תלמדו מגוגל: השיטה הטובה ביותר לגיוס עובדים איכותיים

מיון וגיוס עובדים הוא תהליך ארוך, מורכב ויקר עבור הארגון, המצריך משאבים רבים. על פי מחקרים שנערכו בעולם בשנים האחרונות, משך הזמן לגיוס עובד אחד הוא 34 יום בממוצע, בעלות של 4,500 דולר. בחירה בעובד לא מתאים תעלה לארגון אלפי דולרים נוספים והוצאה נוספת על תהליך גיוס שמתחיל מחדש.

הבעיה מתחילה עם כמויות אינסופיות של מסמכי קורות חיים המגיעים לחברה - רבים מהם פשוט נזרקים לפח מחוסר זמן לעבור על כולם. וגם כך, כמחצית מקורות החיים לא רלוונטיים כלל, מאחר והמועמדים נוקטים בשיטת "שלח לחמך" ויורים לכל הכיוונים. אלו מביניהם העוברים את הסינון הראשוני, מוזמנים לראיון ו/או לסדרת מבחנים שאורכים בדרך כלל יום שלם או מספר ימים ובסופם אמורים לבחור את העובד המתאים ביותר. בתקופה האחרונה, ישנה הבנה בעולם משאבי האנוש כי השיטה הנהוגה לגיוס עובדים בעייתית ואינה מצליחה לנבא באופן טוב מספיק את הצלחת העובד בתפקידו, או את התאמתו למקום העבודה. להלן כמה סיבות בולטות לכך:

• רוב המועמדים עושים "שיעורי בית" ומתכוננים לראיון או למבדק, ישנו סיכוי טוב שהם יעברו אותו בהצלחה, גם אם הם אינם מתאימים לתפקיד. הם עוטים על פניהם מסכה ועושים "הצגה" שמטרתה למצוא חן בעיני המראיין והבוחנים.

• השיטות הנפוצות לגיוס עובדים שמות את הדגש על התאמה מקצועית של המועמד, בעוד שבעידן הרב ערוצי בו אנו חיים, קיימת חשיבות רבה לחיבור של העובד לסביבת העבודה, לאנשים שעובדים עמו, לאווירה הכללית ולתנאי מקום העבודה. העובדים כיום לא מסתפקים בסיפוק מקצועי, אלא חשוב להם להרגיש במקום העבודה "כמו בבית" ולחוש חיבור אמיתי עם ערכי הארגון ועם עמיתיהם לעבודה. פרמטרים אלו אינם נלקחים בחשבון בראיונות העבודה, כך שכל תחום ההתאמה החברתית מתפספס.

• Mark Wilson סגן נשיא בכיר לתפעול אנשים בחברת גוגל, הידועה כחברה המעסיקה עובדים רבים ושמה דגש רב על איכותם, מסכים עם הקביעה כי הראיונות והמבדקים לא מספיק אפקטיביים. הוא מציין במאמר שכתב בשם HERE'S GOOGLE'S SECRET TO HIRING THE BEST PEOPLE כי בעשר השניות הראשונות של הראיון, נקבעת דעתו של המראיין על המרואיין והוא מבלה את יתר זמן הראיון באישוש קביעתו הראשונית. אם לחיצת היד של המרואיין לא מוצאת חן בעיניו, או דרך הצגתו העצמית, אזי הראיון בעצם הסתיים עוד לפני שהתחיל. כך שלא מתקיימת הערכה אמיתית במהלך הראיון. לכן, לדבריו, רוב הראיונות הם בזבוז זמן, מאחר ו- 99.4% מזמן הראיון מתבזבז על אישוש הרושם הראשוני של המראיין, שנקבע כאמור ב- 10 השניות הראשונות של הראיון.

• עוד כותב ווילסון במאמרו: "ספר לי על עצמך - מהן החולשות שלך? מהן החוזקות שלך? – אלו שאלות מיותרות". כמו כן, מיותרים ראיונות המציגים מקרי בוחן או חידות המוצגות בפני המועמד, שיטות הנפוצות בקרב חברות רבות. זה כולל גם הצגת מצבי קיצון הדורשים פתרון בפני המועמד ושאלת המועמד כיצד הוא היה פותר את הסיטואציה. לדבריו, התשובות לשאלות הללו והמיומנויות שהמועמד מציג בראיון יכולות להשתפר בתרגול במקום העבודה, ולכן אין בהם תועלת להערכת עובדים וכמעט שאין להם יכולת לנבא את ביצועי המועמד במקום העבודה.

• בעיה נוספת בראיונות העבודה, שמציין ווילסון, היא העובדה שלא ניתן לקיים ראיון זהה עם כל המועמדים, לעיתים השאלות קצת שונות, ברמה משתנה, גם הנחמדות או הקשיחות של המרואיינים משתנים בהתאם לבעיותיו האישיות או עייפותו. כל שינוי קל במהלך הראיון עשוי לגרום להטיה שלו ולמסקנות שגויות.

אז מה צריך לעשות כדי שתהליך בחירת העובדים יהיה יעיל וינבא את הצלחת העובד והתאמתו לארגון לאורך זמן?

ב-1998 פורסמו תוצאות מחקר מקיף שנערך על ידי Frank Schmidt and John Hunter ומסכם 85 שנות מחקר, שבדק עד כמה מנבאות הערכות את ביצועי העובדים. נבדקו 19 שיטות הערכה שונות. המחקר מצא כי ראיונות עבודה בלתי מובנים ניבאו באופן רע מאוד הצלחה בעבודה והם יכולים להסביר רק 14% מיכולות הביצוע של המועמדים. שנות הניסיון של המועמד מנבאים רק 3%.

על פי המחקר, קיימות כמה אלטרנטיבות למבדקים, שאינן מושלמות, אבל בעלות יכולת ניבוי הצלחה כלשהי. הדרך הטובה ביותר לניבוי היא מבחן עבודה מעשי מדגמי ( 29% הצלחה בניבוי) הדומה למה שיעסקו בו במקום עבודתם. כל העובדים הטכניים של גוגל, בין אם הם מהנדסים או מנהלי פרוייקטים, התקבלו לעבודה לאחר שנבחנו על מטלות הקשורות לעבודתם.

גם שיטה זו אינה יכולה לנבא באופן מושלם וזאת מאחר וישנה השפעה רבה למיומנויות נוספות של העובד, כמו יכולתו לשתף פעולה עם עמיתיו, תיפקודו בתנאי חוסר ודאות ויכולת הלימוד שלו. מה גם שלא כל תפקיד מאפשר לתת למועמד מבחן מעשי שכזה. זה אפשרי כשמדובר במשרה כגון עבודה במוקד לקוחות, או במשרות עם מטלות מוגדרות, אבל כשמדובר בתפקידים בעלי מורכבות ושינויים יומיומיים, קשה מאוד לבנות מדגם עבודה מייצג.

הדרך השנייה הטובה ביותר לניבוי הצלחה בעבודה,על פי המאמר של ווילסון היא בעזרת מבדקים של יכולות קוגניטיביות כלליות (26% הצלחה בניבוי). המצריכות תשובות כן או לא, בדומה למבחני IQ. השיטה הזו מנבאת, מאחר ויכולות קוגניטיביות כוללות את יכולת הלמידה. השילוב בין אינטליגנציה בסיסית לבין יכולת למידה גבוהה יגרום לרוב האנשים להצליח ברוב העבודות.

הראיונות המובנים (שאלונים), הכוללים סדרה עקבית של שאלות, עם קריטריונים ברורים להערכת איכות התשובות, יעילים כמו המבחנים הקוגניטיביים (הצלחה בניבוי  - 26%). המועמד מתבקש לתאר איך יתנהג בסיטואציה מסויימת הקשורה בעבודה או לתאר הישגים שלו בתחום. רוב מקומות העבודה לא משתמשים בשיטה זו מאחר וקשה לבנות את השאלונים הללו וצריך לעדכן אותם כל הזמן מחשש שמועמדים יעתיקו את תשובות חבריהם.

המחקר הראה שקומבינציה בין כמה טכניקות ראיון עדיפה על פני בחירת טכניקה אחת.

המטרה היא לנבא איך המועמד יעבוד כשיצטרף לצוות וניתן להשיג זאת על ידי שילוב בין מבחני התנהגות וסיטואציה מובנים, יכולות קוגניטיביות, בדיקת התמדה ומנהיגות.

השיטה המנצחת מניסיון רב שנים שלי בענף משאבי האנוש ומלימוד ממחקרים עולמיים – שילוב בין מבדקים ממוקדים, איסוף מידע ומבחן מעשי. מה שמנבא בסופו של דבר את הצלחת המועמד במקום העבודה היא רק ההתנסות המעשית, המוכיחה בשטח עד כמה העובד החדש מסוגל להתמודד עם אתגרי התפקיד ולא פחות חשוב – עד כמה הוא מתאים לסביבת העבודה מבחינה אישית וחברתית. לכן, הדרך הנכונה, הזולה והמהירה ביותר עבור הארגון, למציאת העובדים המתאימים לה ביותר, היא בחירת מספר מועמדים, המתאימים ביותר לאחר סינון קצר וקבלתם לעבודה לתקופת ניסיון, במהלכה הם נבחנים על ידי מנהלם הישיר באופן שוטף ולאורך תקופה בה ניתן כבר לדעת מי מהם מתאים לחברה וממי החברה תיפרד. כמובן שהליך זה צריך להיות מעוגן בחוזה עם העובד, כדי שיידע שהוא בתקופת מבחן.

את הסינון הראשוני מומלץ לבצע בעזרת תוכנות חכמות לגיוס, העושות שימוש בביג דאטה וב-AI, הלוקחות בחשבון את כל הפרמטרים הרלוונטיים של המשרה ומקום העבודה, בעזרתן בונים פרופיל נרחב ומקיף של המועמד. מדובר בהליך אוטומטי אשר חוסך זמן רב ומאפשר סריקת כל קורות החיים המגיעים לחברה, כך שאף אחד מהם לא יילך לאיבוד. לבדיקה מעמיקה יותר, ניתן לשלב מבדקים קוגניטיביים ומוטיבציוניים ממוקדים, אבל ממש אין צורך בימי הערכה ארוכים, הכוללים ראיונות עם כמה גורמים ומבחנים מיותרים ולא רלוונטיים.

על פניו, נראה ששיטת גיוס זו היא הרבה יותר יקרה לארגון, אך ההיפך הוא הנכון. במקרים רבים בהם נתקלתי, הליך הגיוס היה ארוך ומייגע וכלל שלבים רבים של ראיונות ומבדקים ובסופו גייסו את המועמד שנראה הטוב ביותר. לפעמים לוקח כחצי שנה להבין שהעובד החדש הוא לא מה שציפו לו ברמות התפוקה, אבל לעיתים קשה להגיע להחלטה להחליפו, כי מי רוצה להתחיל מחדש מסע מפרך של גיוס? נתקלתי במקרים רבים של שלושה מחזורי גיוס לאורך תקופה של למעלה משנה, לגיוס משרה אחת. עכשיו, חשבו את ההפסדים של החברה לאורך התקופה ובמיוחד את העלויות של הפסד התפוקות שתוכננו עבור העובד המיוחל ותגיעו למסקנה שהרבה יותר משתלם לגייס מספר מועמדים במקביל לתקופת ניסיון ולמצוא את המתאים מביניהם.

מאחר ואינטרס חשוב ביותר לחברות הוא השארת העובדים הטובים כמה שיותר זמן בארגון (בחברות הייטק זמן העבודה הממוצע לפני עזיבת העובד הוא 2.5 שנים), לפני שהם מחפשים עבודה אחרת, שיטה זו מאפשרת למצוא עובדים המתאימים ל-DNA של הארגון, כך שיישארו במקום העבודה שנים רבות.

הכותב הוא מנכ"ל ומייסד הסטארט אפ Noviopus, סטארט אפ שפיתח תוכנה חכמה לגיוס וניהול עובדים העושה שימוש בביג דאה ולמידת מכונה