חיילי צה"ל ברצועת עזה | צילום: דובר צה"ל
שיחות משוב לעובדים במלחמה - "עוגן חשוב" או חוסר רגישות?
בסוף השנה מתקיימות בדרך כלל שיחות הערכה לעובדים שחלקן כוללות גם עדכוני שכר. השנה, נוכח המלחמה, בחלק מהחברות ביטלו את השיחות, אחרות דחו את מועדן או שינו את הפורמט ויש גם חברות שהחליטו לקיים את השיחות כרגיל למרות המצב
בכל שנה, לקראת סופה, מתקיימות בארגונים שיחות המשוב לעובדים שמוצמדות לרוב גם לשיחות השכר והבונוסים. השנה, בתחילת הרבעון האחרון פרצה המלחמה שהובילה לסיטואציות חדשות: עובדים במילואים, עובדים מפונים, כאלה שמתמודדים עם אובדן ישיר או עקיף, אחרים שמתנדבים או שמושפעים מהשלכות אחרות של המלחמה. המצב הזה הוביל לחשיבה מחודשת על תהליך הערכות העובדים, על עצם קיומו השנה ועל מטרותיו. בחלק מהחברות החליטו לקיים את השיחות כסדרן מתוך מחשבה שזהו "עוגן חשוב" ושהחשיבות של שיחות ההערכה אף גדולה יותר דווקא השנה. בחברות אחרות שינו את הפורמט או דחו את השיחות ויש גם חברות שהחליטו לבטל השנה שיחות המשוב מכיוון שזה חסר רגישות כלפי העובדים כרגע. בדקנו עם מספר חברות מה החליטו לעשות אצלן וכיצד, אם בכלל, מקיימים שיחות משוב והערכת עובדים בזמן מלחמה.
בחברת נובה, המפתחת מכונות לבדיקות שבבים ומעסיקה 1,100 עובדים, 500 מהם בישראל, החליטו לקיים את שיחות ההערכה כרגיל למרות המלחמה. "גם השנה, אף יותר מתמיד, שיחת ההערכה השנתית היא חשובה ואנחנו נקיים אותה כסדרה", אומרת שרון דיין, סמנכ"לית HR בחברה. "מעבר למטרה הברורה להעניק לעובדים משוב על השנה החולפת ולהציב יעדים לשנה הבאה, שיחת ההערכה בנובה כוללת דיאלוג פתוח על התוכניות העתידיות של העובד וגם של החברה. נובה היא ארגון גלובלי שמחוייב לשגרה עסקית ומסחרית רציפה ויש לנו מחוייבות גם כלפי העובדים שלנו בחו"ל, וכך גם לתהליך שיחות ההערכה".
עם זאת, בטופס המשוב שמיועד לעובדים ולעובדות בישראל החליטו להוסיף שאלה שמציעה להם להציף אתגרים וקשיים שהם חווים לאור המלחמה. "בשגרת העבודה שכוללת את התהליכים הקבועים שאנחנו רגילים אליהם, יש מרפא ונחמה ובשעת משבר החיבור למנהל והצוות מספקים כוחות שנדרשים לכל אחד. לבסוף, גם בתקופה הקשה הזאת המנהלים שלנו נדרשים להמשיך לנהל את הביצועים ולהביא לידי ביטוי את המצוינות שלנו בנובה. יש לנו לקוחות ברחבי העולם שצריכים את המענה שלנו וכארגון יש לנו משימה להמשיך ולהוביל את הצמיחה העסקית", היא אומרת.
תהליך ההערכה בחברה הוא קבוע ומתקיים פעמיים בשנה, בפתיחת ובאמצע השנה. התהליך אינו מבוסס על ציונים אלא על הערכה אישית איכותנית - כל עובד ממלא חוות דעת והערכת ביצועים עצמית ולאחריה נפגשים עם לשיחה עם המנהל. "מאחר והשנה הרבעון האחרון היה שונה בגלל המלחמה, אנחנו מנחים את המנהלים והמנהלות להתייחס לרבעון האחרון באופן שונה ומעבדים איתם את שלושת הרבעונים שקדמו למלחמה ואת ביצועי העובדים על סמך רבעונים אלה כדי לקבל תמונה מאוזנת ונכונה. בנובה הקשר בין העובדים והמנהלים הוא הדוק והשיח האישי נעשה ברמה היומיומית, אבל ההערכה השנתית מספקת עוד פלטפורמה לדבר על ההשפעות של המצב ברמה האישית או ביצועית, ומשמשת ככלי נוסף עבור המנהלים לתמוך בעובדים שלהם בתקופה הזאת", אומרת דיין.
בחברת הסייבר אימפרבה, החליטו גם כן לקיים את השיחות שכן מדובר בחברה גלובלית. "שיחות משוב והערכה בתקופה זו חשובות יותר מתמיד ואנחנו מקיימים אותן במסגרת תהליך גלובלי, בתוספת התאמות שנעשו לאור המצב הביטחוני המאתגר בישראל", אומרת עינת להם-ליבנת, סמנכ"לית משאבי אנוש בחברה. ההתאמות הן שכחלק ממבנה השיחה המנהלים מתבקשים להקדיש זמן ותשומת לב למצב הביטחוני ולתחושת הביטחון האישית של העובדים. "לצד זאת, אנחנו מנסים לסייע לעובדים לחזור לשגרת עבודה על ידי מתן כלים ושימור החוזקות, מה שמאפשר פיתוח, שיפור ביצועים ועמידה ביעדים. במסגרת השיחות העובדים מציפים צרכים מקצועיים, הצלחות, אתגרים וכלים להם הם זקוקים על מנת להתקדם אישית ומקצועית".
"לקיים שיחות משוב כמתוכנן נראה לנו חסר רגישות לאור המצב"
בקצה השני נמצאות חברות שהחליטו לוותר על שיחות המשוב השנה נוכח המלחמה. בחברת ההשמה 'גוטפרינדס' ובקבוצת SQLINK התכוונו להטמיע תהליך חדש להערכת ביצועים שתוכנן לצאת לפועל בדצמבר הנוכחי. ''בעקבות מלחמת חרבות ברזל התקבלה ההחלטה שלא לקדם את התהליך כרגע, מאחר שהערכת ביצועים היא משהו שעלול להיות מורכב לעובדים בתקופה הזאת ואנחנו לא רוצים להכביד עליהם", אומרת סיון ואקנין, סמנכ"לית משאבי אנוש בחברה ובקבוצה. לאחר ששאלו את עצמם מה המטרה של הערכת ביצועים בעת הזו והאם שינוי של התהליך ישיג את המטרה, החליטו שהעובדים לא יהיו פנויים רגשית לשינוי. "אנחנו רואות שהעובדים פחות פנויים כעת לעשות תהליך פנימי של שינויים. כל צוות המנהלות הרגישו שזה פחות מתאים לסיטואציה הנוכחית. לכן החלטנו שלא לקיים את התהליך כפי שתוכנן ולדחות אותו לשנה הבאה".
בנוסף, בחברה החליטו להפריד בין קיום תהליכי הערכת הביצועים לבין תהליך של העלאות שכר. "אם יש רצון להעלאת שכר לעובד או עובדת זה לא יהיה מותנה באם התקיימה השנה שיחת משוב והערכה או לא", אומרת ואקנין. בעוד שבחברות הייטק גלובליות הקשר בין הערכת ביצועים לבונוסים והעלאות שכר, ככל שניתנים השנה, הוא קריטי - בחברות שנמצאות בישראל יש יותר גמישות. "יש עובדים במילואים ואחרים שעדיין מתאבלים, ולחייב את המנהלים לקיים שיחת הערכת ביצועים רק בכדי 'לסמן וי' על התהליך זה יהיה מאולץ ומפספס את המטרה", היא אומרת.
בחברת HoneyBook שפיתחה טכנולוגיה לניהול פיננסי ועסקי לעסקים קטנים ועצמאים נהוג לקיים שיחות משוב פעמיים בשנה - באמצע השנה ובסופה. השנה, החליטו בחברה לוותר על שיחת המשוב השנייה של סוף השנה בגלל המלחמה. "המחשבה לחזור ולקיים שיחות משוב כמתוכנן נראתה לנו חסרת רגישות לאור המצב, לצד העובדה שאנחנו עדיין חוזרים לסוג של 'שגרת מלחמה' שנבנתה בהדרגה, והחלטנו לדחות את השיחות ולאפשר כניסה מחודשת לרוטינת העבודה. הפוקוס עבר ממתן משוב- למתן תמיכה. אני מאמינה שהמגמה הזו תמשיך ללוות אותנו גם בחודשים הקרובים", אומרת ליאת נחמני, Chief People Officer ב- HoneyBook. למרות זאת, היא מעריכה שסבב שיחות המשוב שמתוכנן לאמצע 24 יתקיים אבל יותאם למתן תמיכה וצמיחה של העובדים ויהיה פחות דגש על ניהול הביצועים. "יש לנו שיטה קבועה הכוללת סקירה ושיח על ההישגים המרכזיים של כל עובד וכמובן שיחה על האזורים הדורשים עוד שיפור וצמיחה. לאור המצב, אנחנו מרגישים שזה לא רלוונטי כרגע לדבר על ביצועים תחת הנסיבות ומרכזים את המאמצים בתמיכה נוכח התקופה", היא אומרת.
בעוד שבחברה ויתרו על שיחות המשוב בגלל השפעות המלחמה, החליטו כן להשאיר את שיחות השכר כסדרן, כלומר, תהליך עדכון שכר כן מתקיים במהלך חודש דצמבר כפי שנעשה בכל שנה בשני סבבים.
המצב בהאניבוק, בדומה לחברות הייטק רבות אחרות, הוא שכ-11% מהעובדים בחברה גוייסו למילואים ועדיין משרתים, כולל עוז המנכ"ל ויובל, סמנכ"ל המוצר. נחמני מספרת שבשבועות האחרונים חלק מאותם עובדים שבמילואים מצליחים להגיע למשרד מדי פעם לכמה שעות. "כמובן שאין להם את היכולת להמשיך לנהל את המשימות במהלך השירות האינטנסיבי ולכן רוב המשימות הדחופות מועברות לצוותים האחרים. אנחנו מתחילים להיערך לחזרה שלהם - בדומה לאופן חזרה מחופשת לידה. ניערך לחזרה הדרגתית לעבודה שלהם, יחד עם תמיכה רגשית שתבטיח הסתגלות איכותית ביום שאחרי".
בחברת הסטארט-אפ Travelier השיח על שכר לא מוצמד לשיחות המשוב באופן כללי, לא רק השנה, ומתקיימים שני תהליכים שונים בארגון. השנה, החליטו לערוך את שיחות המשוב לעובדים אך שינו אותן כך שאינן כוללות הערכת ביצועים. "המציאות המורכבת שיש כרגע שינתה לנו את התוכניות והחלטנו לוותר על התהליך הרגיל וללכת על גרסה יותר קלילה", אומרת חן אלזרקי, Head of HR בחברה. "הפכנו את המשוב ליותר עדין ורגיש ופחות מוטה תוצאות קונקרטיות. במודע אנחנו לא מכניסים להערכה את השינויים בתפוקה. מהיום הראשון של המלחמה, נועם טיוסטר, המנכ"ל שלנו אמר בצורה מאוד גלויה שאנשים פה צפויים להתמודד באופן שונה וזה בסדר, והשהשפיות שלנו והבית באים קודם כל. אנחנו לא מתייחסים לתפוקה בתקופה הזו וסומכים על כל אחד שיעשה מה שהוא יכול".
עם זאת, בחברה כן החליטו לקיים שיחות משוב השנה מתוך מחשבה ששיחה כזו היא "עוגן שמסמן המשכיות ורציפות, מסמל את הפנים קדימה. ברגע שעוצרים לסכם את השנה ומזכירים את הדברים החיוביים, ההישגים, ההתקדמות במהלך השנה זה חשוב למוטיבציה של העובדים, כדי שנוכל דווקא עכשיו לעצור ולראות מה היה חיובי בשנה החולפת, כך גם נוכל לתרום לתחושת המסוגלות שלהם. מאפשר לנו למתוח קו סיום של השנה החולפת ולפתוח תקופה חדשה. ומעיד גם על חוזק וחוסן של ארגון", היא אומרת.
איך מקיימים שיחות הערכה במלחמה?
במידה והוחלט לקיים בארגון שיחות הערכה, יש דרכים מומלצות לקיימן. סמדר צלליכין סבו, סמנכ"לית משאבי אנוש ומומחית לשותפויות ממליצה להתחיל בחשיבה לגבי קיום השיחות והגדרה של הסיבות לקיומן. לאחר מכן היא מציעה לתכנן כל שיחה; לשתף את הצוות במטרות התהליך ולתת מקום לעובדים ועובדות המרגישים שאין להם את הפניות לקיים שיחה כזו עכשיו ולתאם מועד אחר.
ההכנה למפגש תכלול שאלות כמו "עד כמה אנחנו מכירים את העובד או העובדת, עד כמה אנחנו יודעים מה מצבו עכשיו, מבחינת בני המשפחה (מילואים, ילדים, הורים, קרבה למעגל הנפגעים); מה נאמר והובטח בשיחות קודמות".
עוד מומלץ להתמקד - להחליט עם מה אנחנו רוצים שהעובד ייצא מהשיחה, ובהתאם לכך להתכונן. להתמקד בנושא אחד או שניים ולשקול לא להתמקד רק בעמידה ביעדים. כמו כן, ניתן לבקש מהעובדים להתכונן למפגש, למשל באמצעות שאלון קצר למיקוד השיחה.
"אנחנו זוכרים טוב יותר ומושפעים ממה שקרה בחודשיים האחרונים. לכן, חשוב לשים לב שאנחנו לא צובעים את המשוב 'בצבעי המלחמה'. עובדים שמאוד בלטו בתקופה הזו - בהחלט אפשר לדבר על החוזקות שבאו לידי ביטוי ואיך אפשר למנף אותם בעשייה בתקופה הקרובה. עובדים שפחות בלטו - זה לא מצביע על היכולות שלהם או על התפקוד שלהם, המלחמה יצרה סיטואציות מורכבות שהשפיעו על כל אחד ואחת אחרת, חשוב שלא ניהיה שיפוטיים. החודשיים האלו לא מצביעים על כל התפקוד במהלך השנה", אומרת צלליכין סבו.
לבסוף, היא אומרת, יש להגדיר ציפיות התהגותיות ברורות, לדוגמא, להמנע מציפיה להיות יותר מעורב, כן להגדיר משימה ספציפית, לקיחת משימות בתחום מסוים, חניכת עובד חדש, השתתפות פעילה בדיונים בנושא מסוים. לפני סיום השיחה כדאי לשאול את העובדים מה הם צריכים מהמנהלים בתקופה הקרוב ולסגור את השיחה עם סיכום - על מה עברנו, מה הדגשים, החוזקות שעלו, מה המיקוד לתקופה הקרובה ומה יעשה המנהל כדי לקדם את העובד או העובדת.