הכרזתי על מדיניות "דלת פתוחה" - אבל אף עובד לא מגיע

אף פעם לא היה קל לנהל אנשים. אבל בתקופה האחרונה - בזמן שהמצב הכלכלי מצריך התייעלות, השינויים התכופים לא מאפשרים לתכנן זמן רב קדימה והכניסה של טכנולוגיות חדשות כמו AI מתרחשת בקצב מסחרר - זה מסובך אף יותר. מנהלים צריכים לקבל החלטות מהירות כאשר לא תמיד כל המשתנים ברורים, הדרישות והציפיות של האנשים אותם הם מנהלים וגם של משקיעים, דירקטורים או חברי הנהלה משתנות גם כן. כשהמים מסביב כל כך סוערים מנהלים נתקלים בדילמות יומיומיות. כלכליסט כאן כדי לעזור. בעזרת מומחים בניהול כוח אדם נשיב לדילמות יומיומיות שמתעוררות אצל מנהלים בנושא ניהול אנשים.

הפעם, איך גורמים לעובדים לשתף את המנהלים בדעתם בכנות, גם בביקורת. איך גורמים להם לדבר עם המנהלים ולא רק עם קולגות במסדרונות?

"לפני מספר שנים כשהייתי מסתובבת בארגונים מנהלים היו מתגאים במדיניות הדלת הפתוחה. אנחנו, אנשי משאבי האנוש עודדנו אותם לקיים שגרות אלו על מנת לייצר הזדמנויות לשוחח עם העובדים. בארגונים רבים קבעו מדיניות, שעות קבלה ואף הקצו חדרים לשיח. חלקם עשו זאת על מנת לנהל את זמנם ביעילות ולא להיות מוצפים בשיחות עם עובדים. בתקופה האחרונה, אני נפגשת עם מנהלים ומנהלות הטוענים כי העובדים משתפים הרבה פחות ו'מדיניות הדלת הפתוחה' איבדה את נוכחותה ולא רק בגלל שאין כבר דלתות במרבית הארגונים", אומרת סמדר צלליכין סבו, סמנכ"לית משאבי אנוש ומומחית לשותפויות.

סמדר צלליכין סבו | צילום: אמיר סבו

מדוע מדיניות הדלת הפתוחה לא עובדת יותר? מחקרים מראים כי אחד המאפיינים של מחוברות ארגונית, הוא שיח כן ופתוח בין עובדים למנהלים. העובדים מרגישים שההנהלה רוצה שהם ישתפו ויביעו את דעותיהם, המנהלים, קשובים ומשתפים את העובדים בידע ובתהליכי קבלת החלטות. כל זה קורה כאשר מערכות היחסים מושתתות על רמת אמון גבוהה. הרבה פעמים עובדים מודדים את האיכפתיות של הארגון, את האמון במנהלים ברצון של המנהלים לשתף במידע, להתייעץ ולהקשיב לדעות שונות. כאשר מתקיימת מערכת יחסים כזו, רמת האמון גבוהה, התקשורת פתוחה ומתקיים שיח הדדי.

אז למה העובדים לא מגיעים לדבר עם ההנהלה ? "בדרך כלל עובדים לא מגיעים לדבר אם הם לא מרגישים שהמנהלים באמת רוצים לשמוע את דעתם, הם לא מתייעצים איתם ולא מטפלים בבעיות; הם לא יגיעו אם הם חווים מסרים כפולים - מצד אחד המנהלים מבקשים שישתפו אותם מצד שני מבטלים שיחות אחד על אחד או מבקשים שאלות ולא משאירים זמן לשאול אותן", אומרת צלליכין סבו. "סיבות נוספות יכולות להיות שאנשים ראו עובדים שנפגעו אישית ומקצועית כאשר העבירו ביקורת שלא היתה מקובלת על ההנהלה או שהמנהלים פנו לעובדים מאוחר מדי - כשהעובד כבר נעלב שלא נתנו לו הזדמנות או כאשר הרגיש ממורמר כי לא שיתפו אותו בתהליך מסויים".

החשיבות של שיתוף דעת העובדים נוגעת גם בתוצאות העסקיות. כשאנשים לא מצביעים על שגיאות התוצאות העסקיות עלולות להיפגע. שיעור העזיבה עלול לעלות ושביעות הרצון לרדת. העניין הוא שאמון לא נבנה על ידי שימוש במתכון מדוייק אלא זהו תהליך של בניית מערכת יחסית.

"אפשר לראות כמה מאפיינים משותפים בארגונים בהם רמת האמון גבוהה: מנהלים משתפים במי שהם כבני אדם ומעודדים את העובדים לעשות כך; עובדים ומנהלים משתפים בפידבק לגבי קשיים והצלחות ונמצאים בתהליך למידה; צוותים עובדים בשיתופי פעולה ומתקיימת תקשורת פתוחה ומשתפת", היא אומרת.

אמון לא נבנה ע״י שימוש במתכון מדויק, זהו תהליך של בניית מערכת יחסים.

אז כשהעובדים לא באים למרות שהדלת פתוחה - מה אפשר לעשות?

1. לא מחכים שיבואו אליכם, באים אל העובדים - מסתובבים ויוזמים שיחות בלתי פורמליות, (בעיקר בין אלו שאתם מכירים פחות), יושבים ביחד עם העובדים ושותים קפה, אוכלים צהרים ביחד, יוזמים שיחות מסדרון, עוברים ליד עמדות העבודה.

בשיחות האלו משתפים: ספרו מי אתם על מנת שהעובדים יכירו אתכם כאנשים, תספרו איך עבר הסופ"ש גם אם הוא לא היה מושלם; תתעניינו בעובדים - תשאלו מה שלומם, מה מעסיק אותם ומה מעניין אותם; תשאלו שאלות פתוחות: כמו מה שלומך, מה היה יכול לעזור לך עכשיו, מה אני יכול לעשות או להפסיק לעשות שיעזור לכם עכשיו; תתייעצו - שאלו לדעת העובדים לגבי התלבטויות שמונחות על שולחנכם ורלוונטיות גם להם.

2. בקשו פידבק - תראו שאתם יודעים שאתם עושים טעויות לפעמים, אל תסבירו ואל תתנצלו. קחו את הפידבק, תחשבו עליו, מה נכון לכם לעשות איתו. אם אתם לא מסכימים עם הביקורות, תחשבו על מה אתם כן מסכימים, וודאו שהבנתם את הבקורת, חזרו אל האנשים ושתפו במה אתם מסכימים ובמה אתם לא מסכימים.

3. תקבעו פגישות - הקפידו על פגישות אחד על אחד בהם המטרה להקשיב לאנשים. בפגישות צוות דאגו לשתף במידע, לדון בנושאים פתוחים ובקבלת החלטות.

4. פתרו בעיות קטנות מהר - בעיות קטנות שעלו בהסתובבויות טפלו בהם מהר, אנשים ירגישו שאכפת לכם מהם, אם לכם אכפת גם להם יהיה איכפת והם ידברו אתכם.

5. תהיו עקביים ונחושים - דברו עם האנשים עליהם ועל עצמכם באופן קבוע, זה לא אירוע חד פעמי. הגיעו לשיחה הזו מתוך רצון להכיר את האנשים טוב יותר ולהקשיב להם. אל תסתפקו בתשובה ״הכל בסדר״ עודדו את האנשים לשתף ולהעביר ביקורת.