מבקר המדינה: משרד הפנים הפקיר את מאגרי המידע העירוניים

משרד הפנים קידם בכנסת האחרונה ביתר שאת את בניית המאגר הביומטרי שאמור לאגור את הנתונים הרגישים ביותר של אזרחי המדינה, תוך הבטחה לכך שהמאגרים יישמרו באופן הקפדני ביותר. עם זאת, לפי דו"ח מבקר המדינה, את הארכיונים ברשויות המקומיות המשרד הפקיר וכתוצאה מכך, כל רשות מקומית עשתה במאגרי המידע שלה כרצונה, ללא פיקוח או סדר אחיד. האנדרלמוסיה בארכיונים של הרשויות המקומיות חוגגת; רוצים למצוא תיעוד של ישיבת מועצה מלפני עשר או עשרים שנה או שרטוט של חלקה? לכו וחפשו מה קרה במעבר של הרשויות המקומיות מנייר מודפס למחשבים. לפי דו"ח המבקר, לא תוכלו למצוא מסמך שנכנס לארכיון בעיריות אור יהודה, טירה וקריית מלאכי מפני שאלה לא תייקו את רשומותיהן לפי מפתח תיוק. בעיריות נס ציונה ורמת גן הקפידו לשמור על סדר ברשומות הממוחשבות, אבל מי שיחפש רשומות שהודפסו לפני עידן המחשב יתקשה לעשות כן.

וכשכל רשות מקומית עושה כרצונה, הבלגן חוגג. על פי הממצאים, בעיריית קריית מלאכי, חלק מהמסמכים שאוחסנו בארכיון מנהלי שהעירייה הפעילה בעבר נפגעו עקב רטיבות ועובש שהצטברו בארכיונים; בעיריית טירה, חלק מהמסמכים כלל אינם שמורים במיכלים ועל פי המבקר נצברה עליהם שכבת אבק; בעיריית נס ציונה חלק ממיכל האחסון בארכיון הונחו על הרצפה, כאשר החלונות בחדר האחסון אינם מסורגים ופתוחים לכל פורץ.

כולם מתנערים מאחריות

המסכת שמגולל המבקר מזכירה כמעט כל מערכת שלטונית במדינת ישראל והיא מתנהלת בצורה הבאה: משרד הפנים מטיל באמצעות ארכיון המדינה על הרשויות המקומיות את ההוראה להקים ארכיונים משלהם, ללא הסדרה או פיקוח. אלה יוצאות ידי חובתם ומעבירות את הארכיב הלאה לחברות אזרחיות, גם כן ללא פיקוח או הסדרה. כך, מסמכים היסטוריים של עיריית אור יהודה, נמסרו לשמירה במגנזה פרטית, אולם לעירייה אין מידע שאפשר להבין ממנו באילו מסמכים מדובר. עיריות אחרות כלל לא יודעות אילו מסמכים מן העבר הן מחזיקות. על פי הדו"ח, עיריות אור יהודה, קריית מלאכי, טירה ונס ציונה לא פרסמו מידע בדבר מהות החומר ההיסטורי שהן מחזיקות.

כבר מאז 1983 מבקש ארכיון המדינה ומשרד הפנים לקדם הקמת ארכיוניים היסטוריים כדי לשמור את החומר שלהן לצמיתות אך נכשל שוב ושוב. לפי מבקר המדינה, ארכיון המדינה כשלעצמו לא עקב אחר אופן קיום הנחייתו, וכך מסר בתגובה לפניית המבקר את התגובה "איננו יודעים לאשר מערכות כאלה". כאשר פנה "כלכליסט" לתגובת משרד הפנים באשר לממצאים בדו"ח המבקר, התגובה היתה דומה: פנה לרשויות המקומיות. משמע, משרד הפנים מסיר כל אחריות מהנושא. כמה שעות לאחר מכן חזר בו המשרד וענה: "המשרד מבצע עבודת מטה ויופצו הנחיות לרשויות המקומיות בדבר חובתן לניהול רשומות וארכיונים במהלך 2015, בתאום עם גנזך המדינה".

וכשאין בעל בית, אי הסדר הוא בעל הבית: עיריית אור יהודה רכשה מערכות מחשוב ב- 2009 אבל לא ידוע לה אם היא עומדת בדרישות לניהול רשומות אלקטרוניות, והאם ניתן לשמרן לצמיתות; בעיריית קריית מלאכי וטירה מחדשים, אמנם, את מערכות המחשוב, אבל לא ידעו להתייחס לניהול רשומות ולארכיון. בקריית מלאכי ורמת גן כלל לא טרחו לפנות לארכיון המדינה לפני חידוש המערכות.

סכנת גניבת מידע

אחת מנקודות המחלוקת בבניית המאגר הביומטרי במשרד הפנים הוא החשש הציבורי מפני נגישות הנתונים הרגישים לעובדי מדינה שעשויים לטפל בנתונים אלה ברשלנות. חשש נוסף נגע לאפשרות לפרוץ למאגרים אלה ולגנוב מידע ששייך לאזרחים. אולי עדיף שלא לקחת דוגמא מארכיון המדינה, שלא נערך, על פי המבקר, לטיפול בביעור רשומות אלקטרוניות ובכך רשויות מקומיות "מבערות", לפי הכתוב, נתונים כאוות נפשם. כך יכול כל פקיד בכל עירייה למחוק נתונים כרצונות.

בעיריית אור יהודה, כך מפרט המבקר, לא היו ערים לכך שמחובתם לקבל את אישור ארכיון המדינה לפני מחיקת רשומות אלקטרוניות. "יש חשש שעובדי העירייה מחקו רשומות אלקטרוניות שייתכן שיהיה צורך לשמרן, זאת מאחר שהסמכות להחליט אם למחוק רשומות אלקטרוניות נתונה בידי כל עובד ועובד בעירייה.

עיריית נס ציונה היתה היחידה שהגיבה בנושא ל"כלכליסט" ואמרה: "העירייה תתקן את כל הליקויים בהתאם להנחיות מבקר המדינה".