל הסמכות לקבוע את מועדי החופשות - תפקיד שמעצם טיבו וטבעו הוא מתסכל ולעתים כפוי טובה: אישור בקשת חופשה מתקבל כדבר מובן מאליו; סירוב לאשר הוא בלתי נסלח, לא מתחשב ושרירותי. מדובר במלכוד 22 ניהולי קלאסי. איך מתמודדים איתו? כדאי לאמץ כמה כללים לתיאום הציפיות וארגון החופשים של כולם:

1. הגדירו נהלים ברורים ומפורשים

תיאום ציפיות ושביעות רצון הולכים יד ביד – יידעו את העובדים על קיומם של נהלים הקובעים את היקף החופשות, מתי צריך לבקש אותן ובאיזה אופן (בעל פה, במייל או בטופס ייעודי). עשו זאת כבר בתחילת העבודה – אפילו על ידי צירוף מסמכים של נהלי עבודה יחד עם חוזה העבודה – זה יסייע להשריש ולהטמיע את מדיניות הארגון.

2. אכפו את הנהלים – גם בתקופות בהן הם פחות נחוצים

המשיכו לפעול לפי הנהלים גם בתקופות הרגועות. התנהלות קבועה זו תחסוך אכזבות או רגשות טינה בתקופה שבה הנהלים הללו הכרחיים עבור העסק שלכם. התייחסו לנהלים שלכם ברצינות – שלא יהפכו לאמירה חסרת שיניים.

3. הגדירו מראש את הצרכים הארגוניים בתקופת חגים או חופשה

הגדירו טווח נוכחות מינימלי לכל מחלקה או צוות בחברה בכל תקופה, ושתפו את העובדים בדרישות: יש חברות בהן העובדים עצמם מתייעצים ומתאמים בינם לבין עצמם את חופשתם המתוכננת בהתאם לדרישות. גם אין צורך להמתין: דברו על נושא החופשות עם העובדים ובררו מראש מה הכוונות שלהם. עמדו על האפשרויות ומידת הגמישות של הארגון לפי מטרותיו העסקיות באותה עת.

4. תגמלו את העובדים שממשיכים לעבוד גם בתקופות השיא של החופשים

בכל תקופת חופשים – החופש הגדול או עונת החגים – רבים מן העובדים לוקחים חופשות (הרבה מהם הורים), אך תמיד יימצאו הקולגות שממשיכים לבוא לעבודה כסדרה (הרבה פעמים, רווקים נטולי ילדים). העובד שממשיך להגיע לעבודה נתקל במשרדים ריקים, דממה מעיקה ופרוייקטים תקועים. כמה מוטיבציה יש לו להמשיך לעבוד? כנראה שלא הרבה. בנוסף, תחושת המרמור לא מאחרת להגיע, נוסח: כולם בחופש, ורק אני ממשיך לעבוד...

תגמלו את העובדים שממשיכים לתחזק את העבודה השוטפת – במקרים רבים הם נושאים בנטל של חבריהם הנופשים. הכירו בהשקעה המיוחדת שלהם כמידת יכולתו של העסק: בונוס, צ'ופר כלשהו, חצי יום חופש על חשבון המעסיק בתקופה רגועה יותר... כל דבר שישדר הכרה בהשקעה המיוחדת של העובד, ואולי אף יתמרץ את יתר העובדים לדחות את החופשה שלהם למועד אחר.

5. לכל כלל יש יוצא מן הכלל – גם לנהלי החופשות של הארגון

לכל כלל יש יוצא מן הכלל – אם מדובר באירוע חשוב במיוחד עבור העובד (להבדיל מעוד חופשה כמו רבות אחרות) – אירוע משפחתי, אירוע חד פעמי שלא ניתן לשחזר, הגשמת חלום כלשהו – עשו מאמץ מיוחד לבוא לקראתו ולא לתקוע מקלות בגלגלים.

6. התכוננו מראש להשלמת משימות של עובדי מפתח

נכון, אומרים שאין עובד שאין לו תחליף, ובכל זאת: תמיד יש עובדים – במקרים רבים, דווקא לא הבכירים ביותר – שנדמה שבהיעדרם, העסק מתמוטט: חשבת השכר שלא נמצאת ביום הכנת משכורות או מומחה ה-QA שלא מגיע בדיוק ביום שחרור גרסת תוכנה חדשה. במקרה של עובדים אלה, הנמצאים בצמתים קריטיות של התנהלות העסקית של הארגון, קשה עוד יותר לאשר חופשה.

זכרו שדווקא מאחר שעובדים אלה כל כך חשובים לארגון, התפקיד שלהם אפילו שוחק ומתסכל עוד יותר מחבריהם לעבודה. איך תתמודדו עם העדרם? הכינו מראש חלופת איוש לכל אחת מהמשימות של העובד שדרוש להשלימן בזמן היעדרו. אם אין בנמצא חלופה, שקלו לעשות שימוש במיקור חוץ מקצועי. שמרו על שלמות העבודה – ועל שלמות נפשו של העובד היקר.

7. מילה זו מילה

עקביות בהחלטות חשובה לא רק כשמדובר במדיניות תמחור עקשנית או בניהול משא ומתן למיזוג החברה: שמרו על קו אחיד גם בהתייחס לאישור ימי חופשה. מרגע שאישרתם את החופש של העובד – אורו עיניו והוא כבר התחיל לתכנן תוכניות, להזמין כרטיס טיסה או חבילת נופש במלון ולכן ברגע שחופש אושר – אל תנסו לחזור בכם.

הכותב הוא סמנכ"ל לקוחות פרטיים ומומחה לניהול קריירה ב-AllJobs דרושים