דווקא במצב חירום כלכלי, ספירת המלאי יכולה להפוך להזדמנות עסקית

אסף אברהמי

ההאטה שממנה סובל המשק הישראלי בעקבות המלחמה, ושבמסגרתה פחת עד כה היקף הפעילות הכלכלית בכ-50%, פוגעת במיוחד בעסקים הקטנים והבינוניים. עסקים רבים במגזר זה נפגעו ישירות ממתקפת החמאס, ורבים אחרים ספגו נזק דרמטי בגלל היעדרות עובדים ומחסור בלקוחות עד כדי סכנה להמשך קיומו של העסק, וסיכוי גבוה לכך שייאלץ לסגור את שעריו. הפגיעה הקשה הזו צפויה לבוא בקרוב לידי ביטוי במסגרת הדיווחים השנתיים של עסקים קטנים ובינוניים לרשויות המס, עם סיומה הקרב של שנת 2023.

במציאות זו, בעלי עסקים ומנהלים ימצאו את עצמם מתמודדים עם המטלה הבלתי נמנעת של ספירת המלאי השנתית. השנה יש לספירת המלאי השלכות חשובות מתמיד על האיתנות של העסק בתקופת החירום. גם בשגרה מדובר באחד האירועים המשמעותיים בלוח השנה של כל עסק, ועל אחת כמה וכמה בעת משבר.

ספירת מלאי, הזדמנות להפיק תובנות לגבי העסק | שאטרסטוק

בתקופה כזו המצב קשה ומורכב הרבה יותר מאשר בימי שגרה: מנהלי התפעול והרכש מנסים להימנע ממחסור במלאי אך במקביל הם גם מעוניינים להקטין את המלאי הקיים במחסן כדי לצמצם את ההוצאות. לכן, ניהול נכון של האירוע המורכב הזה הוא חיוני וביכולתו לחסוך עלויות ולמנוע אובדן הכנסות לעסק בתקופה כה קריטית. ספירת מלאי איננה רק חובה לפי החוק ולפי כללי החשבונאות, אלא גם מהלך מרכזי לעסק מבחינה ניהולית ותפעולית, ויש בה אפילו הזדמנויות לצמיחה כדי להתאושש כמה שיותר מהר ממצב החירום.

בראש ובראשונה, וכדי להפיק את המירב מהאירוע, על בעלי העסקים והמנהלים לערוך את ספירת המלאי באמצעות אפליקציות ייעודיות, המאפשרות כיום לבצע את התהליך בצורה דיגיטלית ונגישה יותר מאי פעם. השימוש במסופונים לצורך ביצוע הספירה כבר אינו מחייב בהכרח לרכוש או לשכור ציוד מיוחד אלא די בהתקנת יישומון, הפועל על כל סמארטפון או טאבלט ומתממשק באופן אוטומטי עם מערכות התכנון של העסק (אלו הן מערכות Enterprise Resource Planning או ERP). ואם מחליטים ללכת בכל זאת על מסופון במתכונת המסורתית, ניתן לשכור כזה – ביחד עם מדבקות הברקוד שאותן סורקים באמצעות המסופון - והציוד השכור כבר כולל את ההתממשקות למערכות העסק.

אפשרות לייצר יתרון תחרותי

במהלך ספירת המלאי מומלץ גם לזהות את הפריטים, שבהם המלאי בפועל שונה מהמלאי המתועד במערכות העסק. פערים כאלה אופייניים לרוב לפריטים שבהם יש תנועה גדולה במלאי, לפריטים הדומים לפריטים אחרים ולחומרי גלם הנספרים בתפזורת. הפערים לגבי כל אחד מאלה עלולים להתגלות כבעייתיים במיוחד אם יתברר כי בעסק כלל לא קיים פריט שתועד בטעות כקיים במלאי, או אם יתברר כי העסק מחזיק פריטים שכלל אינם מתועדים במערכת ה-ERP. לפי מחקר שנערך על ידי חוקרים בטכניון, פערים מסוג זה עשויים להגיע עד לכ-15% מהיקף המלאי של העסק. לכן, מומלץ להפיק לקחים ולספור בתדירות גבוהה יותר את אותם פריטים שלגביהם זוהו פערים, למשל מדי חודש או מדי רבעון. כך לא נגיע לסוף השנה כדי לגלות ברגע האחרון פערים מטרידים בספירה.

כאמור, ספירת המלאי השנתית היא הזדמנות להפיק תובנות לגבי העסק, אשר יסייעו לנו להשתפר ולהתייעל בשנה הבאה. דווקא עכשיו, כשהעסק חווה קשיים גדולים מאי פעם, אסור להחמיץ את ההזדמנות הזו. בעלי עסקים יכולים למנף את הספירה כדי לייצר לעצמם יתרון תחרותי כבר כעת, במהלך המשבר סביב המלחמה, וגם ביום שאחרי. מכאן, שכחלק מהספירה, רצוי לנתח את מצבת הלקוחות של העסק לפי שיטת הפארטו, המוכרת גם כשיטת ה-ABC או שיטת 80-20. בתמצית, זוהי שיטה החותרת לכך שרוב המכירות בעסק (סביב 80%) יתבצעו למספר מצומצם יחסית של לקוחות (20%) בעוד שרוב הלקוחות של העסק יהוו בסך הכל חלק קטן יחסית מההיקף הכולל של המכירות. השיטה נועדה לגדר סיכונים בהתנהלות השוטפת, ולהבטיח יעילות עסקית לאורך זמן.

פרופ' אסף אברהמי, מנכ"ל חברת חשבשבת וחבר סגל אורח בפקולטה להנדסת תעשיה וניהול בטכניון | ינאי יחיאל

חשיבות ההשוואה לשנה שעברה

כדאי לנצל את סוף השנה גם כדי לבדוק אילו לקוחות הובילו השנה ברשימת המכירות בהשוואה לשנה שעברה. אם מתברר כי ישנם לקוחות שהופיעו ברשימה בשנה שעברה אך אינם נמצאים בה השנה, הדבר מחייב בדיקה שתזהה מדוע הלקוח חדל מלעבוד עם העסק, מה היו ההשלכות של השינוי על המלאי ועל העסק כולו, ומה ניתן ללמוד מכך להמשך. מנגד, אם מתברר כי ישנם לקוחות שנכנסו השנה לרשימת הלקוחות המובילים, יש לבצע את ההתאמות הנדרשות ולהבטיח כי לקוחות אלה זוכים למלוא תשומת הלב הניהולית בשנה הקרובה. הדברים חשובים ביתר שאת כאשר המלחמה מביאה לכך שחלק מהלקוחות נוטשים, אך לקוחות חדשים עשויים להצטרף.

שיטת הפארטו צריכה לחול לא רק על הלקוחות, אלא גם על הפריטים במלאי. במובן זה, סוף השנה הוא עיתוי מצוין לשאול את עצמנו ולבדוק אילו פריטים השיגו השנה ביצועי שיא מבחינת מכירות, אילו רשמו ירידה בהשוואה לשנה שעברה, ואילו פריטים נתפסו בטעות כפוטנציאל גדול אך התגלו בפועל כאכזבה. לא פחות חשוב, יש לנתח ולהבין את הסיבות לכך, במיוחד ככל שהן מעידות על כשלים שניתן ללמוד מהם להמשך כמו טרנד שלא זיהינו בזמן או תקלה בתפעול או בשרשרת האספקה. גם כאן, למלחמה עשויה להיות השפעה כלכלית על הפריטים במלאי, אשר חשוב לזהותה בזמן כחלק מהספירה.

במסגרת המיפוי, מומלץ גם לערוך ניתוח עדכני של חובות קיימים לעסק מצד לקוחות – עדכון שהוא לא פחות מחיוני בימי חירום, ואשר צריך להיות מתועד באובליגו. שמירה על האיתנות הפיננסית של העסק, ועל יכולתו לעמוד בהתחייבויותיו, היא עניין קיומי לעסק בתקופת מלחמה, וכדאי שתוביל גם לשימוש במערכות חכמות, היודעות לזהות ולהזהיר בזמן אמת מפני לקוחות בסיכון – כלומר, לקוחות עם רקורד בעייתי של תשלומים או של התנהלות מול ספקים.

בהקשר זה, מומלץ לעבד את כלל המידע העולה מהניתוח של סוף השנה כדי לקבל מבט-על לגבי העסק ולהפיק דו"חות השוואתיים, שיסקרו את הפערים בין השנה הנוכחית לזו הקודמת בכל אחד מהנושאים שבדקנו. דו"חות כאלה יספרו לנו את הסיפור האמיתי לגבי מצב העסק ויאפשרו להפוך את ספירת המלאי לחשבון נפש ארגוני מועיל, במיוחד בעת חירום.

לבסוף, חשוב להכיר בכך, שכאשר עסק משתדרג ועובר מספירת מלאי ידנית לדיגיטלית, מדובר בהתפתחות מבורכת בחיי העסק – אבל היא עלולה גם להיות כרוכה באתגרים טכניים, תפעוליים או אפילו ניהוליים. זה טבעי, אבל במצב כזה רצוי להתייעץ, לשאול שאלות ולקבל תשובות ממומחים. קיימות בשוק לא מעט חברות המספקות ייעוץ וסיוע בניהול מערכות מידע ארגוניות, ולמנהל טוב אסור לחשוש מהסתייעות בהן כדי לקבל את המענה הנכון ביותר עבור העסק.

מנהלים שישכילו לפעול ברוח המלצות אלה יהפכו את הלימון (הנטל שבביצוע ספירת מלאי בעת מלחמה) ללימונדה (קבלת תמונה מקיפה על מצב העסק), ואפילו ימנפו את המשבר הנוכחי במשק להזדמנות עבור העסק לשרוד, להתייעל ולצמוח ביום שאחרי המלחמה.

אסף אברהמי הוא מנכ"ל חשבשבת ופרופ' אורח בפקולטה למדעי הנתונים וההחלטות בטכניון.